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Business, Fique por Dentro, Formulários de Compliance

Business Compliance: Guia Definitivo Para Implantar na Sua Empresa e ter Resultados

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28/06/2023

- Business, Fique por Dentro, Formulários de Compliance

Você já ouviu falar em business compliance? O termo vem sendo utilizado cada vez mais utilizado, mas o que significa? Qual é a sua aplicação? “Business compliance” é uma expressão em inglês que pode ser traduzida para o português como conformidade de negócios. Trata-se, portanto, de uma referência direcionada ao ambiente empresarial.

Na prática, o Business compliance: guia definitivo para implantar na sua empresa e ter resultadosnsiste em uma avaliação do quanto as diretrizes e as ações de um determinado negócio estão de acordo com as responsabilidades legais que ele possui. Em síntese, podemos dizer que é uma análise da aplicação do compliance nas empresas.

Quer saber mais sobre o tema? Neste conteúdo iremos abordar a definição, como implantar, exemplos do dia a dia e as vantagens do business compliance. Não deixe de conferir!

O que é e qual é a importância do business compliance?

O termo business compliance é utilizado para se referir ao quão bem uma empresa segue em conformidade com as leis, as normas regulatórias e as resoluções que abrangem a sua atividade.

Desde a concepção da empresa até as etapas de crescimento, é preciso priorizar o business compliance, pois é através dele que será possível garantir o desenvolvimento sustentável do negócio e a sua longevidade no mercado.

Negligenciar o business compliance pode ocasionar problemas que afetarão funcionários, clientes, parceiros e, sobretudo, os proprietários, que ficam sujeitos às multas e penalidades previstas pela legislação. Dependendo da gravidade da situação, a irregularidade pode levar ao fim do negócio.

A seguir, detalharemos como colocar o business compliance em prática, considerando a realidade e os aspectos da empresa.

Como implantar business compliance?

Para a implantação do business compliance é necessário assegurar dois tipos de conformidade:

Externa

A conformidade externa consiste na adequação da empresa ao que é disposto pelas autoridades legais. Isso é feito a partir de:

  • Análise da legislação vigente;
  • Elaboração da política de compliance para evitar o descumprimento das normas externas;
  • Avaliação de todos os setores da empresa para identificação de riscos;
  • Trabalho contínuo de gestão de riscos.

Interna

A conformidade interna refere-se ao processo de implantação e monitoramento do programa de compliance na empresa. Para esse trabalho é necessário:

  • Incluir a política de compliance no Código de Conduta;
  • Fazer campanhas para promover a conscientização sobre compliance e envolver todos os colaboradores;
  • Divulgar as regras e os procedimentos do programa de compliance através dos canais de comunicação interna;
  • Realizar treinamentos de compliance para os funcionários;
  • Estabelecer ações periódicas de monitoramento.

O trabalho deve ser desenvolvido por profissionais da área de compliance em conjunto com as lideranças da empresa e precisa contar com a participação de todos os funcionários, sem exceção, para assegurar a sua eficiência prática.

Quando a empresa consegue manter a conformidade interna e externamente, ela conquista um bom nível de business compliance.

Business compliance no dia a dia

Para entender melhor como o business compliance é aplicado no dia a dia da empresa, confira alguns exemplos de ações importantes:

  • Obter as licenças necessárias para o funcionamento da empresa;
  • Garantir o pagamento de impostos dentro dos prazos;
  • Cumprir a legislação trabalhista, assegurando salário, jornada e outros direitos de acordo com as disposições legais;
  • Proteger os dados pessoais de consumidores, funcionários e outros;
  • Realizar avaliações de riscos periódicas;
  • Implantar o programa de compliance e fazer revisões contínuas;
  • Ter um canal de denúncias para prevenção e combate de irregularidades.



Quais vantagens do business compliance?

O business compliance traz uma série de vantagens para a empresa, entre as quais podem ser destacadas:

Proteção de responsabilidades legais

O cumprimento das responsabilidades legais é uma forma de zelar pela reputação da empresa e, também, evitar perdas financeiras por conta de multas, sanções e ajuizamento de ações.

Estar em conformidade legal envolve não apenas aprender a legislação essencial aplicável ao seu negócio, mas também adotá-la de forma eficaz através do programa de compliance.

Zelo da imagem

A imagem de uma empresa está diretamente relacionada à reputação que ela possui diante dos seus diferentes públicos: funcionários, fornecedores, clientes, parceiros, investidores e a comunidade do entorno onde está localizada. Construir uma imagem pública respeitável é uma maneira bem-sucedida de promover seu negócio.

No entanto, a não conformidade pode afetar diretamente a imagem da empresa. Envolvimento em escândalos de corrupção, fraude ou roubo, denúncias trabalhistas, condutas antiéticas e outras irregularidades causam danos à reputação.

Crescimento da empresa

Manter o business compliance contribui para a consolidação de uma cultura organizacional ética, transparente e responsável. Isso cria um ambiente de trabalho saudável e propício ao crescimento.

