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Ter um treinamento de Compliance na sua empresa é uma parte fundamental para consolidar seu programa de Compliance. E dados são outro bem imprescindível para a sua empresa em geral. Por isso, para extrair o melhor do seu treinamento e otimizar o seu trabalho é bom combinar os dois.

Inclusive, de acordo com o Guia Programas de Compliance do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE) “O sucesso de um programa de compliance depende igualmente da capacidade de a organização monitorar sua efetiva implementação. ” Mas como fazer isso na prática?

Auditorias Internas e Investigações

As investigações estão se tornando uma realidade cada vez mais possível para as empresas brasileiras. Isso se deve à crescente regulamentação e preocupação com o combate à corrupção no país. E ter dados e relatórios que documentam em detalhes os seus processos de Compliance podem servir para mostrar o seu compromisso com o combate à corrupção.

Vejamos um trecho do Guia do CADE:

“[…] a correta documentação das atividades de compliance concorrencial poderá ser de grande valia caso a entidade seja chamada a prestar informações a respeito de suas condutas perante a autoridade concorrencial. […] caso a organização mantenha os devidos registros de que orientações sólidas e específicas foram prestadas a determinado colaborador […] poder-se-ia concluir […] que eventual envolvimento daquele colaborador em uma conduta de coordenação de preços representaria um desvio individual de conduta distanciado da política corporativa, com o consequente reconhecimento de boa-fé que deve implicar diminuição da gravidade do ilícito e redução da penalidade a ser imposta.”

Ou seja, se comprovada através de indicadores, a pessoa jurídica pode ter sua responsabilidade no ato ilícito diminuída. Um dos resultados disso é a redução de penalidades.

Muitas coisas podem ser documentadas e servirem como evidência do compromisso da empresa com o Compliance. Alguns exemplos são os aceites dos funcionários às políticas, a comprovação de que fizeram treinamento de Compliance, testes de conhecimento sobre o treinamento, fluxos de aprovação de documentos, etc.

Melhoramento do desempenho do Programa de Compliance

Ter dados de monitoramento também são uma parte importante de qualquer processo da sua empresa. Isso porque você consegue analisar como está a aceitação do que você implementou.

Na prática existem algumas formas de aplicar isso. A primeira é monitorar em quais setores ou áreas da empresa estão tendo performance melhor ou pior nos treinamento. O setor financeiro, por exemplo, pode entender melhor como funciona a questão da documentação de registros fiscais. Já o marketing deve se sair especialmente bem em situações envolvendo brindes.

Outra forma de aplicar esses dados é entender em que setores, em quais cargos, ou qualquer outra segmentação, os funcionários estão tendo uma performance baixa. Quem não está conseguindo passar no treinamento de Compliance? Tendo essa informação em mãos, você pode buscar o porquê e o como consertar isso.

É claro que a análise de dados também pode ser ainda mais profunda. Quem souber fazer conexões entre os relatórios pode chegar a novas conclusões e buscar melhorias ainda mais pontuais. Imagine que tem um grupo na empresa que não está indo bem nos treinamentos, e também não está aceitando as políticas corporativas. Uma situação como essa é um fator de risco, porque é mais provável que alguma atitude ilícita ou antiética saia desse grupo.

A partir disso é possível identificar o problema. Será que eles não estão recebendo bem a comunicação de que precisam aceitar as políticas e fazer os treinamentos, ou a cultura do Compliance não é respeitada? Depois, você consegue chegar à solução. O Compliance deve direcionar campanhas para incentivar a participação ou para mostrar a importância do Compliance para o crescimento da empresa?

Como conseguir esses dados?

Ao lidar com muitos funcionários, muitas políticas e, em geral, muitos dados (como tem sido a tendência em empresas), é preciso algo que te ajude a acompanhar. E na maioria dos casos, isso é a tecnologia. Um software como o clickCompliance automatiza essa coleta, armazena na nuvem e cria relatórios prontos de acordo com as segmentações que você escolhe.

Mais um trecho do Guia do CADE resume bem a importância dessa coleta e do bom uso de dados sobre o seu programa de Compliance:

“Cada uma das iniciativas relacionadas ao compliance concorrencial deve ser devidamente documentada pela organização. A adequada documentação dessas atividades fortalece a evolução contínua do programa, baseada no aprimoramento dos compromissos anteriormente assumidos e compartilhados entre as diversas áreas”.