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Como fazer, Formulários de Compliance, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.

3º Passo: Treinamentos

Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.

Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
  • Acessibilidade

Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
  • Recompensa

68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
  • Palestras ao vivo

Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
  • Conteúdos multimídia

Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
  • Cobrança e escalonamento automatizado

Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.

No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.

Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
  • Indicadores

Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.

4º Passo: Formulários

Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.

No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.

São usados para os seguintes casos, por exemplo:

  • Conflito de interesse
  • Pessoas politicamente expostas
  • Avaliações de Riscos
  • Registro de brindes
  • Interações com a administração pública
  • Pesquisas em geral

Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
  • Campos com múltipla escolha / seleção

Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.

Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.

Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
  • Anexos

Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
  • Cobrança automática do preenchimento

Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.

De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.

Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
  • Indicadores

Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.

 
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Fique por Dentro, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Investir em tecnologia e em soluções novas é uma das grandes tendências das empresas que querem se manter relevantes e no mesmo nível do mercado. Com o compliance, não é diferente. É possível adotar soluções como um software de compliance que tornam o trabalho muito mais eficiente.

Investir em uma solução como essa pode trazer diversos benefícios para o trabalho do compliance officer e para a empresa, como:

  • Redução de custos
  • Mais tempo para tarefas que exigem cuidado humano
  • Velocidade
  • Precisão de resultados
  • Segurança de documentos e informações

Esses são apenas alguns dos resultados que uma boa solução oferece. No entanto, não é toda empresa que realmente precisa fazer o uso de uma ferramenta especializada.

Se você ainda não sabe o que é melhor para a sua empresa, dê uma olhada nos 6 sinais de que você precisa de um software de compliance. Se você, sua equipe ou sua empresa se identifica com algum deles, você já deve começar a buscar opções.

1: Você realiza muitas tarefas repetitivas

Uma das características da automação é a realização de tarefas repetitivas. Ou seja, uma mesma coisa que precisa ser feita sempre.

Um exemplo é solicitar aos funcionários que aceitem uma política. Isso precisa ser feito o tempo todo, e é sempre igual. Esse é o tipo de tarefa que pode ser feita por um software.

Outro exemplo seria enviar uma nova política para ser aprovada por superiores, por exemplo. Esse envio é sempre igual, e precisa ser feito toda vez que uma política for criada ou modificada.

Se você perceber que você ou sua equipe gastam muito tempo fazendo tarefas desse tipo, vocês ganhariam muito mais tempo com um software de compliance.

2: A empresa tem mais de 100 funcionários e ainda imprime muito papel

Hoje em dia não existe motivo para gastar muito papel com o compliance (e nem com qualquer outro setor). Não é só por uma questão de sustentabilidade, que por si só já é um forte argumento. Alguns pontos negativos são:

  • Desorganização/perda de arquivos
  • Falta de espaço
  • Ineficiência para busca e consulta de documentos

Em empresas pequenas, a quantidade de documentos é pequena, então acaba não tendo um consumo muito grande de papel. Mas se o número for superior a esse, já é hora de buscar ferramentas de automação.

3: Você precisa se deslocar para mais de uma unidade para realizar treinamentos

Os treinamentos são uma parte indispensável do programa de compliance. Precisam ser feitos periodicamente, e todos os funcionários devem estar atualizados.

Além disso, é importante ter treinamentos sobre diversos temas relevantes para a sua empresa.

Fazer esses treinamentos já é uma tarefa complicada, independentemente de ter outras unidades.

No entanto, quando algum profissional precisa se deslocar para fazer esses treinamentos, o custo se torna muito mais alto, e o desperdício de tempo também.

Se isso acontece na sua empresa, é preciso adotar uma ferramenta que permita realizar os mesmos treinamentos para todos os funcionários em todas as unidades da empresa.

Além disso, é bom ter uma opção que facilite a cobrança do treinamento toda vez que um funcionário novo entrar, ou algum mudar de área, como faz o clickCompliance.

4: Segurança digital é um risco relevante na empresa

Se a segurança digital é um risco real na sua empresa, é um sinal de que deve ser adotado um sistema de compliance, apesar de muitos ainda acreditam que é a opção menos segura.

Os softwares em nuvem possuem diversas salvaguardas e configurações que o tornam extremamente seguros.

No entanto, precisam ser colocadas em prática de forma cuidadosa pela equipe de TI ou com a ajuda de alguma consultoria ou empresa especializada.