A transparência nas ações aumenta a credibilidade da empresa junto aos funcionários. O envolvimento de todos no programa de compliance promove o engajamento e o sentimento de pertencimento. Em linhas gerais, a equipe se sente mais motivada e apta para participar, sugerir e produzir.

Retenção de talentos

Um ambiente de trabalho considerado justo e saudável também ajuda na retenção de talentos e, consequentemente, na redução da rotatividade. Além disso, a boa reputação da empresa é um diferencial para atrair bons profissionais.

Ao recrutar novos colaboradores, a empresa pode destacar o compromisso com a segurança física no local de trabalho e com a conscientização sobre a saúde mental, além da conformidade com a legislação trabalhista.

Atração de investidores

A boa reputação também é avaliada por investidores na hora de fazer negócio. O business compliance funciona como uma espécie de termômetro para a atração de investimentos.

Dessa forma, empresas que prezam pelo cumprimento das leis são mais atrativas e entram para o radar dos investidores. Em contrapartida, a não conformidade é um fator que provoca o desinteresse e a perda de investimentos.

Diferencial competitivo

Como dito anteriormente, o business compliance interfere diretamente na reputação da empresa. Assim como funcionários e investidores, a sociedade toma decisões com base na imagem do negócio.
Assim, assegurar a conformidade é um diferencial competitivo no mercado, pois contribui para atrair e fidelizar clientes.

Comece agora o seu business compliance

O primeiro passo para a implantação do business compliance é a avaliação do que é necessário para atender a legislação vigente.
O clickCompliance oferece o suporte necessário para que a sua empresa mantenha a conformidade. Nosso software otimiza processos e auxilia na rotina de trabalho dos profissionais de compliance.

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Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

Governança, Riscos e Compliance: Como Fazer a GRC Funcionar na Sua Empresa?

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13/06/2023

- Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

GRC é a sigla para Governance, Risk, and Compliance, expressão que pode ser traduzida para o português como Governança, Risco e Conformidade. Trata-se de um conceito utilizado no ambiente corporativo para se referir a três aspectos indispensáveis à qualquer organização.

O primeiro deles é a governança corporativa, que consiste no sistema de administração dos negócios com foco na integridade. Seu principal objetivo é promover o equilíbrio dos valores da empresa e os interesses dos stakeholders.

O segundo ponto é a gestão de riscos, trabalho que envolve o gerenciamento de possíveis ameaças às diferentes áreas. A finalidade é identificar as vulnerabilidades para trabalhar a prevenção e a mitigação dos impactos negativos.

O terceiro fator é o compliance, que tem o propósito de assegurar a conformidade com a legislação vigente. Para isso, é realizado um trabalho de compreensão das normas regulatórias e adequação dos processos para o cumprimento de cada uma delas.

Mas, depois de entender o conceito de GRC, é preciso compreender como funciona a integração dessas áreas, a aplicação prática, os desafios e os resultados que podem ser alcançados.

Quer saber mais? Não deixe de ler este conteúdo na íntegra!


GRC: integração entre governança, risco e compliance

O GRC é um método estruturado que inclui ferramentas e processos específicos para promover a integração entre governança, gestão de riscos e compliance.

Os três aspectos já são bastante conhecidos pelas organizações, mas por muito tempo foram trabalhados de forma separada.
A ideia de criar um método unificado e coordenado surgiu com o objetivo de otimizar os processos e aumentar a eficiência do trabalho, garantindo que os resultados sejam alcançados com maior facilidade.


Como funciona a GRC?

Há diretrizes gerais que ajudam a entender como funciona a integração de governança, riscos e compliance na prática. Confira:
Cooperação multifuncional

O método GRC precisa de um trabalho em conjunto dos três setores, que deverá ser disseminado para toda a empresa. Dessa forma, é necessário que:

  • A alta direção e os executivos responsáveis pela governança corporativa considerem os riscos e a conformidade com a legislação nas tomadas de decisão;
  • Os profissionais de compliance devem trabalhar junto com as lideranças de cada setor para a realização da análise e do gerenciamento de riscos;
  • Todos os colaboradores devem contribuir para a conformidade e as práticas de governança. Alguns exemplos dessa colaboração são: a divulgação interna das informações pelo setor de Comunicação, a elaboração de treinamentos de compliance em conjunto com o RH, o zelo pela segurança das informações por parte da equipe de TI.

Framework

O framework é uma estrutura conceitual para orientar as atividades de GRC. Para isso, ele estabelece:
Princípios e valores
Define os princípios éticos e os valores que norteiam a organização, permitindo identificar qual é a cultura corporativa e como deve ser a conduta dos funcionários.

Estrutura organizacional

É o desenho de quais serão os responsáveis e seus respectivos papéis no método GRC. Pode incluir conselhos (Administração, Consultivo, Fiscal, entre outros) e comitês, definir quem irá executar as estratégias e quem deverá participar da Assembleia Geral, por exemplo.

Avaliação de riscos

Inclui os resultados da análise feita em cada setor da empresa a fim de dar o embasamento necessário para a criação da política de compliance e das práticas de governança que serão implantadas.

