5 dicas para entender o compliance digital

Em meio ao processo de digitalização vivido pela sociedade, as empresas precisaram se adaptar.

As marcas compreenderam a importância de estarem presentes na internet para serem lembradas, de otimizarem os processos por meio da tecnologia para ganharem agilidade, de oferecerem canais on-line para facilitar o contato com o consumidor.

Durante a pandemia da Covid-19, o processo de digitalização ganhou mais um viés. Com a necessidade de isolamento social para frear a disseminação da doença, o home office foi a solução para muitas empresas. Em alguns casos, esse formato de trabalho será mantido mesmo após o controle epidemiológico.

É neste contexto que o compliance digital mostra-se uma ferramenta de extrema relevância. Mas o que este termo significa exatamente?

Para ajudar no entendimento sobre o assunto, reunimos cinco dicas. Confira!

Compreenda o conceito de compliance

Para entender o que é o compliance digital, antes de tudo, é preciso retomar o conceito de compliance, que pode ser compreendido como um conjunto de normas e procedimentos adotados por uma organização com a finalidade de garantir a conformidade com a legislação que abrange o negócio.

O compliance possui várias vertentes, sendo uma delas o compliance digital. Confira:

• Compliance fiscal: garante que os processos fiscais e contábeis estejam de acordo com a legislação. Inclui tarefas como avaliar os contratos para a compra de insumos e assegurar o envio das informações à Receita Federal dentro dos prazos estipulados.
• Compliance tributário: assegura o cumprimento das obrigações tributárias. O trabalho engloba a organização, a execução e o registro dessas ações.
• Compliance trabalhista: tem como função assegurar a ética nas relações e a conformidade às leis trabalhistas, desde a contratação até o desligamento do funcionário. Também tem a responsabilidade de fiscalizar as condições de trabalho no dia a dia da empresa.
• Compliance ambiental: tem como propósito promover boas práticas ambientais e o respeito às leis dessa área, tanto no dia a dia da empresa quanto na execução de projetos externos.
• Programa de integridade: atua diretamente na prevenção, identificação e combate de atos ilícitos e comportamentos antiéticos, como fraudes, corrupção e assédio.
• Compliance digital: assegura a conformidade da empresa com as leis que regem o ambiente digital. O trabalho pode ser realizado em diferentes setores da empresa, desde que envolvam a tecnologia em seus procedimentos.

Saiba como é a aplicação do compliance digital

Depois de compreender o conceito de compliance digital, é importante saber como é a sua aplicação prática.
A proposta é assegurar que o uso da tecnologia esteja alinhado com a legislação vigente, evitando que irregularidades possam acontecer no ambiente corporativo.

Para isso, o primeiro passo é fazer um diagnóstico da empresa. Nesta etapa serão identificados os setores que envolvem mais processos digitais e, portanto, precisam se adequar às leis sobre o tema.

Após esta análise, serão criadas normas e procedimentos internos que garantam a conformidade no dia a dia de trabalho, além de estratégias de monitoramento e fiscalização.

Informe-se sobre a LGPD e as outras leis do ambiente digital

Para a implantação do compliance digital, é necessário conhecer a legislação que aborda o uso da tecnologia.

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD ( Lei nº 13.709/2018) é um dos principais textos sobre o assunto, uma vez que dispõe sobre o tratamento que deve ser dado pelas empresas às informações pessoas de clientes, funcionários e parceiros, inclusive no ambiente digital.

O Marco Civil da Internet (Lei nº 12.695/2014) é outro texto que deve ser considerado pelo compliance digital, pois estabelece os princípios, as garantias, os direitos e os deveres para o uso da internet no Brasil.

O Código de Defesa do Consumidor – CDC (Lei nº 8.078/1990) é responsável por regulamentar as relações de consumo. O documento traz informações não apenas para as compras e a prestação de serviços em estabelecimentos físicos, mas também no ambiente on-line.

O Decreto nº 7.962/2013, popularmente conhecido como Lei do E-commerce, complementa as informações do CDC, trazendo detalhes como as políticas para sites e recomendações para o marketing digital, dentre outras informações.

O Marco Legal das Startups (Lei Complementar nº 182/2021) é um texto direcionado às empresas de base tecnológica que aborda questões tributárias e outras especificidades.

É necessário que o setor de compliance realize o filtro sobre quais leis, decretos e resoluções atravessam a realidade do negócio.

Analise as tecnologias utilizadas pela sua empresa

Uma dúvida comum é se o compliance digital é restrito ao e-commerce ou às empresas que estão em home office. A resposta é não.

Hoje, qualquer empresa, independente do porte ou setor de atuação, utiliza alguma tecnologia e, portanto, precisa estar de acordo com a legislação.

Se a empresa tem apenas um site, por exemplo, é necessário assegurar o compliance com relação às políticas estabelecidas pelo Decreto nº 7.962/2013.

Se realiza vendas pela internet, precisa ter conhecimento sobre a política de troca, o direito ao arrependimento do consumidor, dentre outras informações descritas no CDC.

Se disponibiliza um formulário para algum tipo de cadastro que solicita dados pessoais, deve estar em conformidade com a LGPD.

Neste sentido, é importante mapear quais são as tecnologias usadas pela empresa antes de imaginar que o compliance digital não se aplica ao seu negócio.

Conheça os benefícios do compliance para o seu negócio

Estar em conformidade garante muitos benefícios para qualquer empresa. Confira:

• Evita prejuízos financeiros por conta de multas, sanções e processos devido ao descumprimento de leis;
• Protege a reputação da empresa contra fraudes, escândalos de corrupção e outras irregularidades;
• Garante segurança jurídica;
• Promove o engajamento dos funcionários;
• Cria um diferencial competitivo no mercado;
• Aumenta a satisfação e atrai mais clientes;
• Fortalece a imagem institucional;
• Promove relações duradouras de parceria;
• Aumenta o interesse dos investidores;
• Garante o crescimento sustentável;
• Constrói e consolida uma cultura organizacional ética, responsável e transparente.

A tecnologia e o compliance caminham juntos para a otimização de processos e a realização do trabalho de prevenção, identificação e combate de irregularidades.

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