Entenda como estabelecer uma política de compliance para garantir a conformidade e promover uma cultura de integridade.
Talvez você já tenha se perguntado como as empresas garantem que os seus colaboradores e processos estejam em conformidade com leis e regulamentações que regem a atividade, evitando riscos legais e financeiros, enquanto mantêm uma boa reputação.
A resposta está na implementação de uma política de compliance, estratégia que fortalece a empresa e promove uma cultura organizacional de integridade.
Mas o que é uma política de compliance? Como implementá-la de maneira eficiente?
Neste conteúdo, iremos explorar o conceito, apresentar os benefícios e fornecer dicas práticas para uma política de compliance bem-sucedida.
Boa leitura!
Conheça a política de compliance
A política de compliance, também conhecida como política de integridade, é um conjunto de diretrizes e normas criadas para garantir que as operações de uma organização estejam em conformidade com todas as leis aplicáveis ao negócio e as normas internas de conduta.
No entanto, ela vai além do simples cumprimento legal e busca promover uma cultura de integridade e responsabilidade, alinhando as práticas da empresa com os seus valores.
Entre as principais atribuições de uma política de compliance, podemos destacar:
- Criação de código de conduta;
- Auditorias internas;
- Relatórios de conformidade,
- Treinamentos de compliance;
- Punições em caso de violações.
Com um programa de compliance bem estruturado, a empresa estabelece uma base sólida para um ambiente de negócios transparente e ético.
Principais objetivos da política de compliance
Uma política de compliance bem estruturada é desenvolvida para atingir objetivos estratégicos, como assegurar que a sua empresa esteja equipada para enfrentar os desafios e riscos do ambiente de negócios.
Veja, abaixo, quais são os principais objetivos dessa prática que ajudam a criar um ambiente de negócios mais seguro e sustentável.
Prevenir e detectar práticas antiéticas
Um dos principais objetivos de uma política de integridade é prevenir práticas antiéticas, o que envolve detectar e mitigar os riscos de comportamentos impróprios que possam surgir dentro da organização.
A partir de mecanismos de monitoramento, a empresa pode identificar sinais de alerta e tomar ações corretivas antes que problemas maiores surjam.
Um desses mecanismos é o canal de denúncias, por meio do qual os colaboradores conseguem relatar questões como a violação de regras de conduta, fraudes, corrupção e outros comportamentos que desviam das regras estabelecidas naquele ambiente.
Para sua efetividade ele deve:
- Ser acessível;
- Garantir o anonimato do denunciante;
- Oferecer várias formas de acesso.
O estudo Occupational Fraud 2022: a report to the nations, da Association of Certified Fraud Examiners, reforça essa ideia e mostra que as organizações que disponibilizam a ferramenta descobrem mais fraudes do que aquelas que recebem denúncias avulsas. Elas também detectam os casos com maior rapidez.
Proteger a reputação da empresa
Empresas com um sistema de compliance ativo são mais propensas a criar uma imagem sólida no mercado e se diferenciar dos concorrentes.
Adotar práticas de governança envolve responsabilização dos líderes e transparência nas operações. Esses princípios asseguram que a empresa seja administrada de maneira ética e evitam conflitos de interesses e abuso de poder.
Quando as práticas da empresa estão alinhadas com os princípios de ética e legalidade, ela fortalece a sua reputação e garante a confiança de investidores, clientes, parceiros e demais stakeholders.
Evitar penalidades e sanções
A política de compliance contribui para evitar penalidades legais nas organizações. O não cumprimento de leis e regulamentações pode resultar em sanções severas e multas financeiras, além de processos judiciais que podem causar danos irreparáveis à reputação da empresa.
A eficiência dessa política está diretamente relacionada à capacidade da empresa de identificar e corrigir rapidamente qualquer desvio de conduta, se resguardando, assim, de possíveis problemas legais.
Um exemplo prático de como isso pode ser realizado é através da governança de documentos, que ajuda a manter a conformidade com as políticas internas e assegurar que todos os registros e políticas estejam devidamente geridos e acessíveis.