Políticas e procedimentos

Elenca quais serão as práticas no dia a dia da organização para garantir a eficiência da integração entre governança, risco e compliance.

Controles internos

Mostra o que é necessário para gerenciar e monitorar os riscos e garantir a conformidade com as regulamentações. Isso inclui controles financeiros, estratégias de segurança da informação, políticas de acesso e uso de dados, entre outros.

Monitoramento e relatórios

Define os mecanismos para monitorar o desempenho em relação à GRC, como auditorias, relatórios e métricas.
Treinamento e conscientização

Cria um cronograma para treinamentos que irão capacitar e conscientizar todos os funcionários sobre a importância do método GRC.

Maturidade

É uma forma de avaliar a integração entre governança, risco e compliance. Quanto mais sistematizado forem esses três aspectos, melhores serão os resultados em termos de otimização e eficiência dos processos.

Dessa forma, é possível perceber o aumento da produtividade, a redução de custos e desperdícios, o maior controle em situações adversas, entre outros benefícios.

Quanto mais integrado, maior é a maturidade do GRC.


Qual é a importância do GRC para os negócios?

A abordagem integrada promovida pelo GRC ajuda as organizações no trabalho de gerenciar efetivamente os riscos, manter a conformidade com as regulamentações, melhorar a eficiência operacional e proteger sua reputação.

No longo prazo, este trabalho permite que as empresas se tornem mais resilientes, responsáveis e bem-sucedidas.
Podemos resumir a importância do GRC nos seguintes tópicos:

  • Favorece uma gestão eficaz;
  • Permite identificar e mitigar riscos, o que reduz os impactos negativos em momentos de adversidade;
  • Fortalece o compliance, garantindo a conformidade com a legislação vigente;
  • Maior eficiência operacional, uma vez que otimiza processos;
  • Proteção da reputação;
  • Tomada de decisões a partir de uma visão sistêmica.





Quais os desafios para a implantação do GRC?

Algumas questões desafiam a implantação do método GRC de forma adequada, comprometendo os resultados esperados. Entre elas estão:

  • Ausência de cooperação entre os setores;
  • Falha na comunicação;
  • Uso de framework incompleto;
  • Desinteresse pelos processos de compliance;
  • Falta de investimentos em tecnologia.


Quais tecnologia podem ajudar no GRC?

A tecnologia desempenha um papel fundamental no suporte ao GRC. As empresas podem utilizar softwares e sistemas automatizados para facilitar a coleta, a análise e o monitoramento de informações sobre governança, riscos e conformidade.

A tecnologia do clickCompliance facilita este trabalho que contribui diretamente para a organização do GRC.
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Ambiente Corporativo, Ambiente de trabalho, Fique por Dentro, Funcionalidades

Tudo o Que Você Precisa Saber para Implantar um Sistema de Compliance

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13/06/2023

- Ambiente Corporativo, Ambiente de trabalho, Fique por Dentro, Funcionalidades

A tecnologia tem sido cada vez mais usada para facilitar o dia a dia das empresas em diferentes aspectos, contribuindo para maior agilidade no atendimento, melhorias nos processos, automatização de serviços, maior precisão técnica nas avaliações de qualidade, entre outras funções. No setor de compliance não é diferente: a tecnologia pode ser uma grande aliada para a realização do trabalho de gestão de riscos com o propósito de evitar o descumprimento das determinações previstas na legislação.

Em síntese, o principal objetivo do compliance é assegurar que uma organização se mantenha em conformidade com as leis, normas regulatórias e outras resoluções que se aplicam ao negócio.Para isso, é elaborado um conjunto de regras e procedimentos internos com foco na realidade da organização. A rotina do setor de compliance é repleta de processos e ações para a conscientização dos funcionários, prevenção de riscos, investigação de irregularidades, avaliação periódica e atualização da política de compliance.

Todo esse trabalho pode ser beneficiado com a implantação de um sistema compliance. Mas como fazê-lo? Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura!

Neste conteúdo, organizamos todas as informações sobre o sistema compliance: o que é, como funciona, quais os benefícios e como implantá-lo.

O que é sistema compliance?

Sistema compliance é uma solução tecnológica desenvolvida para a realização das etapas do trabalho de conformidade nas organizações.
Através do uso de um software de compliance, os profissionais da área podem otimizar processos e torná-los mais precisos, o que contribui para aumentar a eficiência prática da política de compliance que foi criada para a empresa.

Dessa forma, um sistema compliance consiste em empregar a tecnologia no dia a dia de trabalho do setor, a fim de auxiliar a gestão das regras e procedimentos internos criados.

Há vários softwares disponíveis no mercado, mas antes de escolher um deles é preciso avaliar quais são as demandas do setor de compliance.

Como funciona um sistema compliance?

