Saiba como fazer uma investigação interna e garantir a integridade da sua companhia.
Você sabe o que é investigação interna?
Em linhas gerais, essa prática serve para apurar os fatos e condutas inadequadas e/ou ilícitas que acontecem em uma empresa, identificando os responsáveis e verificando os impactos do ocorrido para a organização. Além disso, com ela é possível traçar novas estratégias para prevenir que o caso volte a acontecer.
Esse tipo de ação é essencial para as empresas que prezam pelo compliance e bem-estar de seus colaboradores. Mas para ser eficaz e cumprir com o seu objetivo, a investigação precisa ser feita da forma correta.
Ficou curioso para saber como funciona uma investigação interna e quais passos deve ter? Continue a leitura, vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
Conceito de investigação interna
Segundo o dicionário, investigação é um substantivo feminino que significa fazer uma averiguação sistemática e uma apuração minuciosa. No contexto empresarial, a investigação interna é um processo conduzido dentro da organização para examinar e esclarecer questões relacionadas a atividades, comportamentos ou práticas que estejam em desacordo com políticas, normas e regulamentos da empresa.
O principal objetivo desse tipo de prática é identificar irregularidades, violações de políticas, fraudes e comportamentos antiéticos, e tomar as medidas necessárias para corrigir esses problemas e prevenir incidentes futuros.
Uma investigação interna pode começar a partir de uma denúncia relatada no canal de denúncias da empresa, seja ela feita por um colaborador, gestor ou fornecedor. Esse canal é utilizado para minimizar episódios de fraudes, assédios e outras irregularidades na organização.
Além disso, elas também podem começar após algum episódio ter sido constatado em controles e monitoramentos do programa de compliance. Em ambos os casos, a conduta em questão é analisada e vira o foco da investigação interna.
Nesse sentido, esse tipo de prática protege os interesses da empresa e o bem-estar dos colaboradores, a fim de detectar más condutas e interromper a prática de atos ilícitos, adotando procedimentos de remediação.
Como a investigação interna deve ser feita na empresa?
As denúncias ou más condutas de uma empresa nem sempre ficam apenas entre a equipe. Em alguns episódios, essas questões podem acabar se tornando públicas, afetando toda a imagem corporativa frente ao mercado.
Por isso, além de garantir o compliance e a integridade da organização, esse tipo de prática também colabora para a reputação organizacional e até mesmo para a valorização da empresa.
Mas para que toda a investigação seja eficaz, é importante que as averiguações sejam vistas com credibilidade, rigorosidade e sem a flexibilidade que beneficie pessoas e setores específicos. Essas investigações precisam ainda ser analíticas para encontrar os pontos cruciais a serem mitigados.
A seguir, confira o passo a passo para uma investigação interna eficaz!
Analise a denúncia
A primeira etapa da investigação interna é a análise para verificar a complexidade, a pertinência e a veracidade do fato relatado. Esse passo deve ser conduzido de forma criteriosa, respeitando as normas e garantindo que não haja conflito de interesse.
Em episódios em que a má conduta é descoberta em um monitoramento do compliance, a análise dos fatos também deve ser feita, garantindo que a denúncia seja eficaz e verdadeira.
Faça um planejamento sobre as fases da investigação
Depois de analisar a denúncia, é importante detalhar o escopo da investigação, determinando a equipe responsável pela apuração, a distribuição de atividades, ferramentas necessárias, orçamento, caso seja necessário, e o prazo para a investigação.
Vale lembrar que, em alguns casos, a investigação começa com um escopo pequeno e no decorrer do processo, se torna algo maior e complexo. Esteja preparado para isso.
Analise os riscos e a implementação da investigação
Na investigação interna, é importante ponderar os riscos envolvidos e também um plano de contingenciamento. Também é importante implementar o processo com a coleta, preservação e análise financeira, além da verificação de dispositivos, se for o caso.
Entrevistas
Uma das fases mais importantes da investigação interna são as entrevistas. Essa etapa é fundamental para confirmar as informações existentes ou até mesmo para levantar novas informações sobre o episódio denunciado.
Nessa etapa da investigação interna é fundamental considerar a entrevista com alguns personagens específicos, sendo eles:
- Denunciante, caso ele tenha se identificado;
- Testemunhas;
- Vítima;
- Denunciado, caso seja necessário entrevistá-lo, ele deve ser o último da lista.
Durante a conversa, o entrevistador deve ter falas cuidadosas, para que todas as partes se sintam confortáveis para falar sobre o episódio. Além disso, é essencial considerar as informações ditas, expressões faciais e também movimentos corporais.
Outro ponto importante é que a entrevista na investigação interna deve ser feita por mais de uma pessoa e, em caso da existência de provas, elas devem estar disponíveis durante a conversa.
Relatório final
O relatório final é a forma de registrar as informações detalhadas do processo investigativo e também seu resultado. Por isso, esse documento deve ser objetivo e de fácil leitura, podendo ou não ter termos técnicos de compliance. Entre os tópicos importantes do relatório estão:
- Resumo da denúncia;
- Normas internas e externas que tenham sido violadas com a conduta;
- Lista dos envolvidos na denúncia e histórico de todos;
- Ferramentas utilizadas na investigação;
- Documentos analisados;
- Resultado das entrevistas (preservando a identidade das pessoas quando possível);
- Resultado da investigação;
- Anexos com evidências conforme necessário.
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