Entenda os passos e as estratégias necessárias para estabelecer uma gestão de contratos transparente na sua empresa
Imagine a seguinte situação: sua empresa tem contratos com vários fornecedores e clientes, mas os detalhes desses acordos são confusos e difíceis de rastrear.
Isso pode resultar em falta de visibilidade sobre prazos importantes, atrasos no cumprimento de obrigações contratuais e, até mesmo, riscos legais.
Esse é um simples exemplo que mostra que a transparência na gestão de contratos não é apenas desejável, mas essencial. Por isso, as empresas devem garantir o compliance na realização deste trabalho.
É através da gestão de contatos que os relacionamentos com clientes e fornecedores se desenvolvem. No entanto, a falta de transparência nesse processo pode levar a uma série de problemas, como perda de confiança, litígios e impactos financeiros negativos.
Se você deseja entender a importância da transparência na gestão de contratos e ver dicas práticas de como implementá-la em sua organização, não deixe de ler este conteúdo na íntegra!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde as solicitações iniciais e cronogramas até a rescisão e a renovação.
Cada contrato precisa ter uma definição clara de expectativas, obrigações e metas de ambas as partes, bem como os prazos e as condições que regem o acordo.
O objetivo da gestão de contratos é aprimorar o desempenho operacional da organização e mitigar os riscos financeiros associados a cada acordo realizado.
Esse trabalho abrange a análise de desempenho em relação aos prazos e às fases do contrato, garantindo que as obrigações sejam cumpridas conforme o acordado entre as partes.
O compliance é compreendido como os procedimentos adotados por uma organização para garantir o cumprimento da legislação que abrange o negócio. Ele pode ser aplicado em diferentes áreas da empresa, como:
- Compliance fiscal: garante o cumprimento dos processos fiscais.
- Compliance tributário: assegura que a empresa esteja em dia com as questões tributárias.
- Compliance trabalhista: atesta a conformidade com relação às leis e normas que abrangem os direitos dos trabalhadores.
- Compliance digital: estabelece o cumprimento da legislação que abrange o meio digital.
- Compliance ambiental: garante a conformidade com as leis e normas de preservação do meio ambiente.
Como vimos, há diferentes tipos de compliance. Na prática, a organização realiza uma avaliação de riscos e identifica quais áreas merecem a atenção do profissional de compliance a fim de evitar falhas que possam acarretar o descumprimento de alguma norma, lei ou regulamentação.
Quando o compliance é aplicado na gestão de contratos, há o gerenciamento dos processos e documentos de forma mais eficiente e transparente, o que resulta no alicerce para a realização bem-sucedida de transações comerciais.
Isso não apenas ajuda a evitar problemas legais, mas também garante que sua empresa aproveite, ao máximo, cada contrato, obtendo retornos financeiros satisfatórios.
Benefícios da gestão de contratos
Você pode estar se perguntando: por que a gestão de contratos é tão importante?
Essa prática é capaz de melhorar todos os processos da sua empresa. Quando os contratos são gerenciados de forma eficaz, fornecem estrutura e clareza para as operações, permitindo que a equipe saiba exatamente o que é esperado em termos de desempenho e prazos.
A seguir, confira os principais benefícios de uma gestão de contratos realizada com transparência:
Melhora todos os processos de negócios
A gestão eficiente de contratos é a estrutura sobre a qual todos os processos do negócio podem ser construídos.
Ela funciona como um guia que define as expectativas, obrigações e responsabilidades de todas as partes envolvidas em um contrato.
Além de simplificar o funcionamento interno da organização, também promove a clareza nos relacionamentos com:
- Clientes
- Fornecedores
- Parceiros comerciais
Ao alinhar os acordos com os objetivos estratégicos da empresa, os gestores podem avaliar como os contratos atendem a esses objetivos. Isso ajuda a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos.
Quando os colaboradores têm acesso aos contratos que foram bem gerenciados, é possível compreender melhor as expectativas e concentrar o trabalho em aspectos mais estratégicos do negócio como, por exemplo:
- Avaliar o desempenho do contrato
- Identificar áreas de melhoria
- Antecipar futuras necessidades
Minimiza gastos
Os gastos não documentados ou mal rastreados estão entre os principais desafios para as empresas. Uma gestão de contratos transparente ajuda a resolver o problema, por meio de uma visão clara e detalhada sobre a utilização dos recursos financeiros.