Em geral, o sistema compliance oferece soluções tecnológicas que facilitam o dia a dia de trabalho dos profissionais da área. Isso pode incluir:

Governança de documentos

A tecnologia para a governança de documentos tem como principal finalidade reduzir o tempo gasto com burocracias envolvidas na gestão das políticas corporativas. Assim, é possível, por exemplo:

  • Controlar aceites: o setor de compliance tem a garantia de que o funcionário leu, compreendeu e aceitou as políticas criadas.
  • Acompanhar prazos: a tecnologia oferece notificações sobre prazos, revisões e necessidade de revalidação de documentos.
  • Fazer pesquisa inteligente: é possível buscar documentos específicos por palavras-chave.
  • Criar alertas e lembretes: o sistema compliance para a governança de documentos apresenta a opção para o profissional de compliance receber notificações sobre as etapas do trabalho.
  • Realizar uma aprovação multinível: é possível enviar uma política interna para a aprovação de diferentes lideranças e gestores, a partir de uma configuração personalizada do workflow.
  • Criar declarações e contratos: também é possível elaborar documentos personalizados para cada funcionário.

Canal de denúncias

O sistema compliance também costuma disponibilizar um canal de denúncias, ferramenta indispensável para a prevenção, identificação e fiscalização de irregularidades.
Em geral, o sistema compliance oferece uma ferramenta que permite:

  • Acesso on-line;
  • Denúncia anônima ou identificada;
  • Protocolo para o acompanhamento pelo denunciante;
  • Gestão da apuração, que é feita em sigilo, pelo setor de compliance;
  • Chat anônimo com o denunciante em caso de necessidade de mais informações;
  • Indicadores e relatórios sobre o uso da ferramenta.

Compliance bot

É uma tecnologia que busca agilizar o esclarecimento de dúvidas dos funcionários da empresa. Através do compliance bot, os colaboradores podem fazer perguntas sobre o funcionamento das políticas internas, os procedimentos para a realização de denúncias e, até mesmo, compreender se uma determinada situação é considerada irregular ou antiética.

As perguntas podem ser feitas de forma anônima, fora do horário e local de trabalho, caso o funcionário assim o prefira. Entre as funcionalidades da ferramenta estão:

  • Respostas para dúvidas mais frequentes;
  • Referências a políticas e documentos corporativos;
  • Indicadores sobre atendimento, perguntas e respostas;
  • Encaminhamento da dúvida para o setor de compliance, quando necessário;
  • Avaliação do usuário sobre efetividade;
  • Extensão para o público externo (fornecedores, parceiros, entre outros).

Treinamentos de compliance

O sistema compliance também inclui tecnologias para a realização de treinamentos virtuais, que podem ser customizáveis, de acordo com a demanda da empresa.

Treinar os funcionários é uma das principais ações do setor de compliance. Após a criação da política interna, é necessário informá-la a todos os colaboradores para que as propostas sejam aplicadas na prática.

O sistema para treinamento de compliance não só facilita a realização da capacitação, como oferece funcionalidades que garantem a participação e a compreensão do funcionário sobre as informações que foram trabalhadas.

Processos de compliance

Conforme dito anteriormente, a rotina do setor de compliance envolve muitos processos. Automatizá-los, é uma forma de tornar o trabalho mais ágil e menos suscetível aos erros.
É possível trabalhar questões como:

Isso é feito através da automatização de etapas como:

  • Coleta de informações (preenchimento de formulários);
  • Análise e tratamento dos dados preenchidos;
  • Finalização do processo com a recomendação para cada caso;
  • Recebimento de indicadores e alertas.

O uso do sistema compliance para a realização desses processos permite que apenas as situações mais críticas cheguem ao setor para serem resolvidas de forma manual. Assim há mais tempo para os profissionais da área resolverem os casos delicados

Canal de privacidade

O canal de privacidade é uma tecnologia que assegura a conformidade da organização com a Lei nº 13.709/2018.
Popularmente conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), ela determina que todas as organizações, públicas e privadas, façam o tratamento correto para a coleta, o armazenamento e o uso de informações pessoais.

O canal de privacidade é a ferramenta do sistema compliance que atende todas as exigências da lei, tais como:

  • Confirmação do tratamento de dados pessoais pela organização;
  • Acesso, correção, portabilidade, bloqueio e eliminação de dados;
  • Anonimização de dados pessoais;
  • Informações sobre entidades públicas e privadas com as quais houve o compartilhamento;
  • Possibilidade de não fornecer ou revogar o consentimento do uso de dados.



Benefícios do sistema compliance

Conforme visto, o uso do sistema compliance oferece uma série de benefícios para as empresas. Entre os principais estão:

  • Otimização de processos;
  • Redução do tempo gasto pelos profissionais de compliance com burocracias corporativas;
  • Maior agilidade no atendimento e esclarecimento de dúvidas dos funcionários;
  • Auxílio para a identificação e a resolução de irregularidades no ambiente empresarial;
  • Maior precisão em relação aos prazos;
  • Suporte para a conscientização e o treinamento dos funcionários sobre as políticas de compliance.

Como implementar o sistema compliance?

É preciso avaliar quais soluções do sistema compliance melhor atendem as necessidades da organização.

