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Política de compliance: dicas para implementar
Entenda como estabelecer uma política de compliance para garantir a conformidade e promover uma cultura de integridade.
Talvez você já tenha se perguntado como as empresas garantem que os seus colaboradores e processos estejam em conformidade com leis e regulamentações que regem a atividade, evitando riscos legais e financeiros, enquanto mantêm uma boa reputação.
A resposta está na implementação de uma política de compliance, estratégia que fortalece a empresa e promove uma cultura organizacional de integridade.
Mas o que é uma política de compliance? Como implementá-la de maneira eficiente?
Neste conteúdo, iremos explorar o conceito, apresentar os benefícios e fornecer dicas práticas para uma política de compliance bem-sucedida.
Boa leitura!
Conheça a política de compliance
A política de compliance, também conhecida como política de integridade, é um conjunto de diretrizes e normas criadas para garantir que as operações de uma organização estejam em conformidade com todas as leis aplicáveis ao negócio e as normas internas de conduta.
No entanto, ela vai além do simples cumprimento legal e busca promover uma cultura de integridade e responsabilidade, alinhando as práticas da empresa com os seus valores.
Entre as principais atribuições de uma política de compliance, podemos destacar:
- Criação de código de conduta;
- Auditorias internas;
- Relatórios de conformidade,
- Treinamentos de compliance;
- Punições em caso de violações.
Com um programa de compliance bem estruturado, a empresa estabelece uma base sólida para um ambiente de negócios transparente e ético.
Principais objetivos da política de compliance
Uma política de compliance bem estruturada é desenvolvida para atingir objetivos estratégicos, como assegurar que a sua empresa esteja equipada para enfrentar os desafios e riscos do ambiente de negócios.
Veja, abaixo, quais são os principais objetivos dessa prática que ajudam a criar um ambiente de negócios mais seguro e sustentável.
Prevenir e detectar práticas antiéticas
Um dos principais objetivos de uma política de integridade é prevenir práticas antiéticas, o que envolve detectar e mitigar os riscos de comportamentos impróprios que possam surgir dentro da organização.
A partir de mecanismos de monitoramento, a empresa pode identificar sinais de alerta e tomar ações corretivas antes que problemas maiores surjam.
Um desses mecanismos é o canal de denúncias, por meio do qual os colaboradores conseguem relatar questões como a violação de regras de conduta, fraudes, corrupção e outros comportamentos que desviam das regras estabelecidas naquele ambiente.
Para sua efetividade ele deve:
- Ser acessível;
- Garantir o anonimato do denunciante;
- Oferecer várias formas de acesso.
O estudo Occupational Fraud 2022: a report to the nations, da Association of Certified Fraud Examiners, reforça essa ideia e mostra que as organizações que disponibilizam a ferramenta descobrem mais fraudes do que aquelas que recebem denúncias avulsas. Elas também detectam os casos com maior rapidez.
Proteger a reputação da empresa
Empresas com um sistema de compliance ativo são mais propensas a criar uma imagem sólida no mercado e se diferenciar dos concorrentes.
Adotar práticas de governança envolve responsabilização dos líderes e transparência nas operações. Esses princípios asseguram que a empresa seja administrada de maneira ética e evitam conflitos de interesses e abuso de poder.
Quando as práticas da empresa estão alinhadas com os princípios de ética e legalidade, ela fortalece a sua reputação e garante a confiança de investidores, clientes, parceiros e demais stakeholders.
Evitar penalidades e sanções
A política de compliance contribui para evitar penalidades legais nas organizações. O não cumprimento de leis e regulamentações pode resultar em sanções severas e multas financeiras, além de processos judiciais que podem causar danos irreparáveis à reputação da empresa.
A eficiência dessa política está diretamente relacionada à capacidade da empresa de identificar e corrigir rapidamente qualquer desvio de conduta, se resguardando, assim, de possíveis problemas legais.
Um exemplo prático de como isso pode ser realizado é através da governança de documentos, que ajuda a manter a conformidade com as políticas internas e assegurar que todos os registros e políticas estejam devidamente geridos e acessíveis.
O portal de governança de documentos do clickCompliance permite que a sua empresa consiga controlar e comprovar que os funcionários não só leram, como entenderam cada política corporativa disponível.
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Imagem: Freepik
Dicas para montar uma política de compliance
Implementar uma política de compliance pode parecer uma tarefa complexa, mas com o planejamento adequado é possível estabelecer um sistema funcional para a sua empresa.
Para ajudar nesse processo, reunimos, abaixo, algumas orientações para garantir que a política não apenas atenda aos requisitos legais, mas também promova uma cultura de integridade e responsabilidade.
Fazer análise de riscos
Os riscos estão por toda parte, desde falhas operacionais até questões de conformidade. O primeiro passo para desenvolver uma política de compliance é realizar uma análise de riscos, que irá direcionar onde concentrar esforços e recursos para mitigar problemas potenciais.
Para isso, é preciso identificar quais áreas da sua empresa estão mais suscetíveis a práticas antiéticas ou não conformidades, considerando fatores como o setor de atuação, a complexidade das operações e o ambiente regulatório.
Classificar os riscos de acordo com sua gravidade e probabilidade de acontecimento ajuda a priorizar quais precisam de atenção imediata e quais podem ser monitorados ao longo do tempo.
Criar um código de condutas
O código de conduta de uma empresa é um documento essencial para a política de compliance, uma vez que define os comportamentos esperados dos colaboradores, líderes e parceiros de negócios.
Ele deve abordar temas como conflitos de interesse, práticas de corrupção e a forma de lidar com denúncias de má conduta. Além disso, é importante garantir que todos os colaboradores estejam cientes e compreendam o código para que possam segui-lo corretamente.
Também é preciso deixar claro as consequências em caso de violação das políticas internas. Aplicar punições mostra que a empresa leva a sério suas políticas de integridade e não tolera comportamentos inadequados.
As penalizações podem variar de acordo com a gravidade da infração, incluindo medidas como:
- Advertências formais;
- Suspensões;
- Demissões;
- Ações legais.
Publicar o código de conduta na intranet da empresa ou em outras plataformas digitais de fácil acesso é uma das alternativas para propagar uma cultura organizacional baseada no respeito mútuo, na transparência e na ética.
Oferecer treinamentos e reforçar a comunicação interna
Desenvolver treinamentos regulares é fundamental para garantir que todos na empresa compreendam e sigam as diretrizes estabelecidas pelo programa de integridade. Eles precisam ser bem estruturados e atualizados para refletir as melhores práticas e mudanças nas regulamentações.
Também é importante disponibilizar materiais de referência após o treinamento de compliance, como manuais, vídeos tutoriais e FAQs. Dessa forma, os colaboradores podem realizar consultas para tirar dúvidas e reforçar o conhecimento adquirido.
Além disso, os líderes e gestores precisam oferecer suporte com desafios técnicos que possam surgir, reforçando uma comunicação interna transparente e criando um ambiente onde possam expressar suas questões sem medo de retaliações.
Ter controles internos
Os controles internos são os mecanismos ou procedimentos realizados para garantir que a política de compliance seja efetivamente aplicada e mantida dentro da organização.
Isso pode incluir:
- Auditorias internas;
- Sistemas de monitoramento contínuo;
- Relatórios e ações corretivas;
- Revisões regulares dos processos e procedimentos.
O principal objetivo é assegurar que a política de compliance não apenas exista no papel, acompanhando os processos e conferindo se ela está sendo seguida corretamente ao longo do tempo. Sempre que necessário, é válido fazer a atualização e o aprimoramento dessa política.
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