Funcionalidades, Governança de Documentos

As políticas corporativas não são apenas um dos pilares dos programas de Compliance, são um dos primeiros passos de implantação do programa. Arriscamos dizer, inclusive, que não existe um programa de integridade na empresa sem um Código de Ética e outras políticas. Mas fazer a gestão delas pode ser complicado.

Por exemplo, uma parte importante do programa de Compliance mas muito complexa é conseguir recolher e documentar qual funcionário leu e aceitou qual política. Além de, também, conseguir que os funcionários de fato leiam e aceitem as políticas.

Vamos imaginar um cenário de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais (que todo colaborador precisa aceitar). Além disso, os terceiros (distribuidores, fornecedores, etc.) também precisam aceitar essas e outras políticas. Coletar os aceites de forma organizada, e assegurar a leitura e entendimento de tanto documento é muito complexo.

Nesse blogpost vamos explicar como as empresas recolhem aceites e tentam provar que quem aceitou realmente leu e entendeu, e por que na maioria das vezes essas estratégias não funcionam. Depois, vamos te mostrar o que você precisa fazer para ter evidências reais de que seus funcionários têm ciência das políticas da empresa.

Quais estratégias existem?

Essas são as duas estratégias que são encontradas em algumas ferramentas e algumas empresas. Apesar de muito usadas, não são um indicador muito preciso de leitura. Ainda por cima, políticas corporativas nem sempre são feitas com uma linguagem fácil de entender. Ou seja, muitos colaboradores aceitam sem ter realmente entendido o que leu.

• Tempo de permanência na página

Essa estratégia contabiliza quanto tempo a pessoa ficou com a política aberta no computador. Isso não produz nenhuma evidência de que a pessoa realmente está lendo a política. Ela pode simplesmente abrir a página, esperar um tempo, ir fazer outra coisa, etc.

• Rolagem até o final da página

Essa é uma tática muito usada em termos de uso que encontramos na internet. O problema é que, de novo, não tem nada que comprove que a pessoa leu e muito menos de que entendeu. Você pode simplesmente rolar a política até o final e o botão de aceite é liberado.

Como provar que quem aceitou a política corporativa realmente leu e entendeu?

Nós decidimos que apenas aceitar uma política corporativa como quem marca “eu li e aceito os termos de uso” não é evidência de que seu colaborador sabia o que ele podia fazer ou não. Para a legislação ou em uma auditoria, é preciso mostrar que seus funcionários entenderam o que leram.

Ou seja, você tem que mostrar que sua empresa fez questão de ter certeza absoluta de que seu funcionário tinha ciência das políticas da empresa. Assim, se ele cometer algum ato ilícito, ele sabia que não era permitido.

A nossa solução foi essa: para conseguir essas evidências, antes de um aceite ser liberado pelo clickCompliance o colaborador precisa responder pequenos questionários sobre a política que você configura.

Se ele não acertar a quantidade certa, tem que sair da política e entrar novamente. Mas ele não precisa se preocupar com punições. O objetivo desses questionários não é avaliar. Para isso existem os treinamentos. Queremos apenas garantir que ele entendeu a política.

• Indicadores de Compliance

Essas evidências ficam disponibilizadas em gráficos intuitivos e em tempo real no seu dashboard para serem usadas em investigações e auditorias. Esses dados também servem para otimizar o seu programa de integridade em setores que têm uma performance pior.

Assim, você sabe exatamente quem, em cada departamento ou setor, não só leu como entendeu (ou não entendeu) cada política.

Boas práticas em questionários

A seguir listamos algumas boas práticas que sugerimos para quem quer otimizar os questionários que serão aplicados. Não só ajudam a convencer funcionários a lerem mesmo a política, como tornam seus dados mais precisos.

• Os critérios das perguntas

Uma dúvida que às vezes surge é como escolher as melhores perguntas. Afinal, se forem abrangentes demais podem ser muito fáceis ou não comprovarem nada, e se forem específicas demais podem ser tão difíceis que nem quem entendeu vai saber responder.

O que sugerimos é identificar o que exatamente em todo o conteúdo daquela política é realmente importante que o funcionário saiba. Ou seja, um ponto de alto risco de atividade ilícita ou algo que é requerido por lei que os funcionários façam.

• Atualização de versões das políticas corporativas

O clickCompliance permite que você crie novas versões de políticas. Ou seja, uma política pode precisar ser atualizada sem que você crie toda uma nova política no software. Nesse caso as perguntas também não precisam ser reconfiguradas, mas os funcionários terão que aceitar a política novamente e responder o questionário.

Pode acontecer, por exemplo, de atualizar um ponto da política que estava nas perguntas, ou adicionar um novo ponto importante que precisa estar nas perguntas. Por isso, fique de olho nessa manutenção.

• Banco de perguntas

Um outro possível problema é que o funcionário erre as perguntas, saia da política e entre de novo, escolha outra opção errada, saia, entre de novo e acerte assim por eliminação. O que sugerimos é usar a possibilidade de banco de perguntas do clickCompliance.

Você deve criar em média 10x a quantidade de perguntas que terão no questionário. Então, por exemplo, se o funcionário abrir a política e ter 2 perguntas, mas não acertar a quantidade necessária, quando ele entrar novamente serão sorteadas 2 novas perguntas de um banco de 20 opções.