Compliance Para Pequenas Empresas: Tendências e Ajustes
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Paralelamente, o debate sobre a necessidade do compliance – setor responsável por assegurar a conformidade das empresas e instituições à legislação – ganhou destaque.
No entanto, ainda há quem pense que o assunto é direcionado apenas às grandes organizações. Isto é um erro grave, pois acreditar que as micro e pequenas empresas (MPEs) não devem se adaptar a esta nova realidade pode acarretar grandes prejuízos. Na verdade, pode destiná-las ao encerramento das atividades.
As leis criadas no país não são direcionadas apenas às grandes companhias, portanto, quem não atendê-las está sujeito a multas e penalidades.
Além do prejuízo financeiro, a não conformidade com a legislação pode impactar em ações judiciais, impedimento de participação em licitações, fim de parcerias e perda de mercado consumidor.
A importância do compliance para as MPEs
O compliance tem o propósito de fazer com que a empresa atenda às leis vigentes que abrangem o negócio. Por isso, pode ser dividido em diferentes áreas:Compliance tributário: trata da conformidade em relação às obrigações tributárias, o que inclui a organização e a atualização dos registros sobre essas ações.
Compliance fiscal: assegura que as questões relativas à fiscalização estejam em dia, como o envio de informações à Receita Federal.
Compliance trabalhista: garante que a legislação trabalhista seja cumprida desde a contratação até o desligamento de funcionários.
Compliance ambiental: cuida para que a empresa esteja em conformidade com as questões ambientais.
Programa de integridade é direcionado para o combate à corrupção.
Ao ter um profissional ou uma equipe responsável pelo compliance, as empresas realizam o mapeamento de possíveis riscos em diferentes áreas e adotam medidas internas para prevenção e, também, combate às irregularidades.
Este trabalho é de grande importância por assegurar boas práticas que consolidam uma cultura organizacional ética, responsável e transparente.
Esses valores aumentam a credibilidade e fortalecem a imagem diante dos funcionários, dos consumidores, dos parceiros e da sociedade em geral.
Para as MPEs, esses diferenciais são fundamentais para conquistar o mercado, ganhar competitividade e garantir a longevidade.
Qual legislação as MPEs devem seguir?
São várias as leis e regulamentações que podem abranger um pequeno negócio. Isto varia de acordo com a atividade exercida.Enquanto aquelas que atuam na área da saúde terão a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) como órgão regulador, as que trabalham com telefonia deverão estar atentas às regras estabelecidas pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), por exemplo.
Mas com exceção das regulamentações específicas de cada setor, há leis que se aplicam a toda e qualquer empresa. Confira algumas delas:
Lei Complementar nº. 123/2006 ou Lei Geral da Micro e Pequena Empresa: criada para regulamentar e fomentar o desenvolvimento dos pequenos negócios, deve ser conhecida por todo pequeno empresário para compreender quais os direitos e, também, como são feitas a regularização, a tributação, as condições para participação em licitações e as regras para exportação.
Lei nº 12.846/13 ou Lei Anticorrupção: é considerada um marco para o compliance, pois responsabiliza empresas que praticam atos ilícitos contra a Administração Pública do Brasil e do exterior. Isto significa que as MPEs só podem firmar contratos com a Administração Pública municipal, estadual ou federal se estiverem em conformidade com a Lei Anticorrupção.
Lei nº 13.709/2018 Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD): estabelece regras para que as empresas deem o tratamento adequado às informações pessoais recebidas de consumidores, funcionários e parceiros, inclusive no ambiente digital. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) estuda a possibilidade de flexibilizar as regras para as MPEs. No entanto, até o momento, o texto da lei segue válido para as empresas de qualquer porte.
Como implantar o compliance na pequena empresa
Uma dúvida comum é sobre o custo para a implantação de um setor de compliance nas pequenas empresas, seja por meio da contratação direta de um profissional ou da terceirização do serviço.De fato, como o trabalho do compliance é abrangente e contínuo, ter uma pessoa ou uma equipe específica para essa atividade facilita o dia a dia da empresa.
No entanto, se não é possível investir nesse momento, o trabalho de compliance pode ter início com os próprios funcionários. Avalie quem tem interesse pelo assunto, que conheça os processos da empresa e tenha um bom relacionamento com a equipe.
Em seguida, será preciso analisar qual área da empresa mostra-se mais vulnerável, que possa oferecer maior risco para a empresa não estar em compliance. É preciso mapear e identificar esses riscos para iniciar o trabalho de compliance.
Dicas do Sebrae para a integridade nas MPEs
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) desenvolveu o programa “Empresa íntegra”, com o objetivo de orientar sobre o compliance e o programa de integridade. Confira seis práticas para quem deseja criar uma cultura organizacional ética, transparente e responsável:- Tenha tolerância zero com a corrupção;
- Analise os possíveis riscos para a sua empresa;
- Tenha um Código de Ética;
- Promova treinamentos para os colaboradores;
- Certifique-se de que os registros contábeis são confiáveis e feitos de forma correta;
- Crie medidas disciplinares de combate às irregularidades.
Como funciona o compliance na prática
Conhecendo as leis e as regulamentações que abrangem a empresa, bem como os setores que oferecem maior risco, serão criados procedimentos internos que deverão ser seguidos por toda a equipe. Para garantir bons resultados, é preciso que a empresa tenha:- Código de Ética: será o documento responsável por guiar toda a equipe, esclarecendo qual é a postura desejada.
- Comprometimento da direção: o comportamento das lideranças deverá servir de exemplo e motivação para os demais funcionários;
- Divulgação das normas: é preciso que os procedimentos internos que foram criados sejam conhecidos e assimilados por toda a equipe. Isso pode ser feito através dos canais de comunicação interna da empresa e, também, da realização de treinamentos.
- Canal de denúncias: é importante ter uma ferramenta que possa identificar possíveis irregularidades ocorridas na empresa. A presença do canal também contribui para previnir práticas irregulares.
- Investigações e soluções: em caso de identificação de alguma irregularidade, é preciso abrir um processo de apuração. Se a situação for confirmada, é necessário que sejam aplicadas as punições previstas.
- Monitoramento: o trabalho de compliance acontece de forma contínua. Por isso, após a implantação dos procedimentos internos deverão ser realizadas ações de monitoramento para acompanhar o desempenho da empresa.
Para facilitar o trabalho do compliance no dia a dia, muitos processos podem ser automatizados, o que garante maior otimização e eficiência. Para isso, há soluções tecnológicas disponíveis no mercado.
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