Primeiramente, iremos relembrar o termo Compliance, que nada mais é do que cumprir leis e regulamentações. Por tanto, o profissional denominado Compliance Officer, é o “agente da mudança”. Ele deve ser capaz de gerir um programa de Compliance eficaz que faça com que os colaboradores cumpram as normas, regras e sejam íntegros para o negócio em questão.
O programa de Compliance deve ser baseado em boas práticas que já se encontram bem estabelecidas mundialmente, mas sempre levando em consideração a realidade da empresa.
As boas práticas nos dizem que existem pilares que servem como base para a elaboração de um bom programa de Compliance, sendo eles:
Garantir que os sócios da empresa compreendam que é necessário agir com integridade, ou seja, se trata da mentalidade do negócio.
Momento que o Compliance Officer identifica os riscos expostos pela empresa no mercado.
Essa prática tem como objetivo documentar os controles e processos feitos para evitar os riscos.
Os principais desafios enfrentados pelo profissional da área de Compliance estão ligados à dificuldade em seguir todas as leis, normas e regulamentações. Afinal, a questão tributária brasileira é bastante complexa.
Outro ponto bastante complicado, é a questão de alguns processos ainda serem muito mão na massa, tornando o trabalho maçante. Como por exemplo, a verificação da documentação de algum colaborador da empresa ou o controle e gestão do fluxo de informações presentes no programa de Compliance.
Aplicar as normas e regras entre todos colaboradores, também é bastante difícil para o Compliance Officer, pois exige comprometimento para criar uma cultura de Compliance íntegra.
Felizmente, a revolução tecnológica, globalização e o big data permitiram que as práticas de Compliance se tornassem cada vez mais automatizadas.
O surgimento de soluções inteligentes possibilita que o Compliance Officer crie um programa de Compliance automatizado mais eficaz e com um orçamento considerável. Sendo assim, ele pode estruturar práticas como:
As plataformas, softwares e processos automatizados permitem a redução no tempo consumido em atividades que antes eram manuais, através do uso de um grande volume de dados. Logo, o Compliance Officer consegue consultar de forma automática um alto número de fontes no menor tempo possível, otimizando e padronizando buscas necessárias.
O upMiner é um modelo de plataforma que consegue automatizar consultas em centenas de fontes de conhecimento disponíveis na internet, bureaus de crédito e bases de dados proprietárias, processando e cruzando milhares de informações sobre empresas e pessoas em tempo real.
Outra função desse tipo de ferramenta, é a possibilidade de integração entre as plataformas e outros sistemas já implantados, o que facilita a adoção de processos e soluções eficazes, tornando o trabalho menos maçante.
Outra possibilidade que a tecnologia traz é a de realizar treinamentos de Compliance a fim de garantir eficiência ao passar o código de conduta para os colaboradores.
Ferramentas como softwares especializados em Compliance estimulam o engajamento e possibilitam que os treinamentos sejam registrados, o que evidencia a preocupação da empresa em adotar uma cultura de Compliance. Em casos de investigações e auditorias, pode auxiliar os departamentos que têm mais dificuldade em entender as leis e normas presentes.
O clickCompliance é uma referência no setor de gestão e controle de programas de integridade no Brasil, através de modelos de treinamento específicos e governança de documentos.
Dessa forma, podemos concluir que um dos papéis principais do Compliance Officer, na Era Digital, é o de estar ligado às soluções tecnológicas que vêm surgindo ultimamente, e analisar se alguma faz sentido com a necessidade real de seu programa de Compliance.
Se tornou muito mais fácil com a ajuda de plataformas e soluções inteligentes.
Na hora de planejar a necessidade de uma solução para a área, o Compliance Officer precisa levar em consideração pontos importantes para a rotina do setor.
Fazer as perguntas certas é fundamental!
Tendo em mente tais questionamentos, chega a hora de alinhar a necessidade com a solução.
Muitas soluções surgem em um curto espaço de tempo, porém nem sempre estão alinhadas com a necessidade real de seu público.
O Compliance Officer não precisa entender que uma API é a solução ideal para sua rotina e sim, entender qual o valor real de se obtê-la.
Para gerenciar informações internas, atualizar o cadastro de fornecedores e parceiros, e realizar análises de funcionários, uma solução integrada pode ser a solução dos problemas!
Alguns pontos importantes que um Compliance Officer deve saber:
Se o Compliance Officer entender esses 3 pontos citados acima, certamente irá tomar uma boa decisão na hora de usufruir de uma solução para o seu dia a dia.
Ao desenvolver todo o planejamento estratégico para a área, o Compliance Officer precisa entender em quais ações será necessário o uso da tecnologia.
Consideramos 2 áreas de atuações fundamentais para utilizar a tecnologia no Compliance:
Uma pesquisa sobre a maturidade do compliance no Brasil realizada pela consultoria KPMG, mostrou que:
Esses dados acabam tirando o destaque das empresas que possuem uma função de integração (23%) e que rodam sua inteligência com base em tecnologia e análise de dados.
Um Compliance Officer que toma boas decisões, com base em dados, tem a probabilidade de diminuir os riscos de perda da sua empresa, seja com inadimplência de parceiros e fornecedores, ou fraude de funcionários.
É extremamente importante a área de Compliance ter independência para as decisões do dia a dia e levar a empresa para uma cultura ética, com uma governança eficiente.
Como podemos ver, a tecnologia está cada vez mais integrada entre os departamentos de uma empresa.
O Compliance Officer como o responsável por um dos setores mais importante da organização atualmente, precisa ter acesso a soluções que gerem impacto nas suas decisões.
Entender de tecnologia não deve ser um desafio para o Compliance Officer e sim, mais uma de suas atribuições para gerar impacto nas decisões de negócios.
