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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
O canal de denúncias é sem dúvidas a mais básica ferramenta de um programa de compliance. Afinal, de acordo com a pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos”, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como canal de denúncias.

Ou dado impressionante que mostra a força do canal para o compliance é que a Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética.

Existem diversos formatos de canal que podem ser adotados. Devem ser analisados o tipo da empresa, tamanho, setor, quantidade de denúncias recebidas e até do perfil dos funcionários. Os principais são:

  • Hotline (telefone)
  • Solução web
  • E-mail
  • Aplicativo

Além do meio que será utilizado para o seu canal, é preciso também escolher como será feita a coleta e administração das denúncias. Você pode contratar uma empresa independente para fazer, usar alguma ferramenta intermediária ou fazer tudo internamente.

Como escolher um canal de denúncias?

A seguir vamos analisar as opções e te ajudar a entender o que é melhor para o seu cenário baseado nas variáveis que apresentamos: tipo da empresa, tamanho, setor, perfil dos funcionários e quantidade de denúncias.

Tamanho da empresa

Dependendo de quantos funcionários a sua empresa tiver, diferentes estruturas de canal podem ser melhores. Por exemplo, se for muito grande, um canal por e-mail pode ser desorganizado para receber as denúncias, já que não permite muita gestão, que teria que ser feita por fora.

Para empresas grandes, o mais indicado é um hotline telefônico ou uma solução de canal de denúncias digital. Com essas opções, é possível receber uma grande quantidade de denúncias e fazer a gestão de todas tranquilamente. A diferença é que um hotline é mais caro devido ao emprego de atendentes para receber as denúncias.

Para empresas médias, uma boa solução é uma solução web/software ou um aplicativo. Permite um fluxo grande de denúncias por um preço melhor. Geralmente exigem mais participação da equipe interna da empresa na análise e investigação das denúncias.

Para empresas pequenas, a solução ideal é um campo de contato simples online ou um endereço de e-mail, já que o custo é baixo e é possível gerir poucas denúncias manualmente.

Setor da empresa

O setor da empresa também pode ser um fator importante já que muitas vezes está relacionado à quantidade de denúncias recebidas. Por exemplo, uma empresa pode ser menor, mas se for de um setor altamente regulado, como o financeiro, pode receber mais denúncias. Empresas do setor da saúde também costumam gerar mais denúncias devido à natureza sensível do trabalho. 

E quanto mais denúncias recebidas, mais complexa precisa ser o canal de denúncias. Mesmo que a empresa seja pequena, os ganhos em organização, eficiência e produtividade do canal fazem valer a pena o investimento em um canal de denúncias digital ou hotline.

Perfil dos funcionários

O tipo de funcionário na sua empresa faz uma grande diferença na sua escolha de plataforma de denúncias. Analise a idade e a fluência digital da sua equipe para saber se vale a pena investir em uma ferramenta digital ou não.

Por exemplo, uma empresa de tamanho médio, mas com um corpo de funcionários mais velho ou com menos hábito de usar tecnologia, pode investir em um canal telefônico, se o custo/benefício for interessante.

Já para empresas mais jovens (funcionários em torno de 30 anos ou menos) com mais costume de usar tecnologia, independentemente do tamanho com certeza aproveitariam melhor uma ferramenta, software ou aplicativo. Isso porque as gerações mais jovens cada vez mais evitam fazer contato por telefone.

Quantidade de denúncias

A última e, provavelmente, mais importante variável a ser considerada, é a quantidade de denúncias recebidas. Podemos analisar todas as outras variáveis. No entanto, se a empresa receber poucas denúncias, ainda não vale a pena investir em canais robustos, muito menos uma administração externa delas.

O motivo para isso é que o custo/benefício de um canal de denúncias é a relação entre quanto será gasto na manutenção do canal, e quanto a empresa economiza devido às denúncias recebidas. Empresas perdem, em média, 5% do faturamento anual com uma incidência maior de casos ilícitos ou desvios éticos. Mas se parte desse dinheiro for poupado através de denúncias, o canal ganha valor.

Por isso, é importante avaliar se a quantidade de denúncias que você recebe hoje sustenta a estrutura de canal de denúncias que você tem, ou se não é mais vantajoso investir em uma plataforma mais simples e eficiente, como um canal de denúncias digital.
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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Canal de Denúncias, LGPD
Uma das preocupações principais do compliance officer e do compliance trabalhista hoje em dia são os dados pessoais e a LGPD. Isso porque todo o ambiente digital, e o maior ativos que empresas buscavam e exploravam até hoje eram esses dados pessoais sensíveis de usuários.

Agora que legislações novas como a LGPD e GDPR têm surgido, as empresas precisam descobrir como proteger os dados pessoais com os quais ela lida e pode ter acesso o tempo todo.

