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Anticorrupção, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O marketing muitas vezes é associado ao marketing quando se fala dos muitos riscos que esse setor apresenta. Principalmente agora com a LGPD, é um setor de alto risco que deve ser monitorado. No entanto, é imprescindível que o programa de compliance também aplique as estratégias dele.

É a partir do marketing que você vai conseguir não só criar processos eficazes, mas tornar o compliance uma parte do dia a dia dos funcionários. Além disso, você quer que eles se lembrem dos valores de ética e integridade. Por último, através do branding você consegue realmente criar uma cultura viva em cada funcionário.

A seguir, vamos explicar o que é o marketing e branding para o compliance, o que você ganha com eles e também vamos passar muitas dicas práticas para você aplicar esse programa.


O que é Marketing e Branding?

Antes de entendermos como aplicar essas estratégias importantes, vamos explicar o que significam cada uma delas.


O que é branding

A primeira delas a ser aplicada no seu programa de compliance deve ser o branding. Podemos pensar nele como o “porque” do seu programa. Quais os valores gerais, porque o seu programa de compliance é importante, etc.

Nele se escolhe qual vai ser o tom da sua marca (por exemplo, mais informal e engraçado, ou mais sério e formal), que sugerimos alinhar com o posicionamento geral da marca da empresa.

Você também vai definir o que você quer atingir com o seu programa de compliance. Pode ser que você queira que seus funcionários se familiarizem com o compliance e entendam como ele se aplica na sua vida e na da empresa.

Outro objetivo pode ser querer que seus funcionários comecem a valorizar mais a ética e integridade nos negócios e a ativamente praticar isso no trabalho.


O que é marketing

O marketing é a estratégia que deve vir em seguida. Esse é o momento de pensar em formas mais específicas e colocar em práticas atividades e campanhas que conversem com a marca geral do seu compliance.

Isso deve começar pelos seus funcionários. Embora seja importante que o seu programa seja conhecido pelo mundo externo, os funcionários da empresa são mais fáceis de atingir e podem ser “embaixadores” da sua marca.

Para isso, alguns passos são recomendados. Primeiro, você deve entender o seu público. Com quem você está conversando (funcionários, terceiros, membros de conselhos e da alta direção, etc.)?; Qual o perfil dos funcionários da sua empresa?; O que acham de compliance e como enxergam esse conceito?; Qual sua idade, como falam, como interagem com a empresa, etc.; Essas são perguntas básicas que você fazer.

Além disso, uma ferramenta essencial do marketing é o storytelling, a contação de histórias. Você quer que seus funcionários sintam na prática a importância do compliance e que possam se identificar com as experiências.

Contar histórias com situações e personagens também ajudam seu público a verem o compliance de outra forma, como algo que tem impacto e valor nas suas vidas, não só como algo burocrático e corporativo.


Porque fazer marketing do seu programa de compliance

Agora que entendemos o que são marketing e branding, podemos começar a entender os benefícios que eles trazem ao compliance, como:

  • Ensinar funcionários não só a entenderem o compliance, mas a praticá-lo no dia a dia.
  • Promover lealdade e confiança na empresa e no compliance
  • Ter iniciativas visíveis e práticas para justificar orçamento para o setor
  • Ter evidências do seu programa para autoridades e stakeholders
  • Criar maior engajamento e participação no compliance



Dicas para fazer o marketing do seu programa de compliance

Crie páginas no site da empresa

Uma forma básica de começar a promover o programa de compliance é criar um portal para o programa no site da empresa, ou ligado ao site da empresa. Isso pode ser feito com a ajuda do setor de T.I da empresa.

Nessa página, você pode colocar as ações, os objetivos e as novidades do programa de compliance. O link da página fica muito fácil de acessar e compartilhar, podendo ser publicado em redes sociais, colocado em matérias e artigos sobre a empresa, na intranet, etc.

Alguns exemplos são:
programa de compliance eletrobras


programa de compliance petrobras

Ferramentas acessíveis

Além de ter um portal centralizador, como a página ou o site, outras ferramentas devem ser facilmente acessíveis. Um bom exemplo é o canal de denúncias. É um dos pilares do programa, mas não adianta muito se não for fácil de encontrar e usar.