Além disso, o software precisa ser hospedado em algum lugar, e isso acontece na nuvem de grandes empresas da tecnologia.

O clickCompliance é parceiro da Microsoft, e por isso é hospedado na nuvem deles, o Microsoft Azure. Ou seja, clientes que usam o clickCompliance contam com todas as salvaguardas e proteções da Microsoft

5: Você sente que suas políticas estão desorganizadas

Parte do objetivo de um sistema de compliance é, também, organizar processos e, se for o caso, de políticas e documentos.

O que acontece com frequência em empresas que ainda não têm um software de compliance implementado é que ainda usam muito papel e possuem processos manuais.

Quando se depende muito do trabalho humano, e ainda precisa lidar com documentos físicos, o estado das políticas corporativas acaba ficando confuso, é difícil manter todos os funcionários a par da situação das políticas e funcionários, etc.

Se você ou sua equipe sentem que o trabalho está desorganizado ou um pouco enevoado, não se preocupe, não é culpa de vocês.

A quantidade de documentos, políticas e processos se tornou muito grande, e é necessário investir em uma ferramenta que faça uma melhor gestão deles. 

6: Você faz parte de um setor altamente regulamentado

Esse é o último, e talvez o mais relevante sinal de que você precisa adotar um software de compliance.

Se você faz parte de um setor altamente regulamentado (financeiro, saúde, etc.), não só você deveria procurar um software de compliance, como já deveria ter um.

Isso é importante por dois motivos: primeiro, porque novas regulamentações surgem a cada dia e o cenário precisa ser acompanhado sempre e com cuidado. O programa de compliance deve conseguir se adaptar a essas mudanças rapidamente.

O segundo motivo é que empresas desses setores estão sempre sendo muito bem vigiados por agências e órgãos de fiscalização. Além disso, as sanções são pesadas e auditorias e investigações são frequentes.

Uma ferramenta de compliance garante velocidade e precisão para se manter sempre atualizado, além de produzir indicadores e relatórios atualizados conforme são solicitados por autoridades.

Sua empresa consegue garantir que está conforme todas as recomendações e que seu programa de compliance está em dia e funcionando.

 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Uma das áreas do compliance mais aplicadas em empresas é o compliance trabalhista. Isso porque o objetivo principal do compliance é mitigar riscos que podem causar prejuízos financeiros e de imagem à empresa. E quem, afinal, representa mais a empresa e, portanto, representa maior risco à empresa, do que os funcionários?

Essas pessoas são quem compõem a empresa, e por isso precisam ser muito bem cuidadas, e precisam representar bem a cultura da empresa. É possível fazer isso através de um bom programa de compliance trabalhista.

A seguir vamos destacar alguns pontos importantes para uma estratégia desse tipo que vão além dos pilares de programas de compliance em geral.

1 – Treinamentos de conduta no ambiente de trabalho

Treinamentos são uma peça indispensável para programas de compliance em geral. No entanto, quando o objetivo é trabalhista, é preciso focar em alguns fatores.

Uma estratégia para minimizar riscos e problemas trabalhistas é investir no ambiente de trabalho. Isso inclui trabalhar questões que podem criar um ambiente tóxico de trabalho como, por exemplo:

  • Assédio sexual
  • Assédio moral
  • Conflitos entre colaboradores
  • Desigualdade de gênero

E é através de treinamentos de ética e compliance voltados para conduta no ambiente de trabalho que você pode garantir que os funcionários saibam reconhecer essas condutas impróprias, as punições para atitudes como essas e também o que fazer a respeito.

Invista em tecnologia

Outra dica para treinamentos é investir em ferramentas de tecnologia que ajudam o seu treinamento ser o melhor possível. Hoje em dia não faltam opções que podem fazer com que o trabalho do profissional de compliance seja menor, e os resultados sejam menores.

Alguns benefícios de adotar plataformas de treinamento em vez de fazer treinamentos presenciais são:
  • Abrangência a todos os funcionários de uma só vez
  • Menor trabalho para profissional de compliance em ministrar treinamentos
  • Controle automática e precisa de presença
  • Controle preciso de resultados
  • Maior engajamento com recursos audiovisuais de ponta
  • Possibilidade de acompanhamento por métricas automáticas e precisas

2 – Ter um canal de denúncias confiável

Outra forma muito importante para garantir um bom programa de compliance trabalhista e que hoje em dia é ainda mais fácil de implementar é não só ter um canal de denúncias, como ter um canal em que os colaboradores confiam e realmente usam.

