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Canal de Denúncias, Compliance Bot, Fique por Dentro, Programa de Integridade
O mundo está no meio de uma nova revolução industrial, denominada a revolução 4.0, que está transformando como empresas e indústrias produzem e fazem negócios. Por isso, o compliance officer precisa entender essas mudanças e saber como se adaptar para esse novo mundo, além de como ele pode incorporar o compliance 4.0 em seu trabalho.

O que é a quarta revolução industrial?

Estamos vivendo o que chamam de “momento 4.0”. Esse novo modo de desenvolver e aplicar tecnologia propõe a fundir tecnologias novas com os processos diários das empresas para aumentar cada vez mais produtividade e eficiência.

Essa revolução se baseia em um princípio básico: a automação. Ao buscar testar os limites da tecnologia, as empresas devem buscar atingir níveis inéditos de automação de processos, tentando deixar a maior quantidade de tarefas possíveis nas mãos de máquinas.

É importante lembrar que, embora as revoluções industriais se iniciem nos processos de produção e no melhoramento de meios de produção, seus desdobramentos começam a ser aplicados no nosso dia a dia também. Exemplos de tecnologia 4.0 fora das empresas são os assistentes virtuais e casas inteligentes.

História das revoluções industriais

  • Primeira Revolução Industrial:
Transição de métodos de produção manual para máquinas através do desenvolvimento de energia a vapor e água.

  • Segunda Revolução Industrial:
Extensão de redes ferroviárias e telegráficas e desenvolvimento da eletricidade, que permitiram a transferência mais rápida de pessoas e ideias. Permitiu a criação da linha de produção moderna. Como hoje, gerou preocupações quanto ao desemprego por conta da substituição de trabalhadores por máquinas.

  • Terceira Revolução Industrial (Revolução Digital):
Criação de computadores desenvolvimentos digitais mais avançados, como tecnologias de comunicação com o supercomputador. Por exemplo, amplo uso de tecnologias de informática e comunicação no processo produtivo.

Tendências do modo de produção 4.0

Ao analisar a história das revoluções tecnológicas, percebemos que, com exceção da primeira, todas têm um foco no desenvolvimento de meios de comunicação. O mesmo acontece na que vivemos agora.

Como explicamos no início, a automação é o grande objetivo das tecnologias 4.0. No entanto, algumas tendências podem ser observadas na busca por esse objetivo. Pesquisadores enfatizam fortes avanços em comunicação e conectividade.

Nas empresas, isso significa buscar novas formas de se comunicar e integrar seus funcionários de uma forma cada vez mais pessoal, independentemente da quantidade de funcionários, através da tecnologia.

Por isso, é possível fazer uso de algumas novas metodologias, como microlearning, por exemplo. Esse conceito do e-learning utiliza unidades de aprendizado pequenas e atividades de aprendizado de curto prazo.

Isso só é viável fazer uso desse modelo com tecnologia, como plataformas estilo EAD que criam uma experiência particular do aluno e permitem assistir conteúdos em qualquer momento e a qualquer hora pelo mesmo custo.

Principais tecnologias da I4.0

As principais tecnologias associadas à revolução 4.0 e que podem ser aplicadas nos processos das empresas são:

  • Business Intelligence
  • Big Data
  • Blockchain
  • RPA (robotic process automatization)
  • Inteligência artificial
  • Robótica
  • Nanotecnologia
  • Computação quântica
  • Biotecnologia
  • Internet das coisas
  • Impressão 3D
  • Comunicação máquina a máquina em grande escala (M2M)

Princípios de design

As tecnologias 4.0 são baseadas em alguns princípios que tem relação com os objetivos do compliance. Também devem ser bem observados e monitorados pelo compliance. São eles:

  • Interconexão:
A capacidade de máquinas, dispositivos, sensores e pessoas se conectarem e se comunicarem entre si.

  • Transparência das informações:
A interconectividade permite que operadores coletem dados e informações. Assim seria possível identificar pontos de melhoria. No entanto, esse princípio deve ser sempre controlado pelo compliance devido às leis de proteção de dados como a LGPD.

