Organizações de todos os segmentos precisam se atentar a diversos prazos e o setor de Compliance tem papel fundamental para mantê-las em dia com suas responsabilidades.
Para manterem suas atividades, as organizações precisam cumprir diversas questões burocráticas que, na maioria das vezes, possuem prazos bem definidos.
Apesar de ser algo essencial para o desenvolvimento das atividades empresariais, cumprir esses prazos estabelecidos não é fácil, especialmente diante de um cenário de grande complexidade regulatória, como temos no Brasil.
Estar atento às diferentes obrigações legais pode ser bastante desafiador para gestores. Nesse sentido, investir em uma ferramenta que centraliza todas essas responsabilidades, pode ser a solução para ajudar as empresas a não perderem prazos importantes.
Neste artigo, vamos apresentar as principais obrigações, os benefícios de traçar os prazos e compromissos, bem como ressaltar o papel do setor de Compliance para auxiliar as empresas a estarem em dia com suas responsabilidades de maneira eficaz.
Boa leitura!
Desafios no cumprimento de prazos regulatórios no Brasil
Como você deve saber, o ambiente regulatório brasileiro é bastante complexo, além de mudar frequentemente. Por isso, cumprir os prazos pode ser desafiador.
Alguns dos desafios mais comuns enfrentados pelas empresas brasileiras incluem:
Alto volume de obrigações
O Brasil possui uma legislação extensa e complexa, o que resulta em muitas obrigações legais e regulatórias que as empresas precisam cumprir, como:
- Obrigações fiscais;
- Obrigações trabalhistas;
- Obrigações ambientais;
- Entre outras.
Falta de clareza nas normas
Muitas vezes, as normas regulatórias no Brasil são vagas ou ambíguas, o que dificulta a interpretação e o cumprimento por parte das empresas. Isso pode levar a erros e atrasos no cumprimento de prazos.
Variedade de órgãos reguladores
No Brasil, há diversos órgãos reguladores em diferentes áreas, como, por exemplo, a ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), IBAMA (Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis) e Receita Federal.
Cada órgão possui suas próprias obrigações e prazos, o que aumenta a complexidade para as empresas que atuam em múltiplos setores.
Carga tributária
A carga tributária no Brasil é alta e as empresas precisam cumprir diversas obrigações acessórias relacionadas à área fiscal. Isso demanda tempo e recursos significativos para garantir o cumprimento dos prazos.
Falta de recursos e expertise
Muitas empresas, especialmente as de menor porte, enfrentam dificuldades para dedicar os recursos necessários ao cumprimento de todas as obrigações regulatórias. Além disso, a falta de expertise na área de compliance pode dificultar ainda mais o processo.
Calendário de obrigações: o que é e qual é a sua relevância?
O calendário de obrigações regulatórias nada mais é do que uma ferramenta que lista todas as obrigações legais, regulatórias e fiscais que uma empresa deve cumprir ao longo do ano.
Ele pode incluir prazos diversos, como, por exemplo:
- Pagamento de impostos;
- Entregas de declarações;
- Envio de relatórios.
A relevância de um calendário de obrigações se consolida justamente na sua capacidade de ajudar as empresas a se organizarem e evitarem multas, sanções e outras penalidades por descumprimento de prazos.
A seguir, abordaremos as principais responsabilidades fiscais e trabalhistas que as organizações devem atender.
Obrigações fiscais
As organizações têm diversas obrigações fiscais a cumprir para estar em conformidade com a legislação tributária. Nesse contexto, entra em ação o compliance fiscal, que garante o cumprimento dos prazos.
As principais obrigações são:
Emissão de notas fiscais (NFs)
As empresas devem emitir as NFs com intuito de documentar transações comerciais e calcular os impostos devidos.
Recolhimento de impostos
As empresas são responsáveis pelo recolhimento de impostos, como:
- Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
- Imposto sobre Serviços (ISS)
- Imposto de Renda (IRPJ)
O prazo para o recolhimento desses impostos é no dia 20 de cada mês.
Entrega de declarações
As empresas devem entregar diversas declarações fiscais, como, por exemplo:
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): até o último dia útil de cada mês
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): até o último dia útil de julho, anualmente
Obrigações trabalhistas
Essas obrigações são as responsabilidades que as empresas com seus funcionários, garantindo seus direitos e cumprindo a legislação trabalhista vigente.
As principais obrigações trabalhistas incluem:
Registro de Empregados
As empresas devem registrar seus funcionários formalmente, fornecendo um contrato de trabalho e registrando-os na carteira de trabalho.
O prazo é de até 5 dias úteis a partir do início efetivo das atividades laborais.
Pagamento de Salários
As organizações são responsáveis por pagar salários aos funcionários de acordo com o salário-mínimo ou com o valor estabelecido no contrato de trabalho.
O prazo para pagamento é até o 5° dia útil de cada mês.
Férias
Os funcionários têm direito a férias remuneradas após completarem um ano de trabalho. As empresas devem conceder as férias e pagar o valor correspondente acrescido de 1/3 até dois dias antes do início do período de descanso.
13º Salário
As empresas devem pagar o 13º salário aos funcionários até o dia 20 de dezembro de cada ano.
FGTS
As empresas devem depositar mensalmente o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) em uma conta vinculada ao trabalhador.
Antes, o prazo era até o 7° dia útil de cada mês. No entanto, a partir do dia 01 de março de 2024, entra em vigor o FGTS Digital, que altera esse prazo para o 20° dia útil.
Lei da Igualdade Salarial
Promulgada em julho de 2023, a Lei n° 14.611 busca mitigar as disparidades salariais entre homens e mulheres. Organizações com mais de 100 colaboradores devem emitir relatórios semestrais, em março e setembro, com informações salariais e critérios remuneratórios.
Segurança e Medicina do Trabalho
As organizações devem garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável, além de realizar exames médicos periódicos nos funcionários, de acordo com as normas regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho.
Como montar um calendário de obrigações
Anteriormente, apresentamos alguns exemplos de obrigações regulatórias às quais as empresas devem estar atentas. Diante de tantas datas diferentes, apostar em uma ferramenta que centraliza as responsabilidades é crucial para não perder nenhum prazo e evitar multas e penalidades.
O departamento de compliance desempenha um papel fundamental na gestão de prazos regulatórios. Ele é responsável por garantir que a empresa esteja ciente de todas as obrigações pertinentes e que tenha os recursos necessários para cumpri-las.
Além disso, o compliance pode desenvolver e implementar políticas e procedimentos internos para garantir o cumprimento dos prazos. Um exemplo é o módulo Regulatório da clickCompliance, um software que ajuda as empresas a sempre estarem em dia.
A ferramenta permite:
- Criação detalhada de obrigações;
- Cadastro da agência reguladora ou lei;
- Atribuição de responsabilidades;
- Prazo e frequência da obrigação;
- Consequências para o não-cumprimento da obrigação.
O cumprimento de prazos regulatórios traz diversos benefícios para as empresas. Além de evitar multas e penalidades, ele também contribui para a reputação da empresa, demonstrando seu compromisso com a conformidade legal e a ética nos negócios.
Conte com a clickCompliance
Em um cenário cada vez mais regulado, o cumprimento de prazos regulatórios é essencial para as empresas. O calendário de obrigações é uma ferramenta fundamental nesse processo, e o compliance desempenha um papel crucial na sua gestão.
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