Governança de Documentos, Legislação, LGPD, Programa de Integridade
Tecnologia e Compliance Devem Caminhar Juntos
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Por meio de um trabalho contínuo, cabe ao setor de compliance mapear os riscos que a organização corre, criar estratégias para minimizá-los, treinar a equipe para o alinhamento do que é proposto, monitorar as ações no dia a dia, sendo, assim, capaz de prevenir, identificar e solucionar irregularidades.
Uma boa estratégia para alcançar melhores resultados é usar a tecnologia para otimizar e aprimorar os processos. Mas muitos gestores ainda acreditam que, para isso, é necessário buscar soluções rebuscadas e de alto custo, o que já causa a desistência antes da tentativa.
No entanto, a realidade é justamente o oposto. A tecnologia tem a proposta de facilitar a rotina do compliance, simplificando o trabalho. Investir nas ferramentas corretas pode, inclusive, gerar a redução de custos para a organização.
Quer saber mais? É só prosseguir com a leitura!
A amplitude das ações do compliance
O trabalho do compliance é amplo, pois atravessa todos os setores da organização e deve envolver todos os funcionários para alcançar bons resultados.A primeira etapa para a implantação de um programa de compliance consiste em identificar a legislação que abrange a atividade. Além das normas e regulamentações específicas do setor de atuação, é importante a atenção às leis gerais direcionadas a qualquer tipo de negócio.
Neste sentido, vale destacar a Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/2013) que responsabiliza as pessoas jurídicas por atos ilícitos cometidos contra a Administração Pública.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei n.º 13.709/2018) é outro texto relevante para qualquer organização, pois informa como devem ser tratadas as informações pessoais de funcionários, clientes, fornecedores e parceiros.
Para atender à legislação vigente, é importante que o setor de compliance mantenha uma governança de documentos. Esse trabalho pode ser otimizado por meio de um software que possibilite realizar a pesquisa inteligente de conteúdo, o controle de prazos e revisões, dentre outras ações.
A importância dos treinamentos para o compliance
A partir da compreensão da legislação vigente, o setor de compliance será responsável por realizar uma análise de riscos e mapear quais setores da organização estão mais suscetíveis aos erros.Em seguida, serão criadas as práticas e os procedimentos internos a serem seguidos por todos os colaboradores. Essas informações devem constar em um Código de Ética e serem divulgadas através dos meios de comunicação interna.
No entanto, não basta apenas informar. É preciso que cada funcionário compreenda como colocar em prática as ações propostas pelo programa de compliance. Por isso, os treinamentos são fundamentais.
O clickCompliance também disponibiliza software para a realização de treinamentos de compliance que, além da função educativa, permitem produzir relatórios de desempenho.
Também é possível oferecer canais específicos para que os colaboradores esclareçam as dúvidas que possam surgir.
Como o canal de denúncias pode ajudar
O canal de denúncias é considerado uma das ferramentas mais importantes para o programa de compliance. Por meio dele é possível identificar e solucionar irregularidades, bem como prevenir tais práticas.O canal é um espaço específico para receber informações que irão auxiliar na identificação de irregularidades praticadas dentro da organização.
A partir do recebimento da denúncia, cabe ao setor de compliance instaurar um processo de apuração dos fatos e, em caso de confirmação, aplicar as sanções previstas no Código de Ética.
O canal pode ser disponibilizado para o público interno (funcionários) e externo (consumidores, parceiros, fornecedores), dando a alternativa de anonimato ao denunciante.
Para escolher o modelo de canal que será oferecido, devem ser avaliados aspectos como o porte da empresa, o perfil do público-alvo e a área que a empresa atua. A partir dessas informações é possível ter uma ideia de qual é o tipo de tecnologia será mais compatível com a demanda de denúncias estimada.
Como realizar o monitoramento do compliance
Com o programa de compliance estruturado e o funcionamento do canal de denúncias, o setor deverá desempenhar um trabalho contínuo de monitoramento para verificar se as ações propostas estão sendo colocadas em prática.Isso pode ser feito por meio de auditorias e avaliações periódicas com ajuda da tecnologia. É importante registrar esse trabalho para analisar o desempenho da organização e promover o aprimoramento do compliance.
Para isso, podem ser utilizados formulários de compliance online que geram relatórios armazenados de forma organizada. Novamente, o uso da tecnologia pode facilitar esse processo, seja através de formulários e/ou da própria governança dos documentos.
A tecnologia pode ainda ser empregada de forma simples no dia a dia do compliance. As pequenas intervenções contribuem para resultados positivos como:
- Otimização dos processos;
- Maior agilidade no trabalho;
- Ganho de tempo;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Redução de custos com papel e gastos com treinamentos presenciais;
- Diminuição dos erros;
- Maior eficiência do programa de compliance;
- Melhores resultados na prevenção e no combate às irregularidades, o que promove uma série de benefícios para a organização.
O clickCompliance oferece soluções para automatizar os processos internos e o trabalho manual da equipe de compliance. Para saber mais, agende uma demonstração.
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Apaixonada por tudo o que envolve comunicação, compliance, cultura e pessoas! Novas histórias e desafios me movem.