O software do clickCompliance é uma opção completa com uma variedade de módulos que podem ser personalizados para a rotina da sua empresa.

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Educação

Compliance e Educação: A Importância de Integrar Valores Éticos no Ensino 

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12/05/2023

- Educação

Em um mundo em constante evolução, a integração de compliance e educação se torna cada vez mais relevante. A adoção de práticas éticas e transparentes é crucial para garantir a sustentabilidade e o sucesso de qualquer organização, seja ela uma empresa, instituição de ensino ou entidade governamental.  

Ao cultivar uma cultura de compliance nas instituições educacionais, estamos investindo no desenvolvimento de futuros líderes conscientes e responsáveis. 

Acompanhe nesse artigo sobre como o compliance e a educação andam de mãos dadas e fique por dentro desse tema importantíssimo. 


Boa leitura! 


Os braços do compliance na educação 

O compliance, como um conjunto de normas e políticas, visa garantir que uma organização funcione de acordo com os padrões legais, éticos e regulamentares.  

Na educação, essa abordagem pode ser aplicada em diferentes níveis: desde a elaboração de políticas internas de conduta até a promoção de uma cultura de responsabilidade e transparência entre alunos, professores e funcionários.
 

Incorporar o compliance no ambiente educacional significa trabalhar com os estudantes desde cedo para desenvolver habilidades críticas, como pensamento ético, tomada de decisão responsável e resolução de conflitos.
  

Essas habilidades são fundamentais para a formação de cidadãos comprometidos com a integridade e a justiça, que estarão melhor preparados para enfrentar os desafios do mundo corporativo e social.
 

Além disso, a prática do compliance na educação ajuda a prevenir e combater problemas como assédio, discriminação, plágio e corrupção. Ao estabelecer políticas claras e promover o diálogo aberto sobre questões éticas, as instituições de ensino reforçam seu compromisso com a integridade e contribuem para a construção de uma sociedade mais justa e inclusiva. 

 

Os educadores e sua influência 

O papel dos educadores é fundamental nesse processo. Professores e gestores escolares devem ser capacitados para identificar e abordar questões de compliance, servindo como exemplos de conduta ética para seus alunos.
  

Não só isso, a implementação de programas de treinamento em compliance pode contribuir para o desenvolvimento profissional e pessoal dos educadores, bem como para a eficiência e a qualidade da educação oferecida. 

 

Compliance no ensino superior 

No ensino superior, o compliance refere-se à conformidade com leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis às instituições educacionais. Isso envolve garantir que a instituição esteja operando de acordo com as normas legais e regulatórias, tanto em termos acadêmicos quanto administrativos.
 

As instituições de ensino superior devem cumprir diversas regulamentações, como leis educacionais, diretrizes governamentais, regulamentos acadêmicos e padrões de qualidade. Elas devem assegurar, por exemplo, que seus programas estejam de acordo com as normas curriculares estabelecidas, que as políticas de inclusão e acessibilidade sejam seguidas, e que os recursos financeiros sejam utilizados de forma adequada e transparente.
 

O compliance no ensino superior também abrange aspectos como proteção de dados, ética acadêmica, relações trabalhistas e contratos. Isso significa que as instituições devem garantir a privacidade e segurança das informações dos alunos, promover uma cultura de integridade acadêmica, cumprir as leis trabalhistas e estabelecer contratos e parcerias de forma adequada e transparente. 

 

Por que é importante adotar um compliance educacional?  

Aqui estão alguns motivos para implementar o compliance educacional em sua instituição de ensino superior (IES): 

 

Diminuição de riscos de penalidades regulatórias  

O setor educacional deve seguir várias normas estabelecidas pelo MEC (Ministério da Educação). O descumprimento dessas normas pode levar a sérias penalidades por parte das autoridades reguladoras, afetando processos internos, a imagem da instituição e resultados comerciais, como queda do número de matrículas e até o fechamento da instituição. 

 

Prevenção de perdas financeiras  

Se uma ação interna violar as normas do MEC ou de outras autoridades reguladoras, há um alto risco de perdas financeiras, afetando a instituição a curto, médio e longo prazo.

Além disso, o não cumprimento das normas pode levar ao descredenciamento dos programas governamentais e a impactos financeiros significativos. Situações indenizatórias, como preconceitos, agressões e outros comportamentos irregulares, podem gerar condenações legais expressivas e resultar em prejuízos financeiros e comerciais. 

 

Redução das chances de danos à reputação da instituição  

Como mencionado anteriormente, as IES têm uma relação direta com o mercado e uma missão de zelar pela sociedade, promovendo a educação e a formação de profissionais qualificados.

Portanto, atitudes inadequadas ou outras situações podem prejudicar a reputação da instituição, afetar o desempenho e até mesmo levar à falência, dependendo do impacto. 

 

Como estabelecer um compliance educacional eficiente?  