Com isso, surgem dois conceitos importantes: dados pessoais e dados anônimos. Entender a diferença, saber como identificar e saber tratar cada um desses é a chave para conseguir fazer a devida proteção deles e proteger sua empresa das consequências do mal uso de dados pessoais.

O que são dados pessoais e dados anônimos

Para entendermos como tratar, primeiro temos que saber como identificar esses dados. De acordo com a LGPD as definições para cada tipo são:

  • Dado pessoal: Informação relacionada à uma pessoa natural identificada ou identificável;
  • Dado pessoal sensível: Raça e etnia, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, dados de saúde, opção sexual, genético-biométrico ou dados de crianças;
  • Dado anonimizado: Aquele cujo titular não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

Por que anonimizar dados sensíveis?

Para o compliance, existem dois grandes motivos para anonimizar dados. O primeiro é o canal de denúncias, e o segundo é a LGPD.

Canal de denúncias

O canal de denúncias é um dos primeiros pilares do programa de compliance. É ele que permite que funcionários participem da luta contra a corrupção na empresa, e ainda aumentam muito a probabilidade de encontrar e resolver prática ilegais ou antiéticas.

No entanto, as denúncias costumam conter uma grande quantidade de dados pessoais, o que pode levar a algumas situações desfavoráveis, como:

  • Possibilidade de identificação do denunciante;
  • Possibilidade de identificação de denunciados;
  • Denúncia de alguém que terá contato com a denúncia e/ou interferência ou exclusão da denúncia;
  • Impossibilidade de compartilhamento da denúncia com outras equipes para investigação; etc.

Esses e muitos outros problemas podem ser resolvidos facilmente com a adoção de um canal de denúncias terceirizado. No entanto, essas soluções não são possíveis para qualquer empresa, devido à grande estrutura e consequente alto custo.

LGPD

O segundo motivo importante para o compliance buscar proteger dados pessoais é a LGPD. A lei se aplica à proteção de dados pessoais e dados sensíveis. Ou seja, apenas os dados que permitem a identificação do titular do dado.

Se você tiver alguma forma de anonimizar os dados utilizados na empresa, não é necessário extinguir todos os processos que envolvem esses dados.

Afinal, os dados continuam sendo muito valiosos para conseguir fazer uma boa gestão nas empresas. Ajudam a ter insights, entender melhor as operações e criar novos processos e estratégias fundadas em dados concretos.

Como fazer a proteção de dados pessoais?

Em um outro blogpost, explicamos 7 importantes passos para conseguir fazer a proteção de dados pessoais na prática. São eles:

  • Mapear entrada e saída de dados pessoais
  • Mapear o tratamento dos dados e os riscos
  • Categorizar os dados tratados pela empresa
  • Elaborar o relatório de impacto
  • Criar políticas corporativas sobre proteção de dados
  • Fazer treinamentos sobre proteção de dados
  • Exigir compliance de dados de terceiros

Além disso, é preciso investir em alguma ferramenta para anonimização de dados pessoais. Pode ser que existam outras ferramentas. No entanto, aqui no clickCompliance vamos sugerir o SafeText.

É uma ferramenta gratuita que usa a inteligência artificial para identificar dados pessoais e substituí-los por um código. Você inclusive pode baixar uma tabela de correspondência para poder desfazer a anonimização, se quiser (é importante lembrar que, de acordo com a LGPD, quando houver a possibilidade de reverter o processo, se trata de pseudoanonimização e não anonimização).

O login é feito através de uma conta corporativa do Office 365 (e-mail e senha corporativa do Outlook), e já estamos trabalhando para conseguir o acesso para outras plataformas.

Além disso, o anonimizador já pode ser integrado com o nosso módulo de canal de denúncias. Por enquanto, outras integrações úteis para a sua empresa podem ser feitas sob demanda.



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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Uma das áreas do compliance mais aplicadas em empresas é o compliance trabalhista. Isso porque o objetivo principal do compliance é mitigar riscos que podem causar prejuízos financeiros e de imagem à empresa. E quem, afinal, representa mais a empresa e, portanto, representa maior risco à empresa, do que os funcionários?

Essas pessoas são quem compõem a empresa, e por isso precisam ser muito bem cuidadas, e precisam representar bem a cultura da empresa. É possível fazer isso através de um bom programa de compliance trabalhista.

A seguir vamos destacar alguns pontos importantes para uma estratégia desse tipo que vão além dos pilares de programas de compliance em geral.

1 – Treinamentos de conduta no ambiente de trabalho

Treinamentos são uma peça indispensável para programas de compliance em geral. No entanto, quando o objetivo é trabalhista, é preciso focar em alguns fatores.

