Nenhuma empresa quer sofrer com problemas que possam difamar ou comprometer a imagem da companhia. Mas ainda assim, esses problemas estão acontecendo todos os dias, dentro e fora do ambiente corporativo.
Ao passo que esses problemas aumentam, foi ficando cada vez mais complexo de cortar as raízes dos mesmos de uma forma eficaz. Isso porque muitos desses problemas envolvem diversas áreas da empresa e as pessoas têm medo de se comprometerem quando tomam a decisão de denunciar algo com que elas não concordam ou até mesmo um comportamento suspeito.
Sendo assim, muitas empresas passaram a se preocupar com como garantir um terreno seguro para que os colaboradores possam fazer as denúncias com segurança e evitar uma série de problemas que acompanham esse quadro.
A seguir, entenda como criar esse espaço seguro para sua empresa por meio do canal de denúncias e como evitar que esses problemas afetem o andamento da organização.
Qual é a importância de um canal de denúncias dentro de uma empresa?
Você sabia que, em muitos casos, os funcionários testemunham comportamentos ilegais diariamente e, mesmo assim, optam por não os denunciar? Aproximadamente 87% das pessoas que já sofreram assédio moral ou sexual no local de trabalho não denunciaram. O porcentual foi identificado por meio de pesquisa realizada com 4.975 usuários do site Vagas.com.
Isso acontece pelo medo de se comunicar com o gestor responsável e sofrer represálias na empresa. Relatar violações ao seu chefe ou superiores pode ser perigoso, especialmente em organizações que não garantem o anonimato dos denunciantes.
Os colaboradores que sofrem dessa situação correm o risco de retaliação e demissão por denunciar o assunto, e tantos ficam tão sobrecarregados ao testemunhar violações de seus supervisores que acabam demitindo-se sem levar os casos para frente.
Se um deles conseguir manter seu cargo na organização, poderá sofrer isolamento social e afetar seus relacionamentos.
Dito isso, canais de denúncia externos, anônimos e amplamente divulgados devem ser implementados para que funcionários bem-intencionados se sintam protegidos de qualquer retaliação, discriminação ou ameaça que a possam vir a acarretá-los.
O que é um canal de denúncias?
Os canais de denúncia são ferramentas relacionadas ao cumprimento do programa de compliance de uma organização.
É um canal de comunicação no qual seus clientes, parceiros e colaboradores podem denunciar práticas consideradas ilícitas, como: corrupção, assédio moral e sexual, fraude, conflito de interesses, propina, segurança da informação, etc.
É uma ferramenta que permite com que os denunciantes falem de forma anônima e segura, a fim de expor violações cometidas e fornecer provas com o objetivo de revelar maneiras de responsabilizar o autor (ou autores) por possíveis condutas ilícitas.
As reclamações podem ser coletadas de várias maneiras, mas principalmente por e-mail, linhas telefônicas e formulários online.
Como funciona um canal de denúncias?
Já ficou claro que o canal de denúncias é uma ferramenta importantíssima no que diz respeito à resolução de diversos problemas que os colaboradores possam sofrer dentro da empresa. Mas como isso funciona na prática? Quais são os caminhos e as medidas que são tomadas para que esse canal funcione de uma maneira efetiva?
Basicamente, o caminho que ocorre dentro do canal, é:
- Captação das denúncias;
- Análise dos dados registrados;
- Análise do relato;
- Triagem (é denúncia ou não?);
- Caso seja de fato uma denúncia, analisar os dados para elaboração do plano de investigação;
- Aprovação para investigar;
- Registro do plano de investigação e atas de reuniões no sistema;
- Proceder investigação;
- Emissão do Relatório;
- Encerramento da denúncia;
- Registro procedente ou improcedente;
- Adoção de medidas disciplinares e definição de ações afim de evitar a reincidência. Monitoramento suportado pelos indicadores do sistema.
Para que serve o canal?
O canal é uma linha direta que permite a funcionários e outras pessoas denunciarem confidencialmente alguma conduta antiética dentro da organização. É uma ferramenta importante para reduzir riscos e construir confiança, pois permite aos gestores detectar e atuar em relação a possíveis condutas inadequadas em um estágio inicial.
Dessa forma, o canal também desempenha um papel preventivo, pois sua mera existência pode fazer as pessoas pensarem duas vezes antes de cometer atos de fraude, corrupção, assédio e outras práticas impróprias.
Diferenças entre canal de denúncia externo e interno
A distinção entre canais de denúncia externos e internos é simples: os canais de denúncia internos são controlados pela própria empresa. Já o externo é controlado por uma empresa terceirizada que se responsabiliza pelo bom funcionamento do canal.
Ambos os canais têm o objetivo de analisar as informações denunciadas e categorizar da melhor forma possível para o comitê de ética da empresa, alcançando o resultado correto, dando todas as ferramentas necessárias para que a organização tome as medidas apropriadas.
Escolher a opção certa nem sempre é fácil, pois o canal ideal varia de acordo com as características e necessidades de cada empresa, e também dos seus recursos.
Por exemplo, muitas vezes a pessoa responsável por cuidar das denúncias em canais externos pode estar apática da real situação das pessoas por não estar presente no convívio.
Além disso, os canais externos, muitas das vezes, podem acabar se tornando um prejuízo para empresa por não ter sido feita uma análise correta dessa necessidade da contratação de uma terceirizada.
Por outro lado, um dos problemas que os canais internos sofrem é que eles costumam estar constantemente desorganizados.
Este fato se dá, em boa parte, porque o profissional da área acaba ficando muito atarefado e encontrando dificuldade em organizar e coletar os dados da melhor maneira possível.
E justamente nesse cenário que o clickCompliance pode se tornar um grande aliado. Isso porque o próprio software já disponibiliza para esse profissional uma série de automações e ferramentas que vão potencializar o trabalho que ele precisa executar, diminuindo consideravelmente um excesso de trabalho braçal que ele faria sem o software, além dos riscos que podem vir com um canal interno. 
Como fazer essa junção de tecnologia com qualidade no canal de denúncia?
A tecnologia existe para nos ajudar e auxiliar em tarefas que, sem ela, tomam um rumo bem mais complicado. Nesse caso não é diferente. A tecnologia é uma grande aliada quando se diz respeito aos processos do compliance, principalmente para ajudar nos problemas dos denunciantes.
O software da ClickCompliance buscou com qualidade essa aliança da tecnologia e do compliance. Oferecemos não somente o serviço de um canal de denúncias automatizado e prático de ser usado por todo o pessoal da sua empresa, como diversos outros serviços e módulos que facilitam aquilo que é realmente importante para um compliance de qualidade.