Auditoria de processos: o que é e como funciona?

Entenda a importância da auditoria de processos e como ela pode impulsionar a eficiência operacional das empresas.

A demanda por transparência nas operações empresariais é uma realidade. Seja para aumentar a lucratividade ou para manter uma boa reputação no mercado, muitas organizações têm investido em ações voltadas para esse propósito.

Nesse cenário, a conformidade regulatória ganha destaque, enquanto a auditoria de processos se consolida como uma prática indispensável, pois é preciso garantir mecanismos de controle e monitoramento internos.

Mas, afinal, o que é uma auditoria de processos? Como ela funciona? São estas perguntas que vamos responder ao longo deste conteúdo.

Vamos apresentar o conceito e mostrar como a sua aplicação prática pode beneficiar qualquer empresa, independente do porte ou setor de atuação.

Então, se você quer saber mais sobre o assunto e descobrir se os seus processos estão funcionando de maneira otimizada, continue a leitura!

O que é auditoria de processos?

É comum que as pessoas confundam o propósito de uma auditoria de processos, já que a prática pode acontecer em diversas áreas e ter objetivos diferentes. No entanto, o que a caracteriza é o foco na análise de procedimentos operacionais internos de uma empresa.

A auditoria de empresas, seja ela de processos ou não, tem sempre a finalidade de avaliar a eficiência interna da organização. A partir disso, são sugeridas ações de melhoria que levam em conta as metas estratégicas e as regulamentações vigentes.

No caso da auditoria de processos, é feita uma análise detalhada e sistemática dos processos operacionais. Para isso, devem ser realizadas as seguintes ações:

• Examinar como as atividades são executadas;
• Identificar possíveis gargalos de produção, ineficiências e não conformidades;
• Avaliar se os processos estão alinhados com os objetivos estratégicos e regulatórios da organização.

A partir dessa observação minuciosa, os profissionais de compliance podem sugerir melhorias para otimizar a eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a produtividade. Com isso, a empresa pode garantir que suas operações sejam mais ágeis, precisas e estejam em conformidade com as exigências legais e de mercado.

Como fazer a auditoria de processos 

Agora que você já compreendeu o que é uma auditoria de processos, vamos ao passo a passo para realizá-la.

Planejamento

O primeiro passo em qualquer tipo de auditoria é o planejamento. Nessa fase, é importante estabelecer os objetivos, quais processos serão auditados e quais os recursos necessários.

Se você deseja fazer uma auditoria de processos com foco na lei anticorrupção, por exemplo, é necessário definir quais áreas fazem mais sentido na investigação, como:

• Contratos com fornecedores;
• Políticas de contratação;
• Treinamento de funcionários.

Uma dica é criar um cronograma detalhado, com prazos realistas para cada etapa. É preciso considerar que o planejamento existe para assegurar que a auditoria seja concluída na data estipulada, minimizando as possibilidades de interferência nas operações diárias da empresa.

Mapeamento dos processos

Com o planejamento definido, podemos avançar para a próxima etapa: o mapeamento dos processos. Nesse momento, precisamos desenhar um retrato fiel da rotina da empresa, o que inclui a identificação de todos os processos, subprocessos e atividades, bem como os responsáveis por cada um deles.

Para que fique mais claro, vamos imaginar que estamos realizando uma auditoria de processos em uma empresa de logística. O mapeamento dos processos pode englobar:

• Recebimento de mercadorias;
• Armazenamento;
• Picking (etapa de separação dos pedidos);
• Embalagem;
• Expedição.

Lembre-se: ferramentas, como fluxogramas e diagramas de processos, são muito úteis nessa fase, pois facilitam a visualização e a análise dos procedimentos. 

Definição de metodologia

A definição da metodologia é o momento em que vamos escolher as técnicas e ferramentas que serão utilizadas durante a auditoria.

Há diversas metodologias disponíveis, cada uma com suas particularidades. A escolha deve levar em conta características da empresa, objetivos da auditoria e recursos disponíveis.

Entre as metodologias mais comuns, destacam-se:

• Análise SWOT;
• Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act);
• Análise de causa raiz.

Criação de projetos de otimização

Depois de analisar os processos e identificar pontos de melhoria, é hora de criar projetos de otimização, que devem ser detalhados, apresentando ações específicas para corrigir as falhas identificadas.

Nessa fase, é importante definir os responsáveis e os prazos para cada ação, além de estabelecer métricas para monitorar os resultados.

Seguindo o exemplo da empresa de logística, esse seria o momento em que poderíamos sugerir:

• A implementação de um sistema de gestão de armazém (WMS) para melhorar o controle de estoque;
• A reorganização do layout do armazém para reduzir o tempo de picking;
• A automação de processos de embalagem.

Ações de melhoria

Por fim, chegamos às ações de melhoria, que são as atividades concretas para otimizar os processos. Podem incluir:

• Convite de treinamento para os funcionários;
• Integração de tecnologias de automação;
• Realização de workshops ou seminários;
• Implementação de um sistema de feedback e avaliação de desempenho dos processos.

As possibilidades são variadas. Tudo vai depender das conclusões da auditoria de processos. Mas vale ressaltar que o objetivo é criar um ciclo contínuo de melhoria, no qual os processos são constantemente avaliados e aprimorados.

Relação entre auditoria de processos e compliance

A auditoria de processos tem uma relação direta com o compliance, pois ambas as práticas têm a finalidade de garantir que a empresa opere de acordo com as normas e os regulamentos aplicáveis.

Enquanto o compliance se preocupa em estabelecer e manter políticas internas que assegurem a conformidade legal e ética, a auditoria de processos verifica se essas políticas estão sendo seguidas na prática.

Dessa forma, a auditoria de processos contribui para a efetividade do programa de compliance, identificando desvios e propondo correções.

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