Como fazer, Formulários de Compliance

Controle de Pessoas Politicamente Expostas (PPE’s)

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Um dos objetivos principais do compliance e do programa de compliance é minimizar a quantidade de riscos aos quais a empresas está sujeita. E um desses grandes riscos são as pessoas politicamente expostas (PPE’s).

Antes de entender o que fazer sobre essas pessoas, é importante entender quem podem ser as PPE’S. Como vamos ver a seguir, existe uma enorme quantidade de pessoas que podem ser consideradas politicamente expostas e que representam muitos riscos à empresa.

Quem pode ser uma Pessoa Politicamente Exposta?

Uma PPE não é apenas aquele funcionário que está se candidatando a um cargo público. Na verdade, a definição é bastante ampla. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF):

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, não são só pessoas diretamente ligadas a cargos públicos, como também pessoas que possuam qualquer relacionamento estreito com uma dessas pessoas. Por exemplo, um amigo, assessor ou sócio de um candidato ou ocupante de cargo público.

Outro perigo importante é que PPE’S não são apenas os funcionários diretos da empresa. Qualquer funcionário, terceiro ou stakeholder em geral pode representar um risco para a empresa se for uma PPE.

Quais os riscos de uma PPE para uma empresa?

Essas pessoas representam um risco para a empresa devido a sua proximidade com a administração pública. Ou seja, é mais fácil para elas realizarem atos de corrupção ou serem cúmplices de um agente público.

Por exemplo, em um esquema de lavagem de dinheiro, o agente da corrupção pode usar a posição da pessoa politicamente exposta na sua empresa para ajudar a cometer o crime.

Outro caso possível é um funcionário de alto escalão usar de um relacionamento com a administração pública para beneficiar a empresa, como em casos de licitações fraudadas, por exemplo.

Os riscos que isso traz para a empresa são muitos. Nem todos os casos envolvendo PPE’S podem responsabilizar diretamente a empresa. No entanto, levam a, no mínimo, sérios problemas para a reputação do negócio.

Já alguns casos, como o segundo que propomos, que beneficiam a empresa de alguma forma, podem levar a multas pesadas e outras sanções devido à Lei Anticorrupção.

Como fazer o controle de Pessoas Politicamente Expostas?

Lidar com esses casos exige mais do que uma simples checagem antes da contratação. As principais formas de ter cuidados com Pessoas Politicamente Expostas são os formulários de compliance e treinamentos.

Formulários

O formulário de PPE é um dos formulários de compliance mais básicos para a empresa. Eles devem ser de preenchimento obrigatório e distribuídos aos funcionários periodicamente, para que o compliance esteja sempre atualizado em caso de mudança na situação.

Seguem algumas formas de fazer o controle desses formulários:

1. Manualmente


Esse controle pode ser feito de forma manual, como as políticas corporativas. O formulário é impresso e distribuído manualmente para preenchimento. Depois, o compliance recolhe manualmente e guarda junto com outros documentos do funcionário.

Isso é uma boa opção para empresas menores, que não têm orçamento e nem necessidade de investir em outras soluções.

2. Google ou Microsoft Forms


Outra ferramenta facilmente disponível para fazer a coleta dessas informações é um aplicativo online como o Google Forms ou Microsoft Forms.

O primeiro é gratuito e qualquer pessoa pode usar. Já o segundo faz parte do pacote do Office 365 e, portanto, é pago.

O pagamento é mensal e você pode usar diversos outros aplicativos da Microsoft. No entanto, muitas empresas já usam o Office 365 (se seu e-mail corporativo é o Outlook, você já tem acesso ao Microsoft Forms).

A construção em ambos é simples e o preenchimento é mais facilmente e rápido para os funcionários. É ideal para empresas de médio porte, que precisam ganhar tempo e espaço por terem muitos funcionários.

Você pode exportar os resultados em uma planilha ou em PDF para serem analisados.

No entanto, essa opção ainda carece de funcionalidades, automações e integrações necessárias para um bom controle de pessoas politicamente expostas em empresas de grande porte.

Softwares especializados

Sempre defendemos a aplicação de tecnologia para diminuir muito o trabalho do compliance officer, principalmente em empresas de médio e grande porte. O melhor exemplo disso são os softwares especializados.

Um exemplo é o próprio clickCompliance, que tem um módulo específico para formulários de compliance. Com um software de compliance você pode ter acesso a diversas funcionalidades específicas para o que você precisa.

Seguem alguns exemplos das nossas:

  • Distribuição automática
Os formulários de compliance são distribuídos automaticamente para os funcionários com a periodicidade desejada para que o compliance não precise ficar fazendo isso.

  • Obrigatoriedade de prenchimento
Além disso, qualquer formulário pode ser marcado como obrigatório. Se for, a cobrança vai continuar sendo feita pelo sistema por e-mail até ser preenchido pelo funcionário.

  • Filtros
Nossos filtros te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção.

Por exemplo, se alguém responder que tem sim relação estreita com um ocupante de cargo público você receberá uma notificação.

Ou seja, você saberá automaticamente quem é uma PPE no momento do preenchimento do formulário.

Treinamentos

É importante, também, manter treinamentos periódicos sobre os riscos de ser uma PPE, e sobre como identificar situações em que o funcionário pode estar cometendo algum crime ou agindo contra as normas da empresa.

Além disso, como explicamos, em muitos casos os funcionários nem sabem que podem ser considerados pessoas politicamente expostas, visto que a definição é relativamente abrangente.

Nossa plataforma também cobra a realização de treinamentos online automaticamente. É possível verificar o desempenho por área ou setor e outros grupos, além de índices de finalização de cada treinamento.