Uma estratégia para minimizar riscos e problemas trabalhistas é investir no ambiente de trabalho. Isso inclui trabalhar questões que podem criar um ambiente tóxico de trabalho como, por exemplo:

  • Assédio sexual
  • Assédio moral
  • Conflitos entre colaboradores
  • Desigualdade de gênero

E é através de treinamentos de ética e compliance voltados para conduta no ambiente de trabalho que você pode garantir que os funcionários saibam reconhecer essas condutas impróprias, as punições para atitudes como essas e também o que fazer a respeito.

Invista em tecnologia

Outra dica para treinamentos é investir em ferramentas de tecnologia que ajudam o seu treinamento ser o melhor possível. Hoje em dia não faltam opções que podem fazer com que o trabalho do profissional de compliance seja menor, e os resultados sejam menores.

Alguns benefícios de adotar plataformas de treinamento em vez de fazer treinamentos presenciais são:
  • Abrangência a todos os funcionários de uma só vez
  • Menor trabalho para profissional de compliance em ministrar treinamentos
  • Controle automática e precisa de presença
  • Controle preciso de resultados
  • Maior engajamento com recursos audiovisuais de ponta
  • Possibilidade de acompanhamento por métricas automáticas e precisas

2 – Ter um canal de denúncias confiável

Outra forma muito importante para garantir um bom programa de compliance trabalhista e que hoje em dia é ainda mais fácil de implementar é não só ter um canal de denúncias, como ter um canal em que os colaboradores confiam e realmente usam.

O canal de denúncias também é um pilar básico do compliance, e como pode ser de fácil implementação, muitas empresas dão o mínimo de atenção e assim, garantem pelo menos alguma coisa para mostrar em caso de auditoria.

O problema é que a tendência é uma rigidez cada vez maior na fiscalização de programas decompliance, e sua empresa não está segura da Lei Anticorrupção só porque tem um canal de denúncias. O mesmo vale para a eficácia do compliance trabalhista.

Por isso a nossa dica não é ter um canal de denúncias, e sim ter um canal confiável. Se o seu canal é confiável, significa que ele possui essas características fundamentais:

  • É bem conhecido por seus colaboradores (é bem divulgado e seu uso é estimulado pela empresa)
  • É realmente utilizado pelos funcionários
  • Os funcionários têm a prova de que suas denúncias são analisadas e tratadas
  • Os denunciantes têm como saber que as denúncias foram resolvidas, como foram e por quê 

Uma boa forma de garantir tudo isso é ter uma opção de canal de denúncias web. Com ele, você consegue colocar o link para ele em diversas plataformas e materiais digitais, facilitando a disseminação.

Além disso, consegue automatizar o processo de notificação ao denunciante sobre o andamento do tratamento da denúncia. Assim, nenhum funcionário fica sem feedback e é sempre atualizado em tempo real.

Outro motivo para investir nesse tipo de canal é que o website é o principal canal utilizado na hora de fazer denúncias. 43% das denúncias são feitas pelo site, contra apenas 26% por telefone e 17% por e-mail.

3 – Ter uma boa cultura de recrutamento

Como os verdadeiros protagonistas do compliance trabalhista são os funcionários, é importante que, além de manter boas práticas para eles enquanto já estão na sua empresa, você também faça a seleção de candidatos já propensos a viverem a cultura de ética e integridade da empresa.

Para isso, uma boa ideia é fazer questionários durante o processo seletivo para saber como um funcionário agiria em determinadas situações em que sua ética seria testada.

Além disso, é possível procurar conhecer o que essas pessoas valorizam em uma equipe e em um ambiente de trabalho, além de o que pensam sobre assuntos polêmicos como assédio sexual.

É possível que em algum momento seja preciso escolher entre uma pessoa mais qualificada ou uma pessoa que se encaixa nos valores da empresa. É preciso ter certeza de que os seus recrutadores saibam quais os prejuízos que um profissional que cometa fraudes, assédios e outros problemas pode trazer para a empresa.

Por isso, é importante dar prioridade ao perfil do candidato, já que habilidades técnicas podem ser adquiridas com prática.

Posso checar antecedentes criminais?

Embora seja tentador fazer checagem de antecedentes criminais, é importante lembrar que não é permitido para a maioria das vagas. Não contratar um candidato baseado nisso pode ser classificado como um ato de preconceito.

Existem algumas vagas que exigem maior fidúcia devido à natureza do trabalho, como quem lida com bens de alto valor, entre outros.

Se você acredita que esse é o seu caso e que é importante checar antecedentes, faça uma boa pesquisa e consulte os advogados da empresa para se certificar de que não terá nenhum problema com o direito do trabalho.

4 – Ter políticas corporativas claras e conhecidas

A última dica que queremos dar para a implementação do compliance trabalhista na prática é sobre políticas corporativas.

Isso é especialmente importante no compliance trabalhista porque as políticas são o guia de comportamento dos funcionários, além de assegurar os direitos deles.