Para implementar um compliance educacional robusto em sua IES, algumas ações são fundamentais, como: 

 

  1. Criar um Código de Conduta: O Código de Conduta é um conjunto de regras éticas, transparentes, respeitosas, confiáveis, responsáveis e solidárias que orientam o comportamento de um grupo de pessoas. Nas IES, é possível estabelecer regulamentos para professores e alunos, indicando direitos, deveres e possíveis penalidades. 
  2. Implementar um Canal de Ouvidoria e um Canal de Denúncias: Estes dois canais promovem a interação com alunos, professores e outros membros da instituição. O Canal de Ouvidoria permite que os usuários apresentem reclamações, sugestões e elogios, enquanto o Canal de Denúncias permite que relatem irregularidades. Para garantir a eficácia desses canais, é necessário assegurar a privacidade e a confidencialidade dos denunciantes e estabelecer medidas eficientes para investigar as situações. 
  3. Estabelecer mecanismos de monitoramento e acompanhamento: O compliance educacional só é eficaz se houver meios de acompanhar as medidas adotadas. Além do gerenciamento adequado dos canais de denúncias e ouvidoria, a tecnologia pode ajudar a garantir que todos estejam cumprindo suas responsabilidades, permitindo o monitoramento de alunos e professores, automatizando a comunicação, tornando a coleta de dados mais transparente, promovendo uma gestão inteligente e, facilitando o cumprimento das normas. 

 

Como implementar um programa de compliance inteligente

É importante compreender que o compliance é um trabalho realizado no dia a dia, de forma contínua. Então, mais do que criar um programa, é preciso aplicar cada ação na rotina da gestão e de cada área do ambiente escolar. 
 
Neste sentido, o envolvimento de toda a equipe no cumprimento do programa é fundamental. Também é importante que, a partir do monitoramento e das avaliações de desempenho, o programa possa ser aperfeiçoado. 
 
O propósito do compliance é consolidar uma cultura organizacional ética, responsável e transparente que possa: 
 
 

  • Melhorar os processos e os resultados; 
  • Aumentar a credibilidade da instituição; 
  • Fortalecer a imagem institucional; 
  • Oferecer segurança jurídica; 
  • Evitar prejuízos financeiros decorrentes de multas, sanções e processos trabalhistas; 
  • Evitar danos à reputação por conta de escândalos de fraudes e corrupção; 
  • Promover o crescimento sustentável da instituição. 

 
Há várias ferramentas que podem otimizar o trabalho do compliance.  

Entre em contato com o clickCompliance para saber mais e agendar uma demonstração!  

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Ambiente de trabalho, Ambiente de trabalho, Ambiente de trabalho, LGPD, Política de privacidade

O que são Dados Sensíveis e Como Devem ser Tratados por Empresas

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14/03/2023

- Ambiente de trabalho, Ambiente de trabalho, Ambiente de trabalho, LGPD, Política de privacidade

A sociedade está cada vez mais conectada. Produtos, serviços e informações estão disponíveis em diversos canais digitais. Nas empresas, as novas tecnologias são aliadas para o aprimoramento de processos e a realização do trabalho no dia a dia.

Diante dessa realidade de digitalização, a legislação precisou estabelecer parâmetros para os cuidados com a privacidade e a segurança de dados. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018) — foi aprovada em 2018.

O texto define o que são dados pessoais, quais deles são considerados dados sensíveis e qual é o tratamento correto que deve ser dado pelas organizações, inclusive no ambiente digital.

O descumprimento da LGPD implica sanções aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Diante disso, as empresas estão cada vez mais atentas à necessidade do compliance digital.

Neste conteúdo, explicaremos a diferença entre dados pessoais e dados sensíveis, quais os cuidados que as empresas devem ter com cada um deles e como é a relação entre o compliance e a LGPD.

Boa leitura!

Dados pessoais x dados sensíveis: entenda a diferença

O principal propósito da LGPD é assegurar que as organizações deem o tratamento correto para as informações pessoais, respeitando a privacidade e a segurança dos titulares. Para isso, o texto traz duas definições sobre as informações pessoais:

Dados pessoais

São as informações que permitem a identificação do titular. Algumas deles são:

  • nome;
  • gênero;
  • e-mail;
  • filiação;
  • número de telefone;
  • endereço residencial;
  • data e local de nascimento;
  • documentos (RG, CPF, carteira de trabalho);
  • informações bancárias (conta, agência, número de cartões).

Dados sensíveis

São informações pessoais que podem colocar o titular em situação de vulnerabilidade, como ser vítima de um ato de discriminação. De acordo com a LGPD, entre os dados sensíveis estão:

  • religião, crenças e convicções filosóficas;
  • informações sobre saúde ou vida sexual;
  • dado genético ou biométrico;
  • posicionamento político;
  • origem racial ou étnica;
  • filiação sindical.


Como as empresas devem tratar os dados sensíveis

A LGPD confere uma série de atribuições às organizações para coleta, armazenamento e uso de dados pessoais de terceiros, como consumidores, funcionários e parceiros.

Com relação aos dados sensíveis, porém, a lei é categórica: nenhuma empresa ou indivíduo pode utilizá-los, salvo em situações específicas e que se configurem como exceções.