O canal de denúncias também é um pilar básico do compliance, e como pode ser de fácil implementação, muitas empresas dão o mínimo de atenção e assim, garantem pelo menos alguma coisa para mostrar em caso de auditoria.

O problema é que a tendência é uma rigidez cada vez maior na fiscalização de programas decompliance, e sua empresa não está segura da Lei Anticorrupção só porque tem um canal de denúncias. O mesmo vale para a eficácia do compliance trabalhista.

Por isso a nossa dica não é ter um canal de denúncias, e sim ter um canal confiável. Se o seu canal é confiável, significa que ele possui essas características fundamentais:

  • É bem conhecido por seus colaboradores (é bem divulgado e seu uso é estimulado pela empresa)
  • É realmente utilizado pelos funcionários
  • Os funcionários têm a prova de que suas denúncias são analisadas e tratadas
  • Os denunciantes têm como saber que as denúncias foram resolvidas, como foram e por quê 

Uma boa forma de garantir tudo isso é ter uma opção de canal de denúncias web. Com ele, você consegue colocar o link para ele em diversas plataformas e materiais digitais, facilitando a disseminação.

Além disso, consegue automatizar o processo de notificação ao denunciante sobre o andamento do tratamento da denúncia. Assim, nenhum funcionário fica sem feedback e é sempre atualizado em tempo real.

Outro motivo para investir nesse tipo de canal é que o website é o principal canal utilizado na hora de fazer denúncias. 43% das denúncias são feitas pelo site, contra apenas 26% por telefone e 17% por e-mail.

3 – Ter uma boa cultura de recrutamento

Como os verdadeiros protagonistas do compliance trabalhista são os funcionários, é importante que, além de manter boas práticas para eles enquanto já estão na sua empresa, você também faça a seleção de candidatos já propensos a viverem a cultura de ética e integridade da empresa.

Para isso, uma boa ideia é fazer questionários durante o processo seletivo para saber como um funcionário agiria em determinadas situações em que sua ética seria testada.

Além disso, é possível procurar conhecer o que essas pessoas valorizam em uma equipe e em um ambiente de trabalho, além de o que pensam sobre assuntos polêmicos como assédio sexual.

É possível que em algum momento seja preciso escolher entre uma pessoa mais qualificada ou uma pessoa que se encaixa nos valores da empresa. É preciso ter certeza de que os seus recrutadores saibam quais os prejuízos que um profissional que cometa fraudes, assédios e outros problemas pode trazer para a empresa.

Por isso, é importante dar prioridade ao perfil do candidato, já que habilidades técnicas podem ser adquiridas com prática.

Posso checar antecedentes criminais?

Embora seja tentador fazer checagem de antecedentes criminais, é importante lembrar que não é permitido para a maioria das vagas. Não contratar um candidato baseado nisso pode ser classificado como um ato de preconceito.

Existem algumas vagas que exigem maior fidúcia devido à natureza do trabalho, como quem lida com bens de alto valor, entre outros.

Se você acredita que esse é o seu caso e que é importante checar antecedentes, faça uma boa pesquisa e consulte os advogados da empresa para se certificar de que não terá nenhum problema com o direito do trabalho.

4 – Ter políticas corporativas claras e conhecidas

A última dica que queremos dar para a implementação do compliance trabalhista na prática é sobre políticas corporativas.

Isso é especialmente importante no compliance trabalhista porque as políticas são o guia de comportamento dos funcionários, além de assegurar os direitos deles.

Por isso é importante que funcionários não só conheçam bem, como entendam o conteúdo das políticas.

Criando as políticas

Antes de tudo, é preciso primeiro garantir que a sua empresa tem as políticas mais importantes como um todo, e também as mais importantes para cada setor (lembre-se de que um excesso de políticas também fica cansativo e desnecessário. Por isso, foque apenas no que é necessário).

Depois de saber quais políticas serão feitas, trabalhe não só com o departamento jurídico na elaboração delas, mas também com o RH e com chefes do departamento ao qual a política será direcionada.

Isso vai ajudar a redigir políticas de forma clara e compatível com o público que terá que ler e aceitar. Muitas vezes o jurídico tem a tendência de fazer textos mais complexos e rebuscados, o que não é sempre necessário no caso de políticas corporativas e dificulta o entendimento.