  • Assistência técnica:
A utilização de tecnologia para ajudar humanos na tomada de decisões e solução de problemas. Ajuda pessoas a tomar decisões objetivas em tarefas difíceis ou inseguras.

  • Decisões descentralizadas:
A capacidade dos sistemas tomarem decisões e realizar suas tarefas da maneira mais autônoma possível. Apenas em casos específicos, interferências ou objetivos conflitantes, as tarefas são delegadas a um nível superior humano.

Indústria 4.0 no compliance

Após entendermos o que exatamente é essa nova revolução e quais as tecnologias nas quais é baseada, podemos começar a entender o que é o compliance 4.0 e como você pode aplicá-lo na sua empresa.

Primeiramente, uma das novidades mais importantes trazidas por essas tecnologias novas é a tendência da comunicação individual personalizada no lugar da comunicação em massa. Antes, empresas mandavam a mesma mensagem através de serviços de e-mail, intranets e outras tecnologias disponíveis, por exemplo.

Hoje em dia, sistemas em nuvem, inteligência artificial, análise de dados e outras permitem criar experiências personalizadas para cada funcionário de forma automatizada.

  • Treinamentos
No compliance, isso pode ser traduzido em treinamentos, por exemplo. A tecnologia permite criar uma sala de aula virtual para cada funcionário.

Ou seja, você pode enviar conteúdos específicos para determinados grupos de funcionários, ou criar um chatbot que responde dúvidas sobre o tema da aula, como um professor faria.

Além disso, a nova realidade permite o desenvolvimento contínuo dos funcionários. Não é mais preciso condensar informações em um “aulão” presencial com um Power Point para não desperdiçar recursos nem o tempo dos envolvidos.

Isso é importante porque o objetivo do compliance é acima de tudo criar uma cultura forte de ética entre os colaboradores. Para alcançar esse objetivo, é preciso comunicar-se regularmente com funcionários oferecendo aulas curtas e mais frequentes.

Além disso, aproveite para oferecer experiências reais de aprendizagem que incluem prática direcionada e situações coma s quais os funcionários conseguem se indentificar.

  • Canal de denúncias
Outra coisa que o compliance deve fazer é entender seu público e adaptar as ferramentas para ele. Grande parte da força de trabalho mais jovem não tem hábito ou evita fazer ligações telefônicas, por exemplo.

No entanto, a indústria 4.0 tem uma variedade enorme de possibilidades que podem substituir o hotline. Por exemplo, inteligências artificiais, aplicativos, plataformas em nuvem, etc.

Adotar essas ferramentas novas não só pode tornar o canal mais acessível e utilizado. Também pode tornar o processo de investigação e gestão mais eficiente tanto em relação a tempo, quanto custos.

Por exemplo, o business intelligence, big data e I.A. podem ser usados para automatizar partes do processo de filtragem, a priorização de denúncias, entre muitas outras possibilidades.

Conclusão

O compliance 4.0 introduziu a capacidade de usar a tecnologia para se comunicar diretamente a qualquer momento com qualquer funcionário.

Assim, os valores do compliance estão a fácil acesso, inclusive na palma da mão de qualquer colaborador da empresa. Com isso, se permite uma penetração muito maior dos valores e das ações diárias que compõem uma cultura de ética e integridade na empresa.

Por fim, neste artigo fizemos apenas uma apresentação das possibilidades do compliance 4.0. É preciso pesquisar a fundo as ferramentas de ponta disponíveis e conversar com especialistas para descobrir a estratégia perfeita para a sua empresa.


 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
De acordo com a PWC, 43% das fraudes em empresas são detectadas através de denúncias. Além disso, com um canal de denúncias efetivo, as perdas para empresas decorrentes de fraudes diminuem quase 50%.

Este é apenas um motivo para adotar um canal no seu programa de compliance. No entanto, essa ferramenta valiosa também pode agregar valor à empresa frente a investidores, clientes e agências de fiscalização.

Tendo visto um aumento de mais de 50% no volume de denúncias recebidas entre 2014 e 2017, é possível perceber que funcionários estão cada vez mais dispostos a usarem essa ferramenta. Cabe agora às empresas buscarem as melhores soluções para seus funcionários e tornar a captação e gestão de denúncias cada vez mais eficiente.

