Guias essenciais assegurar a conformidade e segurança
Gestão eficiente de instrumentos normativos
Em setores altamente regulados, é crucial manter uma estratégia sólida para o controle de documentos e normativos. Esses instrumentos não apenas orientam o funcionamento interno da empresa, mas também servem como evidências de conformidade perante órgãos reguladores.
Tradicionalmente, esses documentos são armazenados fisicamente ou em plataformas de GED. Contudo, tais métodos podem demandar funcionalidades específicas para as demandas de Compliance, resultando em processos menos eficientes.
Garantir que os colaboradores leiam e compreendam documentos e políticas corporativas é fundamental.
Processos manuais ou baseados em documentos impressos podem ser ineficazes e suscetíveis a falhas. Além disso, a linguagem jurídica complexa pode dificultar o entendimento por parte dos funcionários.
Solução com a clickCompliance:
Automação na coleta de aceites
Envio automático de documentos para os colaboradores, registrando seus aceites de forma eficiente.
Questionários de compreensão
Os funcionários respondem a questionários que asseguram o entendimento do conteúdo para além da assinatura.
Notificações periódicas
Alertas automáticos lembram os colaboradores sobre documentos pendentes, garantindo conformidade contínua.
2. Distribuição eficiente
Em organizações de grande porte ou com unidades em diferentes locais, assegurar que todos recebam e acessem os documentos necessários pode ser desafiador.
Métodos tradicionais, como e-mails, podem resultar em comunicações perdidas ou ignoradas.
Solução com a clickCompliance:
Centralização de documentos
Todos os normativos ficam organizados em um portal único e acessível.
Organização personalizada
Administradores podem criar pastas e categorias conforme as necessidades específicas da empresa.
Busca inteligente
Ferramenta de pesquisa avançada permite localizar documentos rapidamente, inclusive por seu conteúdo.
Destaques na página inicial
Documentos que requerem atenção imediata são exibidos em destaque, facilitando o acesso e a ação dos usuários.
3. Controle de versionamento
Manter registros precisos de versões de documentos é essencial para garantir que todos estejam alinhados às diretrizes mais recentes e para fins de auditoria.
Solução com a clickCompliance:
Histórico de versões
Registro detalhado de todas as alterações realizadas em cada documento.
Controle de acessos
Definição de permissões para visualização e edição, assegurando integridade e segurança das informações.
Notificações de atualizações
Colaboradores são informados automaticamente sobre novas versões ou alterações em documentos relevantes.
4. Controle de revisões
Nem toda atualização de um documento muda o contexto. No entanto, métodos tradicionais exigem que um novo aceite seja coletado mesmo para ajustes mínimos, sobrecarregando os funcionários.
Solução com a clickCompliance:
Registro de revisões sem reiniciar aceites
Alterações menores são documentadas sem necessidade de um novo processo de aceite.
Rastreamento de alterações
Todas as mudanças são armazenadas para auditoria.
5. Aprovação
Aprovar novos normativos pode ser um processo burocrático e demorado, especialmente em empresas com hierarquias complexas. No entanto, é muito importante que mais de uma pessoa revise e aprove documentos é uma prática essencial de Compliance para evitar fraudes e vantagens indevidas.
Além disso, esse processo demonstra que todos na empresa, inclusive a alta hierarquia, estão engajados e cientes das normas e das atividades do Compliance.
Solução com a clickCompliance:
Fluxo de aprovação configurável
Fluxo de aprovação configurável, onde você define um processo claro e automatizado para aprovar documentos.
Aprovações são registradas em nuvem
Todas as aprovações são registradas em nuvem e ficam acessíveis a qualquer momento.
Indicadores de aprovação
Indicadores de aprovação para você acompanhar pendências e aprovadores em tempo real.
6. Acesso para terceiros
Terceiros também devem fazer parte do programa de Compliance, já que podem gerar riscos relevantes para a organização. Em contrapartida, nem sempre manter um canal estruturado para distribuir e validar documentos com eles é simples.
Solução com a clickCompliance:
Acesso para usuários externos
Acesso estendido para usuários externos, onde é possível visualizar e aceitar documentos diretamente na plataforma.
Comunicação padronizada
Comunicação padronizada em um único canal para gerenciar normativos com fornecedores e parceiros.
transforme seu compliance
Otimize a gestão de Instrumentos Normativos
Ao integrar a clickCompliance na gestão de instrumentos normativos, sua empresa assegura conformidade, eficiência e segurança em todos os processos relacionados a documentos essenciais.
Nossa estrutura se reflete na qualidade do nosso produto, que garante excelente pontuação nas pesquisas de satisfação com clientes e usuários. Confira as avaliações em tempo real, coletadas por ferramentas de alta precisão.
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A clickCompliance é um software de Compliance que faz a gestão do programa de compliance e integridade corporativa. Automatiza processos internos, reduzindo gastos e trabalho manual da equipe de Compliance.
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