Alguns contextos que permitem o uso dessas informações confidenciais são:

  • realização de estudos via órgão de pesquisa. Nesse caso, a anonimização dos dados deve ser garantida sempre que possível;
  • dado essencial para assegurar a integridade física de uma pessoa;
  • dado necessário para o desenvolvimento de políticas públicas;
  • consentimento do uso pelo titular ou responsável;
  • titular corre o risco de ser vítima de fraude;
  • exercício de direito, contrato ou processo;
  • cumprimento de obrigação legal;
  • tutela de saúde.

O uso de dados sensíveis fora de qualquer um desses contextos é considerado ilegal.

Vazamento de dados sensíveis: o que diz a LGPD

O vazamento de dados sensíveis implica sanções para as organizações, que variam de acordo com a gravidade do caso. Desde agosto de 2021, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) está autorizada a aplicar as penalidades previstas pela LGPD. Dentre as quais estão multa, suspensão do banco de dados e proibição parcial ou total da atividade.

As empresas realizam a coleta de dados pessoais por diferentes motivos, como:

  • aplicar pesquisas de satisfação com consumidores;
  • conhecer seu público-alvo;
  • contratar funcionários;
  • efetuar pagamentos;
  • analisar parcerias;
  • realizar entregas.

O uso de dados pessoais exige o gerenciamento de riscos por parte das organizações. É esse cuidado que vai garantir a conformidade com a legislação e a efetividade das boas práticas de governança.

Compliance pode ajudar na preservação de dados sensíveis

Quando se fala em conformidade com a legislação, estamos nos referindo à adoção de um programa de compliance.

O compliance é o trabalho desenvolvido dentro da empresa com o propósito de alinhar a conduta de todos os funcionários com o que é disposto pelas leis.

Após realizar uma avaliação de riscos, é feito um programa de ações internas para evitar o descumprimento das normas vigentes. Para isso, é importante a empresa designar pessoas do próprio quadro de funcionários que ficarão responsáveis pela tarefa ou contratar um profissional de compliance.

O trabalho de mapeamento dos riscos deve ser feito em todos os setores da empresa para identificar os mais vulneráveis. As áreas responsáveis por coletar, armazenar e utilizar dados pessoais de terceiros devem estar em compliance com a LGPD e ser instruídas a não usar informações consideradas sensíveis.

O que é compliance digital

Há diferentes tipos de compliance que podem ser aplicados na empresa a partir da identificação dos riscos.
O compliance digital tem o objetivo de assegurar que as diferentes leis que regem o ambiente digital sejam cumpridas, como:

  • Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018)
  • Código de Defesa do Consumidor — CDC (Lei nº 8.078/1990)
  • Marco Legal das Startups (Lei Complementar nº 182/2021)
  • Lei do E-commerce (Decreto nº 7.962/2013)
  • Marco Civil da Internet (Lei nº 12.695/2014)

A LGPD determina que o tratamento adequado aos dados pessoais deve ser cumprido também pelos canais digitais da empresa.
Vantagens de estar em conformidade com a LGPD

São muitos os benefícios do compliance para as empresas. No caso da LGPD, além de maior segurança jurídica, há o aumento da confiança dos diferentes públicos do negócio. Veja outras vantagens:

  • desenvolvimento de uma cultura organizacional ética, transparente e responsável;
  • diferencial competitivo para atrair mais clientes e investidores;
  • diminuição de multa, sanções, processos e outros prejuízos;
  • conscientização dos funcionários;
  • aumento da credibilidade;
  • fortalecimento da marca;
  • prevenção de riscos.

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Ambiente de trabalho, Como fazer, LGPD

Política de Segurança da Informação: Guia Definitivo

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01/02/2023

- Ambiente de trabalho, Como fazer, LGPD

Ter uma política de segurança da informação tornou-se fundamental em meio ao aumento do fluxo de dados e dos riscos de fraudes e golpes na era digital.

O vazamento de dados é um crime que implica diferentes penalidades. Portanto, garantir a proteção das informações pessoais de clientes, colaboradores e parceiros é obrigatório por lei.

Também chamada de LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) estabelece os cuidados adequados para a coleta, o armazenamento e o tratamento dessas informações.

Estar em conformidade com a LGPD e garantir os cuidados necessários com todo tipo de informação que abrange a atividade são ações essenciais para quem busca longevidade no mercado.

Para saber mais sobre o que é, como funciona, qual é a importância e como implantar uma política de segurança da informação, não deixe de ler esse conteúdo até o final!

 

O que é política de segurança da informação?

É um conjunto de práticas que buscam proteger e preservar os dados de uma organização.

Essa política deve ser criada com base no dia a dia da instituição, considerando o fluxo de dados recebidos e o trabalho de seu armazenamento.

A política de segurança da informação deve ser registrada em documento e divulgada para que todos os colaboradores tomem conhecimento e, assim, ela possa ser colocada em prática de forma efetiva.

Quais os princípios da política de segurança da informação?