Ao ter ele disponível numa página web, com uma url atrelada ao nome da empresa (como fica o canal oferecido pelo clickCompliance), ele pode ser disponibilizado em assinaturas de e-mail, várias partes do site da empresa, intranet, divulgado em redes sociais, etc.


canal de denúncias clickcompliance

site ayoshii

Entre em contato com o marketing e RH

Você não só pode, como deve entrar em contato com o setor de marketing e de RH da sua empresa. O objetivo do RH é promover os valores da empresa, que incluem (ou devem incluir) a ética e a integridade.

Além disso, o setor de recursos humanos também já cria campanhas internas com foco em divulgar esses valores, além de ter um vínculo com os funcionários.

Já o marketing tem experiência em divulgar o trabalho da empresa ao mundo exterior, podendo incluir nessa mensagem e estratégia o compliance.

Trabalhando em parceria com esses dois setores, é possível criar campanhas internas e externas com mais frequência e qualidade para divulgar o programa de compliance.

Um exemplo legal é o Compliance Week, da A.Yoshii Engenharia, cliente do clickCompliance. Puderam criar campanhas em redes sociais divulgando ações sobre compliance que duraram uma semana.


compliance week ayoshii

Facilitar compartilhamento de iniciativas em redes sociais

A dica mais fácil para conseguir engajamento e divulgação orgânica do seu programa de compliance é fazer com que seja fácil para funcionários compartilharem as ações dele. Além de ter links como os que já citamos, outras atividades podem ser exploradas como algo que pode ser compartilhado.

Por exemplo, no clickCompliance nós permitimos que os funcionários compartilhem facilmente os certificados dos treinamentos que fazem. Isso mostra para toda sua rede de contatos as ações e os esforços da sua empresa em promover o compliance no ambiente corporativo.

treinamento de compliance 
 
treinamento de compliance


 
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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Como fazer, Formulários de Compliance, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.

3º Passo: Treinamentos

Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.

Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
  • Acessibilidade

Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
  • Recompensa

68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
  • Palestras ao vivo

Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
  • Conteúdos multimídia

Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
  • Cobrança e escalonamento automatizado

Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.

No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.

Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
  • Indicadores

Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.

4º Passo: Formulários

Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.

No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.

São usados para os seguintes casos, por exemplo:

  • Conflito de interesse
  • Pessoas politicamente expostas
  • Avaliações de Riscos
  • Registro de brindes
  • Interações com a administração pública
  • Pesquisas em geral

Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
  • Campos com múltipla escolha / seleção

Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.

Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.

Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
  • Anexos

Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
  • Cobrança automática do preenchimento

Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.

De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.

Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
  • Indicadores

Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.

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Fique por Dentro, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Investir em tecnologia e em soluções novas é uma das grandes tendências das empresas que querem se manter relevantes e no mesmo nível do mercado. Com o compliance, não é diferente. É possível adotar soluções como um software de compliance que tornam o trabalho muito mais eficiente.

Investir em uma solução como essa pode trazer diversos benefícios para o trabalho do compliance officer e para a empresa, como:

  • Redução de custos
  • Mais tempo para tarefas que exigem cuidado humano
  • Velocidade
  • Precisão de resultados
  • Segurança de documentos e informações

Esses são apenas alguns dos resultados que uma boa solução oferece. No entanto, não é toda empresa que realmente precisa fazer o uso de uma ferramenta especializada.

Se você ainda não sabe o que é melhor para a sua empresa, dê uma olhada nos 6 sinais de que você precisa de um software de compliance. Se você, sua equipe ou sua empresa se identifica com algum deles, você já deve começar a buscar opções.

1: Você realiza muitas tarefas repetitivas

Uma das características da automação é a realização de tarefas repetitivas. Ou seja, uma mesma coisa que precisa ser feita sempre.

Um exemplo é solicitar aos funcionários que aceitem uma política. Isso precisa ser feito o tempo todo, e é sempre igual. Esse é o tipo de tarefa que pode ser feita por um software.

Outro exemplo seria enviar uma nova política para ser aprovada por superiores, por exemplo. Esse envio é sempre igual, e precisa ser feito toda vez que uma política for criada ou modificada.