Na prática, é possível tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e identificar oportunidades para a economia de custos. A capacidade de gerenciar de perto os gastos ajuda a evitar desperdícios e contribui, significativamente, para a saúde financeira da empresa.
Dá transparência aos negócios com fornecedores
A transparência na gestão de contratos permite que você rastreie o desempenho de seus fornecedores com base nos critérios estabelecidos pelo acordo firmado entre as partes.
Isso ajuda a avaliar se os fornecedores estão cumprindo suas obrigações e possibilita a construção de relacionamentos colaborativos de longo prazo. Com os dados sobre o desempenho, é possível tomar decisões assertivas sobre continuar ou encerrar parcerias comerciais.
Melhora a conformidade
A conformidade é um aspecto crítico para os negócios, especialmente, em setores altamente regulamentados. Aplicar o compliance à gestão de contratos é uma forma de aprimorar esse processo.
Dessa forma, é possível mitigar riscos que envolvem o descumprimento da legislação. Uma boa gestão de contratos ajuda a garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações. Além disso, fornece um histórico claro e documentado que pode ser usado para auditorias e demonstrações de conformidade.
Como dar transparência à gestão de contratos?
A transparência na gestão de contratos assegura que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os termos, os prazos e as expectativas contratuais. Aqui estão algumas dicas para colocar esse trabalho em prática:
Veja fluxos contratuais
Iniciar o processo de melhoria na gestão de contratos requer uma análise aprofundada dos fluxos de trabalho em toda a organização. O mapeamento dessas etapas oferece uma visão clara de como os processos são executados, identificando fases redundantes ou ineficientes.
A utilização de diagramas de fluxo de trabalho é uma ferramenta valiosa para estabelecer padrões e procedimentos claros, garantindo que todos na organização compreendam o caminho que um contrato percorre, desde a criação até a execução.
Identifique pontos críticos
Cada setor da empresa pode enfrentar desafios específicos na gestão de contratos. Identificar esses pontos críticos é um dos primeiros passos para uma coordenação eficiente de processos e documentos.
Para isso, é necessário realizar uma análise detalhada capaz de revelar as inconsistências e as lacunas existentes. Ao compreender essas áreas problemáticas, é possível pensar soluções padronizadas.
Acompanhe o calendário
Uma parte fundamental da gestão de contratos é o acompanhamento de datas, como vencimentos e prazos contratuais.
Ter um sistema de calendário ajuda a garantir que sua equipe esteja sempre ciente das datas importantes. Isso é essencial para evitar a interrupção de serviços e possíveis penalidades devido ao não cumprimento de prazos.
Um sistema de calendário automatizado pode enviar lembretes e alertas para que nenhuma data seja negligenciada.
Alimente o sistema
A integração de dados é essencial para uma gestão de contratos transparente e eficiente. Certifique-se de que todas as informações relevantes sejam devidamente inseridas em um único sistema centralizado.
Isso proporciona à equipe de gestão de contratos maior visibilidade e facilidade de acesso às informações. A integração de dados de todos os setores da empresa também ajuda a identificar áreas para a otimização de receita e a minimização de custos.
Tenha um gestor
A colaboração entre departamentos desempenha um papel fundamental em uma gestão de contratos transparente.
Normalmente, o departamento jurídico supervisiona esse processo, mas é essencial estabelecer procedimentos e canais de comunicação eficazes para garantir que os contratos atendam às necessidades de todas as partes interessadas.
Promover a comunicação e o entendimento mútuo entre departamentos contribui para resultados mais eficientes.
Utilize um sistema de gestão
Investir em um sistema de gestão de contratos é um passo significativo para garantir a transparência e eficiência desse trabalho. Esse tipo de solução permite:
- automação de fluxos de trabalho
- maior visibilidade dos contratos
- eficiência para a gestão de documentos
- obtenção de insights valiosos.
A transparência na gestão de contratos é uma necessidade para o sucesso organizacional, uma vez que reduz riscos legais e financeiros, fortalece relacionamentos com fornecedores e contribui para a boa reputação da empresa.
clickCompliance pode te ajudar
Como vimos anteriormente, a aplicação do compliance na gestão de contratos é o caminho para assegurar a transparência na realização desse trabalho.
O clickCompliance pode ajudar a sua empresa nesse processo! Agende uma demonstração hoje mesmo para começar essa transformação.