NORMATIVOS E DIRETRIZES

Guias e diretrizes para garantir conformidade e segurança

Gestão de Instrumentos Normativos

Em setores altamente regulados, como o financeiro e de seguros, é muito importante ter uma estratégia bem definida de controle de documentos e normativos.

Esses documentos regem o funcionamento da empresa como um todo e são evidências importantes de conformidade com os órgãos reguladores.

Normalmente, esses documentos são armazenados fisicamente ou em uma plataforma de GED. No entanto, essas ferramentas não são especialmente pensadas para o Compliance, e por isso acabam faltando automatizações úteis.

Alguns exemplos desses documentos são:

Políticas
Normas
Procedimentos Operacionais
Instruções Transitórias
Informativos
Circulares
Manuais de Produto
Operacionais ou de campanha
Resoluções

Dificuldades com Instrumentos Normativos no Compliance

1 Coleta de Aceites

Em alguns desses documentos, é importante registrar que o funcionário entendeu e está ciente do conteúdo. Por exemplo, políticas corporativas ou atas de reunião. Normalmente essa coleta é feita manualmente por meio de documentos impressos.

Além disso, quando se trata de documentos, principalmente escritos por pessoas do meio jurídico, como é o caso das políticas corporativas, é possível que a linguagem seja complexa e que os funcionários na verdade não entendem o que estão aceitando.

Também costuma ser difícil conseguir lembrar e notificar periodicamente os funcionários de aceitarem os documentos que ainda faltam, e ter o controle desse processo.

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Como o clickCompliance pode te ajudar?

O clickCompliance possui um portal de Governança de Documentos que automatiza todo esse processo. Documentos são inseridos, e são enviados automaticamente para o público que precisa aceitá-los.

Garanta o entendimento do conteúdo configurando questionários para serem feitos antes da validação do aceite

Envie alertas e notificações automáticas para cobrar o aceite de instrumentos normativos com a periodicidade desejada

2 Distribuição

A distribuição de documentos e instrumentos normativos em geral é um problema, principalmente em empresas maiores ou presentes em diferentes localidades. É preciso garantir que os documentos cheguem em quem precisam.

Além disso, mesmo que algum documento seja compartilhado por e-mail, por exemplo, o funcionário pode perder, não perceber o e-mail entre tantos outros, esquecer que precisa ver, etc.

Como o clickCompliance pode te ajudar?

Todos os documentos ficam organizados dentro do portal do clickCompliance. 

A organização em pastas é feita pelos administradores para atender às necessidades da empresa.

A barra de pesquisa inteligente permite encontrar qualquer documento, inclusive a partir de seu conteúdo. 

Destaque qualquer documento que precise de alguma ação, tanto do usuário, quanto do administrador, na home, para que seja a primeira coisa vista ao entrar. 

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3 Versionamento

Uma parte muito importante dos instrumentos normativos no Compliance é que sejam sempre atualizados. A revisão de processos, políticas, etc. é uma boa prática recomendada por organizações nacionais e internacionais de Compliance.

A dificuldade é que, quando se cria uma nova versão de um documento, é preciso refazer todo o processo de redistribuição, contato com gerentes locais, coleta de aceites, etc.

De acordo com o Guia de Boas Práticas de Compliance da Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN), empresas devem “Assegurar a elaboração e atualização de diretrizes institucionais”.

Também devem “Garantir a existência de fluxo e critérios de [...] atualização dos normativos internos”.

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Como o clickCompliance pode te ajudar?

No clickCompliance, é possível editar documentos que já estão no portal.

Quando há uma mudança ou atualização no conteúdo do documento, é necessário que funcionários leiam e aceitem o documento novamente.

O administrador escolhe marcar como uma nova versão. O sistema automaticamente reenvia o documento para aprovação, e solicita o aceite dos funcionários que são o público do documento.

4 Controle de Revisões

Nas revisões e atualizações dos documentos, nem sempre são feitas mudanças que alteram o sentido do documento. Essas modificações também são extremamente necessárias.

O problema é que, quando feita uma atualização como essa, por ter mudado o texto e a empresa estar com versões desatualizadas aceitas, seria necessário imprimir novamente o documento corrigido e recolher as assinaturas. 

Alguns exemplos em que isso pode acontecer, entre outros:

Correções Ortográficas

Mudanças em termos de acordo com mudanças na política de comunicação da empresa

Atualização de datas

Lógica manual

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clickCompliance

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Como o clickCompliance pode te ajudar?

Na lógica do processo manual, o clickCompliance teria que criar uma nova versão sempre que houvesse alguma mudança e solicitar aceites novamente.

Mas se não houver mudança no sentido do documento, isso é desnecessário. Pede demais dos funcionários, e disponibiliza dados de aceite fragmentados em 2 processos de coleta referentes à mesma política.

No clickCompliance é possível manter um registro e controle de revisões dos documentos.

Diferente de uma versão, na revisão, a alteração no conteúdo é feita e registrada, mas o sistema não refaz todo o processo de aceite e entendimento. 

5 Aprovação

Outra dificuldade relativa aos instrumentos normativos é a aprovação de novos documentos, normas, etc. por toda a hierarquia responsável.

Todos os membros da cadeia precisam ler e aprovar todos os normativos, mas quanto maior a cadeia hierárquica, mais burocrático e demorado é o processo de aprovação.

O problema é que cada um desses membros tem suas próprias responsabilidades, próprios horários, etc.

Além disso, solicitar aprovação por meio de e-mail ou outras ferramentas sem um fluxo bem definido pode ser perdido no meio, esquecido, etc.

Porque é tão importante?

É uma boa prática do Compliance que mais de uma pessoa veja e aprove documentos como esses para evitar fraudes e vantagens indevidas.

É uma maneira de mostrar que todos na empresa, incluindo os de maior hierarquia, participam e estão a par das normas e das atividades do Compliance.

Como o clickCompliance pode te ajudar?

A plataforma do clickCompliance tem um fluxo de aprovação facilmente configurável. Além disso, todo o fluxo e os indicadores ficam centralizados e na nuvem, a fácil acesso e podem ser automatizados.

Cadastro

Você cadastra os membros da cadeia de aprovação e define a hierarquia.

Aprovação

O sistema automaticamente envia o documento para aprovação para o próximo responsável, e continua alertando até ser aprovado.

Publicação

O documento é publicado no portal para começarem a ser coletados os aceites.

6 Acesso para terceiros

Terceiros são membros importantes do programa de Compliance. Muitos preferem direcionar seus esforços para equipes internas e deixam de lado terceiros.

No entanto, a empresa pode ser responsabilizada por atos cometidos por eles.

Outra dificuldade é ter meios de comunicação padronizados e organizados com esses terceiros.

Muitas vezes é preciso usar uma ferramenta separada, ou usar a intermediação da empresa terceirizada para fazer a comunicação com eles. 