Se você perceber que você ou sua equipe gastam muito tempo fazendo tarefas desse tipo, vocês ganhariam muito mais tempo com um software de compliance.

2: A empresa tem mais de 100 funcionários e ainda imprime muito papel

Hoje em dia não existe motivo para gastar muito papel com o compliance (e nem com qualquer outro setor). Não é só por uma questão de sustentabilidade, que por si só já é um forte argumento. Alguns pontos negativos são:

  • Desorganização/perda de arquivos
  • Falta de espaço
  • Ineficiência para busca e consulta de documentos

Em empresas pequenas, a quantidade de documentos é pequena, então acaba não tendo um consumo muito grande de papel. Mas se o número for superior a esse, já é hora de buscar ferramentas de automação.

3: Você precisa se deslocar para mais de uma unidade para realizar treinamentos

Os treinamentos são uma parte indispensável do programa de compliance. Precisam ser feitos periodicamente, e todos os funcionários devem estar atualizados.

Além disso, é importante ter treinamentos sobre diversos temas relevantes para a sua empresa.

Fazer esses treinamentos já é uma tarefa complicada, independentemente de ter outras unidades.

No entanto, quando algum profissional precisa se deslocar para fazer esses treinamentos, o custo se torna muito mais alto, e o desperdício de tempo também.

Se isso acontece na sua empresa, é preciso adotar uma ferramenta que permita realizar os mesmos treinamentos para todos os funcionários em todas as unidades da empresa.

Além disso, é bom ter uma opção que facilite a cobrança do treinamento toda vez que um funcionário novo entrar, ou algum mudar de área, como faz o clickCompliance.

4: Segurança digital é um risco relevante na empresa

Se a segurança digital é um risco real na sua empresa, é um sinal de que deve ser adotado um sistema de compliance, apesar de muitos ainda acreditam que é a opção menos segura.

Os softwares em nuvem possuem diversas salvaguardas e configurações que o tornam extremamente seguros.

No entanto, precisam ser colocadas em prática de forma cuidadosa pela equipe de TI ou com a ajuda de alguma consultoria ou empresa especializada.

Além disso, o software precisa ser hospedado em algum lugar, e isso acontece na nuvem de grandes empresas da tecnologia.

O clickCompliance é parceiro da Microsoft, e por isso é hospedado na nuvem deles, o Microsoft Azure. Ou seja, clientes que usam o clickCompliance contam com todas as salvaguardas e proteções da Microsoft

5: Você sente que suas políticas estão desorganizadas

Parte do objetivo de um sistema de compliance é, também, organizar processos e, se for o caso, de políticas e documentos.

O que acontece com frequência em empresas que ainda não têm um software de compliance implementado é que ainda usam muito papel e possuem processos manuais.

Quando se depende muito do trabalho humano, e ainda precisa lidar com documentos físicos, o estado das políticas corporativas acaba ficando confuso, é difícil manter todos os funcionários a par da situação das políticas e funcionários, etc.

Se você ou sua equipe sentem que o trabalho está desorganizado ou um pouco enevoado, não se preocupe, não é culpa de vocês.

A quantidade de documentos, políticas e processos se tornou muito grande, e é necessário investir em uma ferramenta que faça uma melhor gestão deles. 

6: Você faz parte de um setor altamente regulamentado

Esse é o último, e talvez o mais relevante sinal de que você precisa adotar um software de compliance.

Se você faz parte de um setor altamente regulamentado (financeiro, saúde, etc.), não só você deveria procurar um software de compliance, como já deveria ter um.

Isso é importante por dois motivos: primeiro, porque novas regulamentações surgem a cada dia e o cenário precisa ser acompanhado sempre e com cuidado. O programa de compliance deve conseguir se adaptar a essas mudanças rapidamente.

O segundo motivo é que empresas desses setores estão sempre sendo muito bem vigiados por agências e órgãos de fiscalização. Além disso, as sanções são pesadas e auditorias e investigações são frequentes.

Uma ferramenta de compliance garante velocidade e precisão para se manter sempre atualizado, além de produzir indicadores e relatórios atualizados conforme são solicitados por autoridades.

