É por meio do compliance que uma empresa reafirma seu compromisso com a ética e a transparência no dia a dia, a partir da conduta dos profissionais e da execução das diferentes atividades que envolvem o negócio.
Por isso, não basta apenas ter um programa de compliance, é preciso garantir a sua eficiência. Em meio ao processo de implantação e efetivação, alguns desafios podem surgir, mas com planejamento e conhecimento é possível superá-los de forma tranquila.
Continue a leitura e saiba como se preparar diante de cada um deles.
Como elaborar um programa de compliance
Pensar um programa de compliance exige, inicialmente, o conhecimento sobre o negócio e as leis que o abrangem. Essas informações serão fundamentais para iniciar o processo de análise de riscos, quando são identificadas as áreas mais vulneráveis da empresa.Este mapeamento irá nortear a criação de normas que deverão ser informadas para todos os funcionários, incluindo as lideranças, que servirão de exemplo para toda a equipe.
Para isso, é necessário um Código de Ética que detalhe essas práticas. Também é importante a realização de um trabalho de divulgação por meio dos canais de comunicação interna e a realização de treinamento de compliance que certifique a apreensão das informações.
Posteriormente, o setor de compliance será responsável por monitorar a adesão das normas, na prática, através de auditorias e fiscalização. É fundamental, ainda, disponibilizar um canal de denúncias que possa auxiliar na identificação, na investigação e na solução de irregularidades.
Cinco desafios para o compliance
Entre as etapas de elaboração e efetivação de um programa de compliance, há desafios que podem aparecer. Veja como a empresa deve atuar diante deles:1. Dificuldade para o gerenciamento de riscos
A etapa inicial da elaboração de um programa de compliance é, realmente, desafiadora. Mas executá-la com eficiência é fundamental, pois negligenciar os riscos significa aumentar as chances de enfrentar problemas maiores. A não conformidade com a legislação pode resultar em prejuízos financeiros, como multas e sanções, e danos à reputação.Por isso, para superar esse desafio é preciso conhecer bem a empresa e as leis que regem a sua atividade. Também é necessário implantar o due diligence para garantir a conformidade com terceiros, como fornecedores e investidores.
2. Falta de recursos para implantar um setor de compliance
Este é um desafio que atinge, sobretudo, as micro e pequenas empresas. No entanto, é mais fácil superá-lo do que se imagina. Isto porque os custos com a criação de um setor de compliance são proporcionais à demanda da empresa.É fato que todo negócio, independente do porte ou setor, deve ter um programa de compliance. A demanda de grandes empresas tende a ser maior, afinal, o trabalho interno de divulgação, treinamento, monitoramento e fiscalização irá envolver um número maior de funcionários.
As pequenas empresas também apresentam necessidades. Aquelas que integram setores altamente regulados, como a área da saúde, têm um trabalho maior. Mas nem sempre é preciso ter uma equipe complexa. O trabalho pode ser desempenhado por um profissional contratado diretamente ou terceirizado. É possível fazer ainda ajustes no compliance para as pequenas empresas.
3. Falta de envolvimento da equipe
Um programa de compliance só será efetivo se tiver o envolvimento de todos os funcionários. Para isso, é preciso começar abrangendo a alta direção e os gestores, que serão responsáveis por dar o exemplo de boas condutas e ajudar a divulgar as normas estabelecidas.Para isso, é importante que essas lideranças sejam envolvidas desde o início do processo de implantação do programa. Durante o mapeamento de riscos de cada setor da empresa, deve-se escutar os responsáveis por essas áreas. Também é importante que o setor de compliance participe de reuniões de diretoria para promover a integração nos processos.
Para o envolvimento dos demais funcionários, é importante investir em uma boa comunicação e na realização de treinamentos que possibilitem explicar a importância desse trabalho para todos.
4. Falhas no monitoramento
O trabalho do setor de compliance é contínuo e, por isso, requer um monitoramento da adesão da equipe com relação às normas criadas. Ao mesmo tempo que esse trabalho combate irregularidades, também ajuda na prevenção, uma vez que há o entendimento de que os processos estão sendo monitorados.Mas se o monitoramento é falho, o programa de compliance perde a efetividade e abre brechas para os riscos de a empresa não estar em conformidade com alguma legislação. Para evitar esse tipo de problema, é importante que sejam realizadas avaliações e auditorias periódicas.
5. Ineficiência do canal de denúncias
O canal de denúncias é uma das ferramentas mais importantes do programa de compliance. Por meio dele, aumenta-se a credibilidade das ações diante dos funcionários, o que pode resultar no maior envolvimento da equipe nos processos.Além disso, a plataforma ajuda na prevenção e no combate às irregularidades.
Para ser efetivo, o canal de denúncias deve garantir segurança do denunciante, o anonimato dos envolvidos na denúncia durante as investigações e, principalmente, deve servir como porta de entrada para informações que serão apuradas e, uma vez constatadas, solucionadas com a aplicação das sanções previstas no Código de Ética.
O trabalho do setor de compliance é extenso, contínuo e desafiador. Otimizar processos com o uso da tecnologia é uma alternativa para facilitar o dia a dia na empresa. O clickCompliance oferece ferramentas que auxiliam nessa gestão. Para saber mais, entre em contato conosco!
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