Saiba como manter a integridade empresarial no trabalho remoto usando estratégias de compliance.
Levantamento divulgado, no último ano, pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) revelou que, em 2022, cerca de 9,5 milhões de pessoas trabalharam remotamente no Brasil. Nesse novo cenário, muitas organizações enfrentam um desafio em comum: como garantir que suas equipes sigam as políticas corporativas à distância?
O programa de integridade surge como uma solução para assegurar a conformidade e a ética empresarial também no ambiente de trabalho remoto. Mas para implementar esse sistema de forma eficiente, é importante estar atento aos possíveis contratempos relacionados à comunicação e organização.
Transmitir a cultura organizacional, comunicar regras e esclarecer dúvidas são pilares fundamentais para garantir a integridade da empresa. No entanto, muitas organizações ainda carecem de sistemas bem estruturados que integrem a equipe, centralizem o trabalho e facilitem o acesso aos materiais necessários.
Neste conteúdo, vamos apresentar quatro passos práticos e objetivos que podem ajudar na implementação de um programa de integridade remoto eficiente. Boa leitura!
Primeiro passo – Políticas corporativas
O primeiro passo para garantir um programa de integridade, seja ele remoto ou não, é ter uma boa organização das políticas e regras da empresa. No caso da atuação à distância, precisamos adaptar os conteúdos e processos às particularidades da organização. Para isso, há dicas que podem ajudar:
Clareza
Suas políticas precisam ser claras, simples e contextualizadas. Sugerimos que você evite o uso de “juridiquês” quando falar diretamente com os colaboradores. Uma boa prática é solicitar que os gerentes das áreas envolvidas revisem os documentos, garantindo que o conteúdo seja compreensível e aceitável para todos.
Acessibilidade
A acessibilidade é outro aspecto fundamental. As políticas corporativas devem ser facilmente acessíveis para todos os funcionários. É importante criar um local fixo, onde os colaboradores saibam que podem encontrar os documentos, e divulgá-lo. Uma das vantagens do ambiente digital é a possibilidade de compartilhar informações por meio de links em e-mails, no site da empresa, intranet, entre outros recursos.
Indicadores
O acompanhamento do programa de integridade e das atividades dos funcionários pode se tornar mais desafiador sem o contato direto ou a fiscalização presencial. Por isso, é indispensável contar com indicadores de compliance e de desempenho. No ambiente remoto, torna-se ainda mais importante ter umcontrole minucioso do trabalho realizado.
Segundo passo – Canal de denúncias
Outro componente essencial para o sucesso do programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Segundo informações da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas por meios digitais.
Irregularidades devem ser reportadas e investigadas adequadamente, independentemente de onde os colaboradores estejam. É importante que o canal tenha regras claras, seja simples e garanta o anonimato do denunciante.
Regras claras
Facilite o uso do canal de denúncias criando uma página com regras claras e objetivas que estejam de acordo com os pilares do compliance. Quanto menos ruído houver, maiores serão as chances de os funcionários utilizarem o canal para reportar irregularidades. Isso também reduz a necessidade de esclarecimentos adicionais e torna as denúncias mais simples de serem investigadas.
Simplicidade
Facilite, ao máximo, o processo de fazer uma denúncia. Cada clique a menos necessário para concluir o relato faz a diferença. Essa é uma técnica de usabilidade que, mesmo parecendo simples, pode aumentar significativamente a quantidade de denúncias recebidas. Quanto mais intuitivo e direto for o processo, mais provável será que os funcionários relatem irregularidades.
Terceiro passo – Treinamentos
Não é novidade que os treinamentos de compliance são excelentes ferramentas para educar os funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Esta necessidade persiste, independentemente do trabalho ser presencial ou remoto.
Para isso, é necessário contar com uma ferramenta que possibilite a realização desses treinamentos de forma virtual. Mas como deve ser conduzido esse treinamento?
Acessibilidade
Mais uma vez, iremos destacar a acessibilidade, afinal, é um aspecto fundamental no trabalho remoto. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. Uma dica é utilizar plataformas de e-learning que permitam a participação a qualquer momento. Certifique-se de que os conteúdos são inclusivos e adaptáveis às diferentes necessidades e habilidades.
Recompensa
Oferecer um certificado de conclusão que possa ser compartilhado nas redes sociais (como o LinkedIn) é uma excelente maneira de incentivar a participação nos treinamentos. Outras alternativas são o reconhecimento público e os benefícios para aqueles que concluírem os cursos e demonstrarem comprometimento com a integridade da empresa.
Cobrança e escalonamento automatizado
Garantir que todos os funcionários realizem todos os treinamentos necessários é uma tarefa complicada, mesmo quando a empresa opera em um escritório. No trabalho remoto, é recomendável automatizar a cobrança de tarefas para garantir consistência e melhor controle à distância.
Além disso, buscar opções que escalonam a cobrança para os gestores, caso os funcionários não completem os treinamentos, é importante, pois evita trocas de e-mails em excesso.
Quarto passo – Formulários
Os formulários de compliance representam o último passo na implementação de um programa de integridade remoto. São um desafio à parte porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna ainda mais complicado à distância.
No entanto, os riscos que esses formulários ajudam a minimizar são fundamentais para o trabalho dos profissionais de compliance. Eles são utilizados em uma variedade de casos, tais como:
- Conflito de interesses;
- Pessoas politicamente expostas;
- Avaliações de Riscos;
- Registro de brindes;
- Interações com a administração pública;
- Pesquisas em geral.
Enfatizamos, ainda, que esses formulários devem ser acessíveis, fáceis de preencher e submetidos de forma segura e confidencial. Além disso, é importante estabelecer procedimentos claros para a revisão e análise dos dados coletados por meio das respostas, assegurando a conformidade contínua com as políticas e regulamentos da empresa.
Conheça o clickCompliance!
Com integrações eficientes e um design profissional, o clickCompliance é um software de compliance que torna o trabalho de conformidade muito mais fácil.
Nossos módulos incluem a automatização de processos internos, utilizando tecnologia e Inteligência Artificial para reduzir os custos e o trabalho manual da equipe de compliance.
Dessa forma, a implementação de um programa de integridade remoto pode ser mais simples e contribuir para a economia de recursos.
Agende uma demonstração e saiba como podemos ajudar!