Sua empresa consegue garantir que está conforme todas as recomendações e que seu programa de compliance está em dia e funcionando.

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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Uma das áreas do compliance mais aplicadas em empresas é o compliance trabalhista. Isso porque o objetivo principal do compliance é mitigar riscos que podem causar prejuízos financeiros e de imagem à empresa. E quem, afinal, representa mais a empresa e, portanto, representa maior risco à empresa, do que os funcionários?

Essas pessoas são quem compõem a empresa, e por isso precisam ser muito bem cuidadas, e precisam representar bem a cultura da empresa. É possível fazer isso através de um bom programa de compliance trabalhista.

A seguir vamos destacar alguns pontos importantes para uma estratégia desse tipo que vão além dos pilares de programas de compliance em geral.

1 – Treinamentos de conduta no ambiente de trabalho

Treinamentos são uma peça indispensável para programas de compliance em geral. No entanto, quando o objetivo é trabalhista, é preciso focar em alguns fatores.

Uma estratégia para minimizar riscos e problemas trabalhistas é investir no ambiente de trabalho. Isso inclui trabalhar questões que podem criar um ambiente tóxico de trabalho como, por exemplo:

  • Assédio sexual
  • Assédio moral
  • Conflitos entre colaboradores
  • Desigualdade de gênero

E é através de treinamentos de ética e compliance voltados para conduta no ambiente de trabalho que você pode garantir que os funcionários saibam reconhecer essas condutas impróprias, as punições para atitudes como essas e também o que fazer a respeito.

Invista em tecnologia

Outra dica para treinamentos é investir em ferramentas de tecnologia que ajudam o seu treinamento ser o melhor possível. Hoje em dia não faltam opções que podem fazer com que o trabalho do profissional de compliance seja menor, e os resultados sejam menores.

Alguns benefícios de adotar plataformas de treinamento em vez de fazer treinamentos presenciais são:
  • Abrangência a todos os funcionários de uma só vez
  • Menor trabalho para profissional de compliance em ministrar treinamentos
  • Controle automática e precisa de presença
  • Controle preciso de resultados
  • Maior engajamento com recursos audiovisuais de ponta
  • Possibilidade de acompanhamento por métricas automáticas e precisas

2 – Ter um canal de denúncias confiável

Outra forma muito importante para garantir um bom programa de compliance trabalhista e que hoje em dia é ainda mais fácil de implementar é não só ter um canal de denúncias, como ter um canal em que os colaboradores confiam e realmente usam.

O canal de denúncias também é um pilar básico do compliance, e como pode ser de fácil implementação, muitas empresas dão o mínimo de atenção e assim, garantem pelo menos alguma coisa para mostrar em caso de auditoria.

O problema é que a tendência é uma rigidez cada vez maior na fiscalização de programas decompliance, e sua empresa não está segura da Lei Anticorrupção só porque tem um canal de denúncias. O mesmo vale para a eficácia do compliance trabalhista.

Por isso a nossa dica não é ter um canal de denúncias, e sim ter um canal confiável. Se o seu canal é confiável, significa que ele possui essas características fundamentais:

  • É bem conhecido por seus colaboradores (é bem divulgado e seu uso é estimulado pela empresa)
  • É realmente utilizado pelos funcionários
  • Os funcionários têm a prova de que suas denúncias são analisadas e tratadas
  • Os denunciantes têm como saber que as denúncias foram resolvidas, como foram e por quê 

Uma boa forma de garantir tudo isso é ter uma opção de canal de denúncias web. Com ele, você consegue colocar o link para ele em diversas plataformas e materiais digitais, facilitando a disseminação.

Além disso, consegue automatizar o processo de notificação ao denunciante sobre o andamento do tratamento da denúncia. Assim, nenhum funcionário fica sem feedback e é sempre atualizado em tempo real.

Outro motivo para investir nesse tipo de canal é que o website é o principal canal utilizado na hora de fazer denúncias. 43% das denúncias são feitas pelo site, contra apenas 26% por telefone e 17% por e-mail.

3 – Ter uma boa cultura de recrutamento

Como os verdadeiros protagonistas do compliance trabalhista são os funcionários, é importante que, além de manter boas práticas para eles enquanto já estão na sua empresa, você também faça a seleção de candidatos já propensos a viverem a cultura de ética e integridade da empresa.