  • Autenticidade: garante a identificação do usuário para o acesso aos dispositivos que permitem inclusão e exclusão de informações, assegurando que apenas pessoas devidamente autorizadas possam fazê-lo
  • Confidencialidade: as informações devem ser protegidas, e o acesso é restrito apenas à pessoa autorizada e credenciada pela organização
  • Confiabilidade: assegura a autenticidade e a veracidade das informações
  • Disponibilidade: pessoas autorizadas têm acesso aos dados sempre que necessário
  • Integridade: a informação oferecida é exata, completa e protegida contra fraudes e manipulações

Quem deve adotar uma política de segurança da informação?

Toda e qualquer organização que tenha acesso às informações pessoais de colaboradores, clientes, fornecedores e outros indivíduos.

A política de segurança da informação é o caminho para a preservação e a proteção dessas informações que, cada vez mais, têm sido alvo de golpes no país.

A responsabilidade de proteger esses dados cabe a qualquer tipo de instituição que tenha acesso a eles, independentemente do tamanho e setor de atuação.

Dessa forma, podemos resumir:

  • profissionais autônomos (advogados, contadores e consultores, por exemplo);
  • empresas da iniciativa privada (comércio, indústria e serviços);
  • organizações do terceiro setor;
  • instituições do setor público.

O que são informações pessoais?

Segundo a LGPD, são consideradas informações pessoais aquelas que permitem identificar o titular. Alguns exemplos são:

  • informações de contato (endereço, telefone, e-mail);
  • data e local de nascimento;
  • dados bancários;
  • nome dos pais;
  • documentos;
  • gênero;
  • nome.

A LGPD esclarece, ainda, que entre as informações pessoais há aquelas que são consideradas “dados sensíveis”, por deixarem o titular vulnerável à discriminação, como:

  • informações da vida íntima e sexual;
  • dados genéticos ou biométricos;
  • condições de saúde;
  • opinião política;
  • filiação sindical;
  • raça e etnia.

4 razões para implementar uma política de segurança da informação

O fluxo de informações abrange desde os profissionais autônomos e pequenos negócios até as grandes instituições. Implementar uma política de segurança tornou-se uma necessidade real. Saiba os motivos:

1. Reduz os riscos
Lidar com informações pessoais é uma grande responsabilidade e, consequentemente, um risco. Toda organização que precisa desse tipo de dado para exercer suas atividades deve adotar uma política de segurança a fim de evitar uso indevido, roubo, golpes e fraudes.

2. Evita multas, sanções e penalidades
O vazamento de dados pessoais implica penalidades. A LGPD prevê advertência, multa de até R$ 50 milhões, bloqueio do banco de dados e até a proibição parcial ou total das atividades. Por isso, a segurança da informação também é uma garantia de segurança jurídica.

3. Evita processos
Vítimas que tiveram seus dados expostos podem processar os responsáveis na Justiça. Além dos custos, a situação provoca danos à imagem e à reputação.

4. Mantém a credibilidade no mercado
Outro motivo para investir numa política de segurança da informação é evitar perder a credibilidade conquistada no mercado. Ter o nome envolvido em um episódio de vazamento de dados mancha a reputação e interfere negativamente na imagem perante o público.

Política de segurança da informação e compliance: qual a relação?

Por tudo que foi mencionado até aqui, dá para observar uma relação direta entre política de segurança da informação e compliance.

Considerando que o compliance é um conjunto de normas estabelecidas a fim de garantir a conformidade com a legislação vigente, pode-se afirmar que a política de segurança da informação é um dos mecanismos usados por ele para atingir seu objetivo.

Ela é uma aliada, sobretudo, para o compliance digital, que tem como foco o atendimento às leis que regem o ambiente digital.



Como criar uma política de segurança da informação?

Esse trabalho pode ser realizado pela equipe ou profissional responsável pelo compliance. Para tal, será necessário:

  • avaliar o fluxo de informações recebidas, como é feito o armazenamento e quais setores lidam com esses dados;
  • realizar um diagnóstico de segurança da informação junto aos profissionais de TI para uma análise de riscos em potencial;
  • categorizar os tipos de informação da empresa em pública, privada, íntima e sigilosa;
  • estabelecer os níveis de acesso para cada tipo de informação, identificando as pessoas autorizadas a lidar com cada uma delas;
  • utilizar recursos tecnológicos para aumentar a segurança das informações;
  • traduzir todos os processos anteriores em normas de conduta que deverão ser seguidas por toda a equipe;
  • divulgar as normas, incluindo penalidades para o descumprimento, para todos os membros da organização. Isso pode ser feito por meio da inclusão dessas práticas no Código de Ética;
  • realizar campanhas internas e treinamentos de compliance para envolver a equipe e esclarecer eventuais dúvidas;
  • ter um canal de denúncias para a apuração de irregularidades;
  • incorporar a política de segurança da informação como uma ação de compliance, que exige monitoramento periódico para o seu
    aprimoramento.

Saiba como começar

As soluções tecnológicas desenvolvidas pelo clickCompliance podem ajudar nos processos de elaboração, implantação, divulgação e monitoramento da política de segurança da informação nas organizações.

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