Quais os benefícios de adotar a I.A. no canal de denúncias e compliance?

Os principais benefícios da aplicação da inteligência artificial especificamente no canal de denúncias são:

  • Confiabilidade
Um dos grandes benefícios do uso da I.A. em qualquer setor é a confiabilidade na precisão da tecnologia. Após um trabalho bem feito de treinamento da inteligência, é possível depender dos resultados dela sem a preocupação do erro humano.

  • Produtividade
Existem processos importantes para as denúncias, como a qualificação de denúncias e a anonimização, que podem ser feitos ou acelerados pela inteligência artificial. Isso ajuda a aumentar a produtividade da equipe e reduzir desperdícios de tempo e recursos. Com isso, profissionais de compliance podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, como a investigação.

  • Objetividade
Um grande benefício do uso da I.A. em um canal de denúncias que faz atendimento, por exemplo, é o denunciante poder confiar na objetividade do canal.

Por exemplo, mesmo com a possibilidade de denúncias anônimas, é difícil para funcionários terem coragem de denunciar temas sensíveis por desconhecerem o processo por trás. Quando envolve uma I.A., podem se sentir mais seguros sabendo que o envolvimento humano é menor.

Quais as possibilidades da I.A. no canal de denúncias?

Canais de denúncias que empregam inteligência artificial já não são mais ferramentas teóricas, em produção ou fora do alcance de empresas brasileiras. De acordo com uma pesquisa da IFS Applications, 90% dos líderes de empresas ao redor do mundo têm planos para a adoção da I.A nos mais diversos setores da empresa.

Ou seja, empresas já estão buscando possibilidades não só para áreas voltadas para T.I. e tecnologia, como já querem implementar nos seus processos diários em diversos setores, como o compliance.

Abaixo, seguem 3 usos práticos da I.A. em canal de denúncias que não estão fora do alcance da sua empresa.

  • Atendimento e recebimento de denúncias
Um projeto que já está em desenvolvimento pelo clickCompliance, o Denúncia inteligente, é uma inteligência artificial que fará o recebimento de denúncias por telefone. Quando ficar pronto, empresas grandes ou pequenas vão poder receber uma grande quantidade de denúncias por telefone sem os investimentos pesados em atendentes humanos.

Além disso, terão os benefícios da confiabilidade e objetividade, já que a atendente será capaz de identificar informações faltantes e solicitá-las ao denunciante na ligação, sempre com a mesma precisão de máquina.

  • Anonimização
A anonimização é um processo muito importante para o canal de denúncias, visto que muitas vezes descrevem situações com informações sensíveis. Para várias empresas, é impossível investir em um processo completo de investigação terceirizado ou externo que garanta que estas informações estarão protegidas de pessoas dentro da empresa.

No entanto, é possível integrar a ferramenta de anonimização SafeText ao canal de denúncias do clickCompliance, por exemplo. Assim, as informações sensíveis na denúncia são automaticamente ocultadas do texto, e é possível compartilhar este texto com a equipe de investigação sem comprometer as informações.

  • Maior precisão em formulários
Outra inovação que envolve a I.A. e que já está disponível no canal de denúncias do clickCompliance é a avaliação dos campos preenchidos no formulário de denúncia. Esta funcionalidade serve para detectar se as respostas preenchidas estão de acordo com o resto dos campos preenchidos e solicitar que o denunciante revise ou responda de outra maneira.

Garantindo que a denúncia foi corretamente classificada e está coerente, a equipe de compliance desperdiça menos tempo avaliando a denúncia e reclassificando ela, podendo focar na qualidade e rapidez da investigação e conclusão do caso.


 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
O canal de denúncias é sem dúvidas a mais básica ferramenta de um programa de compliance. Afinal, de acordo com a pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos”, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como canal de denúncias.

Ou dado impressionante que mostra a força do canal para o compliance é que a Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética.