Para isso, uma boa ideia é fazer questionários durante o processo seletivo para saber como um funcionário agiria em determinadas situações em que sua ética seria testada.

Além disso, é possível procurar conhecer o que essas pessoas valorizam em uma equipe e em um ambiente de trabalho, além de o que pensam sobre assuntos polêmicos como assédio sexual.

É possível que em algum momento seja preciso escolher entre uma pessoa mais qualificada ou uma pessoa que se encaixa nos valores da empresa. É preciso ter certeza de que os seus recrutadores saibam quais os prejuízos que um profissional que cometa fraudes, assédios e outros problemas pode trazer para a empresa.

Por isso, é importante dar prioridade ao perfil do candidato, já que habilidades técnicas podem ser adquiridas com prática.

Posso checar antecedentes criminais?

Embora seja tentador fazer checagem de antecedentes criminais, é importante lembrar que não é permitido para a maioria das vagas. Não contratar um candidato baseado nisso pode ser classificado como um ato de preconceito.

Existem algumas vagas que exigem maior fidúcia devido à natureza do trabalho, como quem lida com bens de alto valor, entre outros.

Se você acredita que esse é o seu caso e que é importante checar antecedentes, faça uma boa pesquisa e consulte os advogados da empresa para se certificar de que não terá nenhum problema com o direito do trabalho.

4 – Ter políticas corporativas claras e conhecidas

A última dica que queremos dar para a implementação do compliance trabalhista na prática é sobre políticas corporativas.

Isso é especialmente importante no compliance trabalhista porque as políticas são o guia de comportamento dos funcionários, além de assegurar os direitos deles.

Por isso é importante que funcionários não só conheçam bem, como entendam o conteúdo das políticas.

Criando as políticas

Antes de tudo, é preciso primeiro garantir que a sua empresa tem as políticas mais importantes como um todo, e também as mais importantes para cada setor (lembre-se de que um excesso de políticas também fica cansativo e desnecessário. Por isso, foque apenas no que é necessário).

Depois de saber quais políticas serão feitas, trabalhe não só com o departamento jurídico na elaboração delas, mas também com o RH e com chefes do departamento ao qual a política será direcionada.

Isso vai ajudar a redigir políticas de forma clara e compatível com o público que terá que ler e aceitar. Muitas vezes o jurídico tem a tendência de fazer textos mais complexos e rebuscados, o que não é sempre necessário no caso de políticas corporativas e dificulta o entendimento.

Distribuindo as políticas e recebendo aceites

A última etapa na gestão de políticas é na hora da distribuição das políticas e no recolhimento dos aceites. Não basta ter um bom texto, é preciso ter uma forma precisa e abrangente de pedir a leitura, cobrar o entendimento e registrar o aceite.

Para isso também é possível recorrer à tecnologia. Existem ferramentas que automatizam todo o processo de cobrança de leitura para o profissional de compliance.

É possível também configurar perguntas para comprovar que o funcionário entendeu a política antes de aceitar. Tudo isso cria dados e relatórios que podem ser acompanhados para melhorar o programa de compliance trabalhista e identificar pontos problemáticos.


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Como fazer, Treinamento de Compliance
O Treinamento de Compliance é um pilar essencial do programa de Compliance. Por isso, muitas empresas já estão começando a implantar algum tipo de treinamento. No entanto, é fácil acabar oferecendo modelos monótonos ou ineficazes só para dizer que existe.

Um bom treinamento que vá realmente ajudar a mudar e consolidar uma cultura ética na sua empresa leva mais trabalho. É preciso traçar estratégias para que o impacto do treinamento de Compliance seja real, e que seja um diferencial aos olhos de instituições reguladoras.

Por isso, estamos compartilhando algumas dicas para que o seu Treinamento de Compliance seja o melhor possível para a sua empresa além de trazer resultados reais, não só atender a normas e sugestões.

Entenda que seus funcionários não se interessam por Compliance

Um bom ponto de partida na construção do seu Treinamento de Compliance é presumir que os colaboradores da empresa não se interessam muito por aprender sobre normas e como ser um profissional mais ético.