Distribuindo as políticas e recebendo aceites

A última etapa na gestão de políticas é na hora da distribuição das políticas e no recolhimento dos aceites. Não basta ter um bom texto, é preciso ter uma forma precisa e abrangente de pedir a leitura, cobrar o entendimento e registrar o aceite.

Para isso também é possível recorrer à tecnologia. Existem ferramentas que automatizam todo o processo de cobrança de leitura para o profissional de compliance.

É possível também configurar perguntas para comprovar que o funcionário entendeu a política antes de aceitar. Tudo isso cria dados e relatórios que podem ser acompanhados para melhorar o programa de compliance trabalhista e identificar pontos problemáticos.


 
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Como fazer, Treinamento de Compliance
O Treinamento de Compliance é um pilar essencial do programa de Compliance. Por isso, muitas empresas já estão começando a implantar algum tipo de treinamento. No entanto, é fácil acabar oferecendo modelos monótonos ou ineficazes só para dizer que existe.

Um bom treinamento que vá realmente ajudar a mudar e consolidar uma cultura ética na sua empresa leva mais trabalho. É preciso traçar estratégias para que o impacto do treinamento de Compliance seja real, e que seja um diferencial aos olhos de instituições reguladoras.

Por isso, estamos compartilhando algumas dicas para que o seu Treinamento de Compliance seja o melhor possível para a sua empresa além de trazer resultados reais, não só atender a normas e sugestões.

Entenda que seus funcionários não se interessam por Compliance

Um bom ponto de partida na construção do seu Treinamento de Compliance é presumir que os colaboradores da empresa não se interessam muito por aprender sobre normas e como ser um profissional mais ético.

Partindo do princípio de que nenhum colaborador se interessa por, e às vezes nem conhece, o Compliance, você vai conseguir pensar em maneiras mais eficazes de realmente convencer eles quanto à importância disso para eles e para a empresa.

Se não, você pode acabar caindo em mesmices e fazendo um treinamento sem criatividade, e que não vai ao encontro da realidade desses funcionários.

Escolha um formato de treinamento coerente

Outro passo importante é escolher um formato que faça sentido para a sua empresa. Por exemplo, se a empresa tiver 150 funcionários, é possível separar eles em grupos de 50 e realizar 3 treinamentos presenciais. É mais rápido e mais barato para a empresa.

Já se forem muitos funcionários, é muito menos eficiente realizar diversos treinamentos presenciais com todos eles. Logisticamente, não vale a pena em comparação com um treinamento virtual. Nesse caso, um modelo EAD é mais indicado.

Esse modelo também é indicado para empresas que tenham funcionários em mais de uma localidade. Todos eles assistem o mesmo conteúdo e com a mesma qualidade sem custos com deslocamento de instrutores e outros problemas logísticos.

Aborde conteúdos amplos e específicos

Recomendamos que o seu Treinamento aborde tanto assuntos mais amplos, como a anticorrupção e a importância dela para a empresa, quanto específicos, como normas das políticas corporativas da própria empresa.

Procure também começar do mais amplo para o mais específico. Assim, primeiro seus funcionários entenderão o que é o Compliance e qual seu valor para o trabalho. Depois de se interessar por saber mais como aplicar, podem começar a entender como funciona dentro da empresa e como podem aplicar a integridade no dia a dia.

Separe o conteúdo em aulas

Uma das dificuldades encontradas nos Treinamentos de Compliance é a falta de interesse e engajamento. Quanto mais os seus funcionários assistem aos treinamentos e aprendem, melhor serão os resultados.

Uma das formas de melhorar o engajamento com o conteúdo é separar em aulas temáticas. Por exemplo, dentro de um treinamento de assédio, separe o conteúdo sobre assédio moral e assédio sexual. Assim, o conteúdo fica mais dinâmico e menos maçante. O funcionário pode fazer aos poucos, deixando os treinamentos mais leves e com a impressão de serem mais curtos.

Estabeleça metas

É importante saber onde você quer chegar com seus Treinamentos de Compliance e quais os seus objetivos. Decida com antecedência e documente suas metas antes de começar a implementar e fazer campanhas.

Por exemplo, você pode querer que 60% de cada setor da empresa esteja com os treinamentos em dia daqui a 5 meses. Tendo esse objetivo, fica mais fácil direcionar esforços e recursos onde precisa para atingir a meta.

