Como o canal de denúncias ajuda a coibir desvios de conduta

O que é um canal de denúncias?

Como o próprio nome já diz, o canal de denúncias é uma ferramenta criada para o recebimento e o acompanhamento de denúncias relativas às práticas irregulares no ambiente corporativo.

A Lei Anticorrupção (Nº 12.846/2013) dispõe sobre a responsabilização das organizações. Dentre as normas estabelecidas por essa legislação, há a necessidade de que as empresas disponibilizem um canal para o recebimento e o acompanhamento de denúncias. O texto determina, ainda, que essa ferramenta seja amplamente divulgada aos funcionários.

Dessa forma, a própria legislação brasileira passou a incentivar que os profissionais das empresas atuem na fiscalização de condutas divergentes da ética, transparência e responsabilidade.

Como funciona 

Há vários modelos de canais de denúncias que podem ser implantados na empresa, a partir da consideração sobre algumas características do negócio. Em geral, é preciso garantir a confiança e a praticidade para que as pessoas sintam-se seguras para denunciar. 

Após o recebimento da informação, devem ser oferecidos mecanismos para o acompanhamento da apuração do caso. Assim, os funcionários saberão que o trabalho de combate às irregularidades está sendo realizado.

Como escolher

Na hora de definir o modelo do canal de denúncias que será utilizado, é importante considerar algumas características da empresa, tais como:

Número de funcionários: quanto maior a equipe, é esperado um maior número de denúncias, o que requer uma ferramenta capaz de otimizar e organizar um grande volume de informações. 

Área que a empresa atua: alguns setores, como o financeiro e o da saúde, são altamente regulamentados. Por isso, até mesmo empresas menores podem receber um volume alto de denúncias.

Perfil dos funcionários: essa análise é importante para definir o suporte do canal. Verifique a faixa etária e o acesso ao meio digital, pois, dependendo dessas respostas, pode ser mais interessante utilizar uma plataforma on-line.

O que o canal deve oferecer

É importante assegurar que o denunciante tenha a opção de escolher manifestar-se de forma anônima ou identificando-se para a empresa. Também deve ser dada a oportunidade de acompanhar o andamento da investigação.

A tecnologia é uma grande aliada para as práticas de compliance. No caso específico do canal de denúncias, uma solução virtual ajuda a otimizar os processos. No entanto, a empresa deve estar atenta à acessibilidade. Além de conferir se os funcionários usam o meio digital, é preciso considerar se a plataforma pode ser acessada tanto por computador, quanto por dispositivo móvel, como celular ou tablet. 

Outra característica essencial é o fornecimento de indicadores e relatórios sobre o número de denúncias, os tipos de irregularidades, o status do andamento da apuração e o tempo médio de resolução.

Vantagens 

O canal de denúncias é um mecanismo a mais para garantir uma cultura organizacional pautada na ética e na transparência, o que já é um grande motivo para investir na ferramenta. Confira outras razões:

• Evita o prejuízo financeiro: ao atender a exigência da Lei Anticorrupção (Nº 12.846/2013), a empresa se resguarda sobre a possibilidade de sanções e multas.
• Combate os desvios de conduta: as denúncias recebidas não são referentes apenas aos atos ilícitos, como fraudes e corrupção. Qualquer prática divergente das normas implantadas pela empresa pode ser repassada pelo canal.
• Contribui para a prevenção de irregularidades: a partir do momento que os funcionários percebem a eficiência do canal de denúncias, ele passa a prevenir práticas irregulares.
• Gera maior engajamento nas políticas de compliance: com um canal de denúncias eficiente, os funcionários sentirão mais confiança com relação à empresa e ao programa de integridade.
• Aumenta a credibilidade: ao promover a transparência e a ética, a empresa fortalece a sua imagem.

Como garantir a eficiência 

Disponibilizar o canal de denúncias é fundamental para as empresas estarem em conformidade com as legislações e as normas vigentes. No entanto, não basta apenar ter a ferramenta, é preciso garantir a sua eficiência. Confira três ações que podem contribuir nesse sentido:}

1) Mantenha todos os colaboradores informados sobre as práticas de compliance

As pessoas precisam saber quais são as normas, as regras e as leis seguidas pela empresa para poderem ajudar no trabalho de fiscalização. Por isso, é válido destacar que a criação do canal de denúncias é apenas uma das ações previstas pelos programas de integridade. Manter uma boa comunicação interna e realizar treinamentos de compliance periódicos para que toda a equipe esteja envolvida também são alternativas.

2) Incentive a participação da equipe

Esse trabalho deve ser realizado, a princípio, pelos profissionais da área de compliance, mas com o apoio da alta direção e dos demais setores. Em meio à rotina da empresa, é importante frisar a necessidade do envolvimento da equipe e a segurança oferecida pelo canal de denúncias.

3) Dê o exemplo

A cultura organizacional é consolidada no dia a dia da empresa. Para que todos os profissionais estejam envolvidos em realizar um trabalho ético e responsável, os bons exemplos são necessários. 

O clickCompliance oferece várias ferramentas para auxiliar na gestão inteligente de práticas corporativas, inclusive o canal de denúncias.

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