Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance

Como Fazer a Gestão de Compliance no Dia a Dia das Empresas

Diante da necessidade cada vez mais latente de implantar o compliance nas empresas, é comum a dúvida: quem será responsável pela gestão do setor?

Uma das opções para a realização desse trabalho é a contratação de um ou mais profissionais que atuem de forma exclusiva na área. Outra possibilidade é terceirizar o serviço por meio de uma consultoria especializada.

No caso de empresas que optam por criar um setor interno, outra dúvida que pode ser levantada é sobre qual deve ser o tamanho da equipe que irá exercer essa função. As respostas corretas para esses questionamentos dependem da realidade de cada empresa. 

Aquelas que atuam em setores altamente regulamentados terão uma maior demanda de trabalho. Nesse caso, pode ser interessante estabelecer um setor interno dedicado ao compliance. 

O número de funcionários é outra característica que deve ser considerada, pois também interfere na rotina e nas atribuições do setor. Quanto maior o porte da empresa, mais abrangente será o trabalho do compliance.

Por fim, também é preciso avaliar o aspecto financeiro. Caso não seja possível realizar contratações no momento, o trabalho de uma consultoria pode ser mais viável.

Como deve ser o profissional de compliance?

Antes de criar um setor interno ou contratar uma consultoria para realizar o serviço de compliance, é aconselhável saber quais são as habilidades, as capacidades técnicas e as atribuições inerentes ao profissional da área.

Em termos de formação, não há uma exigência específica, tendo em vista que o compliance é um setor multidisciplinar em que podem atuar profissionais das áreas jurídica, contábil, controle interno, auditoria, comunicação, recursos humanos, dentre outros.

Com relação às competências técnicas, é importante o conhecimento de normas, leis e regulamentações que abrangem o negócio. Também é necessário saber identificar e gerenciar riscos.

No referente às habilidades interpessoais, é recomendável que o profissional de compliance tenha um bom relacionamento com a equipe, capacidade de liderança, boa comunicação, pensamento estratégico, dentre outras.

Essas características são necessárias tendo em vista as funções que o profissional irá exercer, o que inclui desde a avaliação de riscos até o trabalho de prevenção, identificação e coibição de irregularidades.

Saiba como é o dia a dia do compliance

A principal responsabilidade do compliance é garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentações vigentes. Para isso, é importante identificar quais os setores mais suscetíveis ao risco.

Uma vez realizada essa avaliação, será necessário implantar políticas internas que deverão ser seguidas por todos os colaboradores.

O objetivo do compliance é estabelecer uma cultura organizacional pautada na ética, na transparência e na responsabilidade empresarial. Para isso, é preciso um trabalho contínuo.

Essa continuidade será assegurada por uma rotina que envolva ações de divulgação dessas políticas, treinamento para a assimilação das informações e o engajamento da equipe, e o monitoramento periódico do desempenho desse trabalho.

Ferramentas essenciais para a rotina de compliance 

Para garantir a execução das atividades de compliance nas empresas, algumas ferramentas são fundamentais:

  • Código de Ética e Conduta: documento que deverá estabelecer as diretrizes internas da empresa e apresentar a postura desejada dos colaboradores.
  • Canais de comunicação interna: utilizados para divulgar as diretrizes e os procedimentos internos para a equipe, de modo a garantir que todos estejam bem informados e alinhados com o propósito da empresa.
  • Treinamentos de compliance: são uma forma de assegurar não só o esclarecimento mais detalhado das informações, como também, promover o engajamento da equipe.
  • Avaliações e auditorias: são recursos que permitem monitorar o desempenho da equipe com relação às práticas adotadas.
  • Canal de denúncias: é uma ferramenta essencial para o compliance, pois funciona como porta de entrada para o recebimento de informações sobre irregularidades praticadas no ambiente corporativo. A partir das denúncias recebidas é aberta a investigação e, caso comprovada a irregularidade, serão aplicadas as sanções previstas pela empresa.

Mas, afinal, por que implantar o compliance?

Ter um programa de compliance garante uma série de vantagens para as empresas. A primeira delas é a segurança jurídica de estar em dia com as leis e as regulamentações vigentes.

Consequentemente, outro aspecto positivo é evitar prejuízos financeiros e demais sanções previstas para quem descumpre a legislação.

Além da questão financeira, é válido destacar os danos à imagem institucional de empresas que praticam irregularidades.

Escândalos de corrupção, envolvimento em fraudes e outros tipos de ações ilícitas são capazes de ter um efeito devastador à reputação da empresa, o que resulta em perda de mercado e interesse dos investidores.

Por outro lado, a empresa que está em compliance atesta a sua transparência e ética, valores que asseguram vantagem competitiva e aumentam o potencial para investimentos. O compliance é, além de tudo, uma maneira de garantir a longevidade dos negócios.

Cinco passos para um compliance eficiente

A rotina do setor de compliance é abrangente, o trabalho é contínuo e o profissional ou a equipe que desempenhar esse papel deverá contar com a participação de toda a empresa. Para que esse trabalho seja bem sucedido, é fundamental:

  1. Conhecimento do negócio: seja uma equipe interna ou terceirizada, é necessário conhecer a dinâmica de funcionamento da empresa, as atribuições de cada setor e os detalhes que envolvem a atividade.
  2. Envolvimento da alta direção: é preciso que as lideranças funcionem como um suporte para o setor de compliance, de forma que contribuam para o engajamento dos demais funcionários.
  3. Estímulo à cultura organizacional ética: esta deve ser uma prática diária, garantindo que as diretrizes da empresa não fiquem apenas no papel, mas façam parte do dia a dia de todos os colaboradores.
  4. Investigação das denúncias recebidas: um trabalho eficiente deve ter resultados práticos. O canal de denúncias é uma ferramenta essencial para o compliance, mas é necessário que as informações recebidas sejam apuradas e haja a resolução dos problemas apresentados.
  5. Uso de ferramentas adequadas: o trabalho do compliance exige o suporte de soluções específicas para a execução das várias funções que são de sua responsabilidade. Disponibilizar essas ferramentas de compliance é fundamental para que o trabalho seja eficiente.

O clickCompliance é um software de gestão de compliance e programa de integridade que possibilita uma maior otimização e eficiência deste trabalho a partir da automatização de processos.

Para saber mais, entre em contato com a gente!