Nesse exemplo, você poderia combinar ações com gestores nos setores que estão mais longes de atingir a meta, em vez de realizar campanhas gerais, custosas e ineficientes.

Acompanhe métricas

É claro que, ao estabelecer metas, é importante ter acesso a dados e métricas para acompanhar o progresso das suas campanhas. Para isso, escolha uma aplicação que reúna dados e te ofereça diferentes tipos de visualização.

Assim, você tem a liberdade de acompanhar as métricas que mais concordam com a sua estratégia. Por exemplo, se a sua meta é que 60% de cada setor da empresa esteja com os treinamentos em dia daqui a 5 meses, você precisa poder visualizar o progresso dos treinamentos por setor.

Crie uma “trilha” de treinamentos

Funcionários novos chegam na empresa, outros mudam de setor e muitas outras situações acabam complicando a realização de treinamentos. Para facilitar na hora de direcionar conteúdos, recomendamos configurar “trilhas” para os diferentes grupos de funcionários.

Por exemplo, para todos os funcionários do setor financeiro, o primeiro treinamento que devem fazer é sobre o que é o Compliance. Depois, devem realizar um treinamento sobre conduta no ambiente de trabalho. O terceiro seria sobre anticorrupção, e o quarto sobre fraudes e crimes financeiros. Depois sobre fraudes e lavagem de dinheiro, e por último, sobre o Código de Ética da empresa e as políticas financeiras.

 
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Como fazer, Treinamento de Compliance
Treinamentos e a comunicação são uma parte fundamental para o programa de Compliance. E não somos nós que estamos falando. A CGU, em suas Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance diz que que o “investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”. Por isso, a seguir vamos explicar algumas boas práticas de compliance, treinamento e comunicação.

Comunicação


O que é a comunicação em um programa de integridade? O fator principal que deve ser analisado é a divulgação de políticas. E, especialmente, o cargo chefe de qualquer programa: o Código de Ética. A CGU, na mesma publicação que citamos acima, comenta a importância dessa comunicação. Diz que “os valores e as linhas gerais sobre as principais políticas de integridade adotadas pela empresa, geralmente externalizados no código de ética ou conduta, devem estar acessíveis a todos os interessados e ser amplamente divulgados”.

Algumas dicas para fazer uma boa divulgação dessas políticas são:


É importante considerar a situação de todas as pessoas na empresa. Por exemplo, funcionários que não têm acesso a computador no dia a dia podem ser atingidos por uma estratégia com um manual impresso ou um aplicativo com as políticas.

Alguns pontos para se atentar na comunicação:


Divulgação do Canal de Denúncias:

De acordo não só com a publicação da CGU, mas também os profissionais e organizações do setor de Compliance, é imprescindível divulgar um Canal de Denúncias. Por exemplo, na publicação do órgão está escrito que o “Investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”.

Essa divulgação serve para aumentar a cultura de integridade na empresa, engajar funcionários e ainda aumentar a descoberta de ilicitudes na empresa. Tudo isso é motivo para considerar a divulgação do Canal de Denúncias um dos fatores que julga a efetividade do programa de compliance.

Canais de comunicação:

Outro ponto avaliado na hora de analisar a efetividade do Programa de Compliance é a existência de canais de interação. Ou seja, um espaço onde funcionários podem tirar dúvidas e conhecer um pouco mais sobre as normas da empresa e o próprio programa.

Exemplos de canais:

  • Hotlines com atendentes para atender o telefone e tirar dúvidas
  • E-mail da equipe de Compliance para receber dúvidas
  • Palestras e encontros presenciais
  • Um atendente virtual 24h (ChatBot)

É importante que esses canais sejam gratuitos e abertos para todos da empresa, inclusive terceiros, que agora são um grupo importante para programas de Compliance. Além disso, esses canais também precisam ser facilmente acessíveis e amplamente divulgados. As mesmas estratégias de divulgação das políticas e do Canal de Denúncias podem ser usadas.

Treinamentos


A segunda parte do trio compliance, treinamento e comunicação são os Treinamentos de Compliance. Eles são uma peça chave para garantir uma avaliação positiva na análise de efetividade do programa de integridade. No art. 42, inciso IV, do Decreto Federal nº. 8.420/2015, foi estabelecido que treinamentos periódicos fazem parte da avaliação da efetividade de um programa de Compliance. Inclusive, foi considerado um fator relevante nas empresas que receberam o selo Pró-Ética.