Partindo do princípio de que nenhum colaborador se interessa por, e às vezes nem conhece, o Compliance, você vai conseguir pensar em maneiras mais eficazes de realmente convencer eles quanto à importância disso para eles e para a empresa.

Se não, você pode acabar caindo em mesmices e fazendo um treinamento sem criatividade, e que não vai ao encontro da realidade desses funcionários.

Escolha um formato de treinamento coerente

Outro passo importante é escolher um formato que faça sentido para a sua empresa. Por exemplo, se a empresa tiver 150 funcionários, é possível separar eles em grupos de 50 e realizar 3 treinamentos presenciais. É mais rápido e mais barato para a empresa.

Já se forem muitos funcionários, é muito menos eficiente realizar diversos treinamentos presenciais com todos eles. Logisticamente, não vale a pena em comparação com um treinamento virtual. Nesse caso, um modelo EAD é mais indicado.

Esse modelo também é indicado para empresas que tenham funcionários em mais de uma localidade. Todos eles assistem o mesmo conteúdo e com a mesma qualidade sem custos com deslocamento de instrutores e outros problemas logísticos.

Aborde conteúdos amplos e específicos

Recomendamos que o seu Treinamento aborde tanto assuntos mais amplos, como a anticorrupção e a importância dela para a empresa, quanto específicos, como normas das políticas corporativas da própria empresa.

Procure também começar do mais amplo para o mais específico. Assim, primeiro seus funcionários entenderão o que é o Compliance e qual seu valor para o trabalho. Depois de se interessar por saber mais como aplicar, podem começar a entender como funciona dentro da empresa e como podem aplicar a integridade no dia a dia.

Separe o conteúdo em aulas

Uma das dificuldades encontradas nos Treinamentos de Compliance é a falta de interesse e engajamento. Quanto mais os seus funcionários assistem aos treinamentos e aprendem, melhor serão os resultados.

Uma das formas de melhorar o engajamento com o conteúdo é separar em aulas temáticas. Por exemplo, dentro de um treinamento de assédio, separe o conteúdo sobre assédio moral e assédio sexual. Assim, o conteúdo fica mais dinâmico e menos maçante. O funcionário pode fazer aos poucos, deixando os treinamentos mais leves e com a impressão de serem mais curtos.

Estabeleça metas

É importante saber onde você quer chegar com seus Treinamentos de Compliance e quais os seus objetivos. Decida com antecedência e documente suas metas antes de começar a implementar e fazer campanhas.

Por exemplo, você pode querer que 60% de cada setor da empresa esteja com os treinamentos em dia daqui a 5 meses. Tendo esse objetivo, fica mais fácil direcionar esforços e recursos onde precisa para atingir a meta.

Nesse exemplo, você poderia combinar ações com gestores nos setores que estão mais longes de atingir a meta, em vez de realizar campanhas gerais, custosas e ineficientes.

Acompanhe métricas

É claro que, ao estabelecer metas, é importante ter acesso a dados e métricas para acompanhar o progresso das suas campanhas. Para isso, escolha uma aplicação que reúna dados e te ofereça diferentes tipos de visualização.

Assim, você tem a liberdade de acompanhar as métricas que mais concordam com a sua estratégia. Por exemplo, se a sua meta é que 60% de cada setor da empresa esteja com os treinamentos em dia daqui a 5 meses, você precisa poder visualizar o progresso dos treinamentos por setor.

Crie uma “trilha” de treinamentos

Funcionários novos chegam na empresa, outros mudam de setor e muitas outras situações acabam complicando a realização de treinamentos. Para facilitar na hora de direcionar conteúdos, recomendamos configurar “trilhas” para os diferentes grupos de funcionários.

Por exemplo, para todos os funcionários do setor financeiro, o primeiro treinamento que devem fazer é sobre o que é o Compliance. Depois, devem realizar um treinamento sobre conduta no ambiente de trabalho. O terceiro seria sobre anticorrupção, e o quarto sobre fraudes e crimes financeiros. Depois sobre fraudes e lavagem de dinheiro, e por último, sobre o Código de Ética da empresa e as políticas financeiras.

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