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Fique por Dentro, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Investir em tecnologia e em soluções novas é uma das grandes tendências das empresas que querem se manter relevantes e no mesmo nível do mercado. Com o compliance, não é diferente. É possível adotar soluções como um software de compliance que tornam o trabalho muito mais eficiente.

Investir em uma solução como essa pode trazer diversos benefícios para o trabalho do compliance officer e para a empresa, como:

  • Redução de custos
  • Mais tempo para tarefas que exigem cuidado humano
  • Velocidade
  • Precisão de resultados
  • Segurança de documentos e informações

Esses são apenas alguns dos resultados que uma boa solução oferece. No entanto, não é toda empresa que realmente precisa fazer o uso de uma ferramenta especializada.

Se você ainda não sabe o que é melhor para a sua empresa, dê uma olhada nos 6 sinais de que você precisa de um software de compliance. Se você, sua equipe ou sua empresa se identifica com algum deles, você já deve começar a buscar opções.

1: Você realiza muitas tarefas repetitivas

Uma das características da automação é a realização de tarefas repetitivas. Ou seja, uma mesma coisa que precisa ser feita sempre.

Um exemplo é solicitar aos funcionários que aceitem uma política. Isso precisa ser feito o tempo todo, e é sempre igual. Esse é o tipo de tarefa que pode ser feita por um software.

Outro exemplo seria enviar uma nova política para ser aprovada por superiores, por exemplo. Esse envio é sempre igual, e precisa ser feito toda vez que uma política for criada ou modificada.

Se você perceber que você ou sua equipe gastam muito tempo fazendo tarefas desse tipo, vocês ganhariam muito mais tempo com um software de compliance.

2: A empresa tem mais de 100 funcionários e ainda imprime muito papel

Hoje em dia não existe motivo para gastar muito papel com o compliance (e nem com qualquer outro setor). Não é só por uma questão de sustentabilidade, que por si só já é um forte argumento. Alguns pontos negativos são:

  • Desorganização/perda de arquivos
  • Falta de espaço
  • Ineficiência para busca e consulta de documentos

Em empresas pequenas, a quantidade de documentos é pequena, então acaba não tendo um consumo muito grande de papel. Mas se o número for superior a esse, já é hora de buscar ferramentas de automação.

3: Você precisa se deslocar para mais de uma unidade para realizar treinamentos

Os treinamentos são uma parte indispensável do programa de compliance. Precisam ser feitos periodicamente, e todos os funcionários devem estar atualizados.

Além disso, é importante ter treinamentos sobre diversos temas relevantes para a sua empresa.

Fazer esses treinamentos já é uma tarefa complicada, independentemente de ter outras unidades.

No entanto, quando algum profissional precisa se deslocar para fazer esses treinamentos, o custo se torna muito mais alto, e o desperdício de tempo também.

Se isso acontece na sua empresa, é preciso adotar uma ferramenta que permita realizar os mesmos treinamentos para todos os funcionários em todas as unidades da empresa.

Além disso, é bom ter uma opção que facilite a cobrança do treinamento toda vez que um funcionário novo entrar, ou algum mudar de área, como faz o clickCompliance.

4: Segurança digital é um risco relevante na empresa

Se a segurança digital é um risco real na sua empresa, é um sinal de que deve ser adotado um sistema de compliance, apesar de muitos ainda acreditam que é a opção menos segura.

Os softwares em nuvem possuem diversas salvaguardas e configurações que o tornam extremamente seguros.

No entanto, precisam ser colocadas em prática de forma cuidadosa pela equipe de TI ou com a ajuda de alguma consultoria ou empresa especializada.

Além disso, o software precisa ser hospedado em algum lugar, e isso acontece na nuvem de grandes empresas da tecnologia.

O clickCompliance é parceiro da Microsoft, e por isso é hospedado na nuvem deles, o Microsoft Azure. Ou seja, clientes que usam o clickCompliance contam com todas as salvaguardas e proteções da Microsoft

5: Você sente que suas políticas estão desorganizadas

Parte do objetivo de um sistema de compliance é, também, organizar processos e, se for o caso, de políticas e documentos.

O que acontece com frequência em empresas que ainda não têm um software de compliance implementado é que ainda usam muito papel e possuem processos manuais.

Quando se depende muito do trabalho humano, e ainda precisa lidar com documentos físicos, o estado das políticas corporativas acaba ficando confuso, é difícil manter todos os funcionários a par da situação das políticas e funcionários, etc.

Se você ou sua equipe sentem que o trabalho está desorganizado ou um pouco enevoado, não se preocupe, não é culpa de vocês.

A quantidade de documentos, políticas e processos se tornou muito grande, e é necessário investir em uma ferramenta que faça uma melhor gestão deles. 

6: Você faz parte de um setor altamente regulamentado

Esse é o último, e talvez o mais relevante sinal de que você precisa adotar um software de compliance.

Se você faz parte de um setor altamente regulamentado (financeiro, saúde, etc.), não só você deveria procurar um software de compliance, como já deveria ter um.

Isso é importante por dois motivos: primeiro, porque novas regulamentações surgem a cada dia e o cenário precisa ser acompanhado sempre e com cuidado. O programa de compliance deve conseguir se adaptar a essas mudanças rapidamente.

O segundo motivo é que empresas desses setores estão sempre sendo muito bem vigiados por agências e órgãos de fiscalização. Além disso, as sanções são pesadas e auditorias e investigações são frequentes.

Uma ferramenta de compliance garante velocidade e precisão para se manter sempre atualizado, além de produzir indicadores e relatórios atualizados conforme são solicitados por autoridades.

Sua empresa consegue garantir que está conforme todas as recomendações e que seu programa de compliance está em dia e funcionando.

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