Além disso, a CGU diz que “dirigentes, funcionários, e até mesmo, em casos apropriados, terceiros responsáveis pela aplicação das políticas, devem ser devidamente treinados”.

Na publicação da CGU Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance, são detalhadas algumas perguntas que você deve fazer sobre os treinamentos na sua empresa.

Perguntas para se fazer sobre treinamentos, de acordo com a CGU:

  • Os membros da alta direção participaram de treinamentos sobre o programa de integridade nos últimos 12 meses?
  • Foram realizados treinamentos sobre o código de conduta/ética para os empregados e administradores nos últimos 12 meses?
  • Esses treinamentos alcançaram, pelo menos, 50% dos empregados?
  • A empresa apresentou um planejamento para realização de treinamentos relacionados ao programa de integridade?
  • A instância responsável pelo programa de integridade participa do planejamento, elaboração, aplicação e/ ou contratação dos treinamentos sobre temas de integridade?
  • Existem controles para verificar a participação dos empregados nos treinamentos?
  • Existem mecanismos para verificar a retenção dos conteúdos abordados nos treinamentos?

É possível notar a importância que a CGU dá para treinamentos nos próprios comentários que foram feitos durante a avaliação das empresas que receberam o selo Pró-Ética.

Pontos positivos de empresas Pró-Ética:

  • “Os treinamentos são elaborados e aplicados de acordo com o público alvo, adotando metodologia e conteúdo às necessidades e especificidades tanto da alta direção (casos em que podem ser em língua estrangeira), quanto dos funcionários horistas da fábrica.”
  • “O Código de Conduta da empresa é tratado de forma mais didática até mesmo por meio da utilização de histórias em quadrinhos (Gibi).”
  • “Os treinamentos sobre as políticas de conduta ética nos negócios previstas no Programa de Compliance são extensivos aos parceiros de maior risco da empresa, via web.”
  • “A empresa realiza treinamentos voltados aos diversos públicos de acordo com suas atividades e de acordo com a necessidade de interação com os stakeholders.”
  • “Fornecedores e pessoal terceirizado também são alcançados por capacitações de Compliance sobre a política de conduta de fornecedores, o uso dos canais de denúncia de forma responsável, além de serem destinatários de palestras e eventos presenciais em todo território nacional.”
  • “A empresa comprovou que aos funcionários terceirizados se aplicam os mesmos treinamentos realizados para os funcionários celetistas da empresa.”

Como aplicar esses pontos na minha empresa?

1) Dados e métricas

Como as perguntas sugeridas pelo CGU mostram, uma parte importante para mostrar ao órgão que o treinamento é eficaz é ter um bom controle. Como você sabe se os treinamentos alcançaram pelo menos 50% dos funcionários? Você sabe qual funcionário fez qual treinamento? A forma mais eficiente de juntar esses dados é usar softwares que coletam essas informações para você, ou organizar em planilhas manualmente.

2) Comunicação efetiva

A comunicação dos treinamentos faz parte da comunicação do programa de integridade em geral. Por isso, é sempre lembrar de divulgar os treinamentos quando fizer a divulgação geral. Você pode usar as dicas que listamos acima na parte de comunicação.

3) Grupos e audiências dos treinamentos

Parte do controle de seus treinamentos é atingir os funcionários certos para cada treinamento. Ou seja, preciso ter alguma forma de direcionar cursos sobre compras, por exemplo, ao setor responsável por compras. E isso sem deixar de poder atingir todos com cursos gerais sobre o Código de Ética da empresa.

4) Treinamentos em diversos formatos lúdicos

Uma coisa que a CGU notou em uma empresa foi o uso de HQ’s em treinamentos. Isso porque engaja melhor o funcionário, e prende a atenção ao conteúdo que está sendo passado. Portanto, é importante ter formatos lúdicos e interessantes no seu treinamento, como vídeos em animação, por exemplo.

No geral, o que percebemos é que a aplicação do trio da CGU, compliance, treinamento e comunicação, não é tão complexo. Inclusive, existem soluções que automatizam grande parte das especificações que o órgão prioriza. Que tal fazer uma demonstração gratuita e sem compromisso do nosso software?