O portal de governança de documentos do clickCompliance permite que a sua empresa consiga controlar e comprovar que os funcionários não só leram, como entenderam cada política corporativa disponível.
O software abrange todos os stakeholders e te protege juridicamente no caso de ações ilícitas ou antiéticas. Entre em contato conosco para saber mais!
Dicas para montar uma política de compliance
Implementar uma política de compliance pode parecer uma tarefa complexa, mas com o planejamento adequado é possível estabelecer um sistema funcional para a sua empresa.
Para ajudar nesse processo, reunimos, abaixo, algumas orientações para garantir que a política não apenas atenda aos requisitos legais, mas também promova uma cultura de integridade e responsabilidade.
Fazer análise de riscos
Os riscos estão por toda parte, desde falhas operacionais até questões de conformidade. O primeiro passo para desenvolver uma política de compliance é realizar uma análise de riscos, que irá direcionar onde concentrar esforços e recursos para mitigar problemas potenciais.
Para isso, é preciso identificar quais áreas da sua empresa estão mais suscetíveis a práticas antiéticas ou não conformidades, considerando fatores como o setor de atuação, a complexidade das operações e o ambiente regulatório.
Classificar os riscos de acordo com sua gravidade e probabilidade de acontecimento ajuda a priorizar quais precisam de atenção imediata e quais podem ser monitorados ao longo do tempo.
Criar um código de condutas
O código de conduta de uma empresa é um documento essencial para a política de compliance, uma vez que define os comportamentos esperados dos colaboradores, líderes e parceiros de negócios.
Ele deve abordar temas como conflitos de interesse, práticas de corrupção e a forma de lidar com denúncias de má conduta. Além disso, é importante garantir que todos os colaboradores estejam cientes e compreendam o código para que possam segui-lo corretamente.
Também é preciso deixar claro as consequências em caso de violação das políticas internas. Aplicar punições mostra que a empresa leva a sério suas políticas de integridade e não tolera comportamentos inadequados.
As penalizações podem variar de acordo com a gravidade da infração, incluindo medidas como:
- Advertências formais;
- Suspensões;
- Demissões;
- Ações legais.
Publicar o código de conduta na intranet da empresa ou em outras plataformas digitais de fácil acesso é uma das alternativas para propagar uma cultura organizacional baseada no respeito mútuo, na transparência e na ética.
Oferecer treinamentos e reforçar a comunicação interna
Desenvolver treinamentos regulares é fundamental para garantir que todos na empresa compreendam e sigam as diretrizes estabelecidas pelo programa de integridade. Eles precisam ser bem estruturados e atualizados para refletir as melhores práticas e mudanças nas regulamentações.
Também é importante disponibilizar materiais de referência após o treinamento de compliance, como manuais, vídeos tutoriais e FAQs. Dessa forma, os colaboradores podem realizar consultas para tirar dúvidas e reforçar o conhecimento adquirido.
Além disso, os líderes e gestores precisam oferecer suporte com desafios técnicos que possam surgir, reforçando uma comunicação interna transparente e criando um ambiente onde possam expressar suas questões sem medo de retaliações.
Ter controles internos
Os controles internos são os mecanismos ou procedimentos realizados para garantir que a política de compliance seja efetivamente aplicada e mantida dentro da organização.
Isso pode incluir:
- Auditorias internas;
- Sistemas de monitoramento contínuo;
- Relatórios e ações corretivas;
- Revisões regulares dos processos e procedimentos.
O principal objetivo é assegurar que a política de compliance não apenas exista no papel, acompanhando os processos e conferindo se ela está sendo seguida corretamente ao longo do tempo. Sempre que necessário, é válido fazer a atualização e o aprimoramento dessa política.
Conheça o clickCompliance!
O clickCompliance é um software com as melhores soluções de compliance, que tornam o trabalho de conformidade muito mais fácil.
Nossos módulos utilizam tecnologia de ponta e Inteligência Artificial para automatizar os processos internos, reduzindo os custos e o trabalho manual da equipe de compliance.
Agende uma demonstração e saiba como podemos revolucionar a gestão de compliance na sua empresa!