Existem diversos formatos de canal que podem ser adotados. Devem ser analisados o tipo da empresa, tamanho, setor, quantidade de denúncias recebidas e até do perfil dos funcionários. Os principais são:

  • Hotline (telefone)
  • Solução web
  • E-mail
  • Aplicativo

Além do meio que será utilizado para o seu canal, é preciso também escolher como será feita a coleta e administração das denúncias. Você pode contratar uma empresa independente para fazer, usar alguma ferramenta intermediária ou fazer tudo internamente.

Como escolher um canal de denúncias?

A seguir vamos analisar as opções e te ajudar a entender o que é melhor para o seu cenário baseado nas variáveis que apresentamos: tipo da empresa, tamanho, setor, perfil dos funcionários e quantidade de denúncias.

Tamanho da empresa

Dependendo de quantos funcionários a sua empresa tiver, diferentes estruturas de canal podem ser melhores. Por exemplo, se for muito grande, um canal por e-mail pode ser desorganizado para receber as denúncias, já que não permite muita gestão, que teria que ser feita por fora.

Para empresas grandes, o mais indicado é um hotline telefônico ou uma solução de canal de denúncias digital. Com essas opções, é possível receber uma grande quantidade de denúncias e fazer a gestão de todas tranquilamente. A diferença é que um hotline é mais caro devido ao emprego de atendentes para receber as denúncias.

Para empresas médias, uma boa solução é uma solução web/software ou um aplicativo. Permite um fluxo grande de denúncias por um preço melhor. Geralmente exigem mais participação da equipe interna da empresa na análise e investigação das denúncias.

Para empresas pequenas, a solução ideal é um campo de contato simples online ou um endereço de e-mail, já que o custo é baixo e é possível gerir poucas denúncias manualmente.

Setor da empresa

O setor da empresa também pode ser um fator importante já que muitas vezes está relacionado à quantidade de denúncias recebidas. Por exemplo, uma empresa pode ser menor, mas se for de um setor altamente regulado, como o financeiro, pode receber mais denúncias. Empresas do setor da saúde também costumam gerar mais denúncias devido à natureza sensível do trabalho. 

E quanto mais denúncias recebidas, mais complexa precisa ser o canal de denúncias. Mesmo que a empresa seja pequena, os ganhos em organização, eficiência e produtividade do canal fazem valer a pena o investimento em um canal de denúncias digital ou hotline.

Perfil dos funcionários

O tipo de funcionário na sua empresa faz uma grande diferença na sua escolha de plataforma de denúncias. Analise a idade e a fluência digital da sua equipe para saber se vale a pena investir em uma ferramenta digital ou não.

Por exemplo, uma empresa de tamanho médio, mas com um corpo de funcionários mais velho ou com menos hábito de usar tecnologia, pode investir em um canal telefônico, se o custo/benefício for interessante.

Já para empresas mais jovens (funcionários em torno de 30 anos ou menos) com mais costume de usar tecnologia, independentemente do tamanho com certeza aproveitariam melhor uma ferramenta, software ou aplicativo. Isso porque as gerações mais jovens cada vez mais evitam fazer contato por telefone.

Quantidade de denúncias

A última e, provavelmente, mais importante variável a ser considerada, é a quantidade de denúncias recebidas. Podemos analisar todas as outras variáveis. No entanto, se a empresa receber poucas denúncias, ainda não vale a pena investir em canais robustos, muito menos uma administração externa delas.

O motivo para isso é que o custo/benefício de um canal de denúncias é a relação entre quanto será gasto na manutenção do canal, e quanto a empresa economiza devido às denúncias recebidas. Empresas perdem, em média, 5% do faturamento anual com uma incidência maior de casos ilícitos ou desvios éticos. Mas se parte desse dinheiro for poupado através de denúncias, o canal ganha valor.

Por isso, é importante avaliar se a quantidade de denúncias que você recebe hoje sustenta a estrutura de canal de denúncias que você tem, ou se não é mais vantajoso investir em uma plataforma mais simples e eficiente, como um canal de denúncias digital.
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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Canal de Denúncias, LGPD
Uma das preocupações principais do compliance officer e do compliance trabalhista hoje em dia são os dados pessoais e a LGPD. Isso porque todo o ambiente digital, e o maior ativos que empresas buscavam e exploravam até hoje eram esses dados pessoais sensíveis de usuários.