Por isso é importante que funcionários não só conheçam bem, como entendam o conteúdo das políticas.

Criando as políticas

Antes de tudo, é preciso primeiro garantir que a sua empresa tem as políticas mais importantes como um todo, e também as mais importantes para cada setor (lembre-se de que um excesso de políticas também fica cansativo e desnecessário. Por isso, foque apenas no que é necessário).

Depois de saber quais políticas serão feitas, trabalhe não só com o departamento jurídico na elaboração delas, mas também com o RH e com chefes do departamento ao qual a política será direcionada.

Isso vai ajudar a redigir políticas de forma clara e compatível com o público que terá que ler e aceitar. Muitas vezes o jurídico tem a tendência de fazer textos mais complexos e rebuscados, o que não é sempre necessário no caso de políticas corporativas e dificulta o entendimento.

Distribuindo as políticas e recebendo aceites

A última etapa na gestão de políticas é na hora da distribuição das políticas e no recolhimento dos aceites. Não basta ter um bom texto, é preciso ter uma forma precisa e abrangente de pedir a leitura, cobrar o entendimento e registrar o aceite.

Para isso também é possível recorrer à tecnologia. Existem ferramentas que automatizam todo o processo de cobrança de leitura para o profissional de compliance.

É possível também configurar perguntas para comprovar que o funcionário entendeu a política antes de aceitar. Tudo isso cria dados e relatórios que podem ser acompanhados para melhorar o programa de compliance trabalhista e identificar pontos problemáticos.


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Canal de Denúncias, Como fazer
A Inteligência Artificial (I.A) passou de inovação futurística a ferramenta de uso comum em diversos setores da vida em uma questão de anos. Mas hoje em dia, não só é uma tecnologia que agrega à vida e às empresas, como é necessária para empresas que queiram concorrer com o mercado. Acredite, se você não está usando, outras empresas estão. Isso vale também para o Compliance, e nesse blogpost vamos falar especificamente sobre como aplicar a Inteligência Artificial em Canais de Denúncias.

Anonimização

Uma possibilidade muito interessante para os canais de denúncias é a anonimização. Ferramentas que fazem isso selecionam certos dados sensíveis e substituem por códigos referentes a alguma classificação de dado. Isso evita que funcionários tenham acesso a dados sensíveis desnecessariamente, ajudando a proteger os dados e estar de acordo com a LGPD.

Além disso, elimina o acesso a informações sensíveis que nem sempre são necessárias para fazer uma análise ou compartilhar com alguma autoridade que esteja analisando o programa de Compliance da empresa.

Abaixo, vemos o exemplo de uma denúncia que pode ter sido feita em uma empresa. Ao lado, mostra como as informações são codificadas e depois podem ser decodificadas pela ferramenta.


Classificação de denúncias

Outra forma de usar a Inteligência Artificial em Canais de Denúncias é na classificação automática do tipo de denúncia. Se a I.A for bem treinada e tiver uma boa base para aprender, consegue separar a denúncia a partir de alguns fatores. Por exemplo, o quão completa a denúncia está, qual a investigabilidade dela e qual a gravidade da denúncia.

Isso diminui drasticamente o trabalho da equipe de Compliance ou auditores. Muito tempo é perdido com denúncias que não são infrações graves ou não são de responsabilidade do Compliance. Com essas ferramentas, funcionários podem focar seu tempo em investigar as denúncias mais graves e que apresentam maiores riscos.

Coleta de denúncias

Uma utilidade ainda pouco explorada da Inteligência Artificial no Compliance é na própria coleta das denúncias. Hoje em dia as opções mais comuns são um portal na internet em que o funcionário envia a denúncia, ou um número de telefone.

O problema de um portal é que o funcionário não tem como analisar a denúncia imediatamente e pedir as informações que faltam ou pedir esclarecimentos.

Já para ter uma pessoa ou equipe para coletar denúncias, o custo é muito mais alto, visto que precisam ser profissionais muito capacitados. Isso torna um atendimento de qualidade inacessível para pequenas e médias empresas, e um serviço caro para as maiores.

Com uma Inteligência Artificial, é possível criar uma ferramenta que soa como um humano e atende um telefone para coletar dúvidas. É possível identificar as informações faltantes na denúncia e classificar a denúncia usando as tecnologias que explicamos acima.

Como acessar essas ferramentas?

É possível ter essas ferramentas de alta tecnologia hoje por um preço justo, ainda mais no Brasil? Felizmente, sim! O clickCompliance foi selecionado em um edital concorrido da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro (FAPERJ). Com o apoio deles, estamos trabalhando com Mestres e Doutores em I.A para fazer todas essas ferramentas.

Se inscreva abaixo para receber informações de alguém do clickCompliance sobre como participar do nosso projeto de inovação e ter acesso antecipado a todas essas ferramentas!

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