 
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Como fazer, Treinamento de Compliance
Ter um treinamento de Compliance na sua empresa é uma parte fundamental para consolidar seu programa de Compliance. E dados são outro bem imprescindível para a sua empresa em geral. Por isso, para extrair o melhor do seu treinamento e otimizar o seu trabalho é bom combinar os dois.

Inclusive, de acordo com o Guia Programas de Compliance do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE) “O sucesso de um programa de compliance depende igualmente da capacidade de a organização monitorar sua efetiva implementação. ” Mas como fazer isso na prática?

Auditorias Internas e Investigações

As investigações estão se tornando uma realidade cada vez mais possível para as empresas brasileiras. Isso se deve à crescente regulamentação e preocupação com o combate à corrupção no país. E ter dados e relatórios que documentam em detalhes os seus processos de Compliance podem servir para mostrar o seu compromisso com o combate à corrupção.

Vejamos um trecho do Guia do CADE:

“[…] a correta documentação das atividades de compliance concorrencial poderá ser de grande valia caso a entidade seja chamada a prestar informações a respeito de suas condutas perante a autoridade concorrencial. […] caso a organização mantenha os devidos registros de que orientações sólidas e específicas foram prestadas a determinado colaborador […] poder-se-ia concluir […] que eventual envolvimento daquele colaborador em uma conduta de coordenação de preços representaria um desvio individual de conduta distanciado da política corporativa, com o consequente reconhecimento de boa-fé que deve implicar diminuição da gravidade do ilícito e redução da penalidade a ser imposta.”

Ou seja, se comprovada através de indicadores, a pessoa jurídica pode ter sua responsabilidade no ato ilícito diminuída. Um dos resultados disso é a redução de penalidades.

Muitas coisas podem ser documentadas e servirem como evidência do compromisso da empresa com o Compliance. Alguns exemplos são os aceites dos funcionários às políticas, a comprovação de que fizeram treinamento de Compliance, testes de conhecimento sobre o treinamento, fluxos de aprovação de documentos, etc.

Melhoramento do desempenho do Programa de Compliance

Ter dados de monitoramento também são uma parte importante de qualquer processo da sua empresa. Isso porque você consegue analisar como está a aceitação do que você implementou.

Na prática existem algumas formas de aplicar isso. A primeira é monitorar em quais setores ou áreas da empresa estão tendo performance melhor ou pior nos treinamento. O setor financeiro, por exemplo, pode entender melhor como funciona a questão da documentação de registros fiscais. Já o marketing deve se sair especialmente bem em situações envolvendo brindes.

Outra forma de aplicar esses dados é entender em que setores, em quais cargos, ou qualquer outra segmentação, os funcionários estão tendo uma performance baixa. Quem não está conseguindo passar no treinamento de Compliance? Tendo essa informação em mãos, você pode buscar o porquê e o como consertar isso.

É claro que a análise de dados também pode ser ainda mais profunda. Quem souber fazer conexões entre os relatórios pode chegar a novas conclusões e buscar melhorias ainda mais pontuais. Imagine que tem um grupo na empresa que não está indo bem nos treinamentos, e também não está aceitando as políticas corporativas. Uma situação como essa é um fator de risco, porque é mais provável que alguma atitude ilícita ou antiética saia desse grupo.

A partir disso é possível identificar o problema. Será que eles não estão recebendo bem a comunicação de que precisam aceitar as políticas e fazer os treinamentos, ou a cultura do Compliance não é respeitada? Depois, você consegue chegar à solução. O Compliance deve direcionar campanhas para incentivar a participação ou para mostrar a importância do Compliance para o crescimento da empresa?

Como conseguir esses dados?

Ao lidar com muitos funcionários, muitas políticas e, em geral, muitos dados (como tem sido a tendência em empresas), é preciso algo que te ajude a acompanhar. E na maioria dos casos, isso é a tecnologia. Um software como o clickCompliance automatiza essa coleta, armazena na nuvem e cria relatórios prontos de acordo com as segmentações que você escolhe.

Mais um trecho do Guia do CADE resume bem a importância dessa coleta e do bom uso de dados sobre o seu programa de Compliance:

“Cada uma das iniciativas relacionadas ao compliance concorrencial deve ser devidamente documentada pela organização. A adequada documentação dessas atividades fortalece a evolução contínua do programa, baseada no aprimoramento dos compromissos anteriormente assumidos e compartilhados entre as diversas áreas”.


 
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