Agora que legislações novas como a LGPD e GDPR têm surgido, as empresas precisam descobrir como proteger os dados pessoais com os quais ela lida e pode ter acesso o tempo todo.

Com isso, surgem dois conceitos importantes: dados pessoais e dados anônimos. Entender a diferença, saber como identificar e saber tratar cada um desses é a chave para conseguir fazer a devida proteção deles e proteger sua empresa das consequências do mal uso de dados pessoais.

O que são dados pessoais e dados anônimos

Para entendermos como tratar, primeiro temos que saber como identificar esses dados. De acordo com a LGPD as definições para cada tipo são:

  • Dado pessoal: Informação relacionada à uma pessoa natural identificada ou identificável;
  • Dado pessoal sensível: Raça e etnia, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, dados de saúde, opção sexual, genético-biométrico ou dados de crianças;
  • Dado anonimizado: Aquele cujo titular não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

Por que anonimizar dados sensíveis?

Para o compliance, existem dois grandes motivos para anonimizar dados. O primeiro é o canal de denúncias, e o segundo é a LGPD.

Canal de denúncias

O canal de denúncias é um dos primeiros pilares do programa de compliance. É ele que permite que funcionários participem da luta contra a corrupção na empresa, e ainda aumentam muito a probabilidade de encontrar e resolver prática ilegais ou antiéticas.

No entanto, as denúncias costumam conter uma grande quantidade de dados pessoais, o que pode levar a algumas situações desfavoráveis, como:

  • Possibilidade de identificação do denunciante;
  • Possibilidade de identificação de denunciados;
  • Denúncia de alguém que terá contato com a denúncia e/ou interferência ou exclusão da denúncia;
  • Impossibilidade de compartilhamento da denúncia com outras equipes para investigação; etc.

Esses e muitos outros problemas podem ser resolvidos facilmente com a adoção de um canal de denúncias terceirizado. No entanto, essas soluções não são possíveis para qualquer empresa, devido à grande estrutura e consequente alto custo.

LGPD

O segundo motivo importante para o compliance buscar proteger dados pessoais é a LGPD. A lei se aplica à proteção de dados pessoais e dados sensíveis. Ou seja, apenas os dados que permitem a identificação do titular do dado.

Se você tiver alguma forma de anonimizar os dados utilizados na empresa, não é necessário extinguir todos os processos que envolvem esses dados.

Afinal, os dados continuam sendo muito valiosos para conseguir fazer uma boa gestão nas empresas. Ajudam a ter insights, entender melhor as operações e criar novos processos e estratégias fundadas em dados concretos.

Como fazer a proteção de dados pessoais?

Em um outro blogpost, explicamos 7 importantes passos para conseguir fazer a proteção de dados pessoais na prática. São eles:

  • Mapear entrada e saída de dados pessoais
  • Mapear o tratamento dos dados e os riscos
  • Categorizar os dados tratados pela empresa
  • Elaborar o relatório de impacto
  • Criar políticas corporativas sobre proteção de dados
  • Fazer treinamentos sobre proteção de dados
  • Exigir compliance de dados de terceiros

Além disso, é preciso investir em alguma ferramenta para anonimização de dados pessoais. Pode ser que existam outras ferramentas. No entanto, aqui no clickCompliance vamos sugerir o SafeText.

É uma ferramenta gratuita que usa a inteligência artificial para identificar dados pessoais e substituí-los por um código. Você inclusive pode baixar uma tabela de correspondência para poder desfazer a anonimização, se quiser (é importante lembrar que, de acordo com a LGPD, quando houver a possibilidade de reverter o processo, se trata de pseudoanonimização e não anonimização).

O login é feito através de uma conta corporativa do Office 365 (e-mail e senha corporativa do Outlook), e já estamos trabalhando para conseguir o acesso para outras plataformas.

Além disso, o anonimizador já pode ser integrado com o nosso módulo de canal de denúncias. Por enquanto, outras integrações úteis para a sua empresa podem ser feitas sob demanda.



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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


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