7 Passos Para Implantar um Programa de Compliance na Empresa
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Como resultado dessa conformidade, a companhia evita prejuízos financeiros – decorrentes de multas e sanções – e danos à marca em virtude de fraudes, envolvimento em escândalos de corrupção e outras práticas irregulares.
Além disso, uma cultura organizacional ética e transparente impacta de forma positiva o ambiente corporativo e o fluxo de trabalho. Há maior engajamento e motivação da equipe, o que se traduz em aumento da produtividade, melhoria dos processos e redução dos custos.
As vantagens também impactam o relacionamento externo. A sociedade valoriza empresas que agem corretamente e, por isso, há ganho de mercado, possibilidade de parcerias duradouras e maior potencial para atrair investidores.
Mas qual é o caminho para criar um programa de compliance eficiente? Prossiga com a leitura para conhecer o passo a passo desta jornada.
Quem deve implantar o compliance?
O programa de compliance é necessário para todos os tipos de negócio. Para as micro e pequenas empresas é fundamental, dado que estar em desacordo com a legislação acarreta prejuízos que podem levar o pequeno negócio a encerrar as atividades.Para as médias empresas, as ações eficientes de compliance podem ser o diferencial competitivo para sobressair ante a concorrência e conquistar novos mercados. Já as grandes empresas privadas e as estatais têm nessa ferramenta a chance de atrair investidores.
Cooperativas, associações e fundações também devem ter um programa de compliance, que irá contribuir para aumentar a credibilidade do trabalho realizado.
Compliance: como implantar
A elaboração de um programa de compliance requer um estudo aprofundado sobre a área de atuação da empresa, o dia a dia dos diferentes setores e as leis que abrangem o negócio.Já o compliance na prática exige ações contínuas com o intuito de prevenir contra possíveis irregularidades e, também, ter condições para identificá-las, investigá-las e solucioná-las.
Veja por onde começar!
1º passo: diagnóstico da empresa
A primeira etapa para a implantação de um programa de compliance é a realização de um diagnóstico da empresa com a finalidade de mapear os riscos e os setores mais vulneráveis.Para a realização desse processo é preciso conhecer muito bem o negócio, as funções de cada departamento e as leis que abrangem a atividade exercida e o setor de atuação.
O conhecimento sobre a Lei n.º 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, é imprescindível, uma vez que o texto é considerado um marco para o compliance no Brasil.
Também é necessário o entendimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei n.º 13.709/2018, responsável por orientar as empresas sobre como dar o tratamento adequado às informações de terceiros: clientes, funcionários, fornecedores e parceiros.
Será necessário avaliar quais leis se aplicam ao negócio, conforme o setor de atuação e o porte da empresa. Todas essas informações serão úteis para identificar os riscos e realizar os próximos passos para a implantação do programa de compliance.
2º passo: estruturação do compliance
Na primeira etapa do processo, é importante a participação da direção da empresa e dos gestores de cada setor que poderão informar melhor sobre as tarefas executadas no dia a dia e ajudar a identificar os riscos que a empresa corre.No entanto, é essencial designar uma equipe ou profissional específico para o trabalho do compliance. O grupo pode ser composto por funcionários que já atuam na empresa e serão realocados para esta área; por profissionais que serão contratados para desempenharem a tarefa; ou pela contratação de uma consultoria especializada no assunto.
A escolha da equipe ficará a cargo da empresa, de acordo com a demanda identificada e os recursos disponíveis.
3º passo: planejamento das ações e definição das normas
A equipe responsável pelo compliance deverá elaborar o planejamento do programa com ações, metas e prazos. A partir da análise de riscos também serão pensadas normas de conduta que deverão ser seguidas por todos os funcionários.É preciso definir políticas com relação à oferta e recebimento de brindes, doações, fusões e aquisições, plano de cargos e salários, contratação de terceirizados, viagens, participação em licitações, compras e contratações, dentre outros temas.
4º passo: elaboração do Código de Ética
O Código de Ética é o documento fundamental para conduzir toda a equipe no processo de consolidação dos valores que a empresa prioriza.Seu texto deve apresentar informações sobre o setor de compliance, as normas para o relacionamento interno (entre os colaboradores) e externo (com clientes, fornecedores e agentes públicos), regras sobre conflitos de interesse, informações de prevenção à corrupção, dentre outros.
5º passo: envolvimento da equipe
As normas e os procedimentos estabelecidos pelo programa de compliance devem ser informados a todos os profissionais da empresa, sem exceção. Para isso, é importante a divulgação por meio dos canais de comunicação interna da empresa.Mais do que informados, é preciso que os funcionários compreendam a importância dessas políticas, para que as coloquem em prática no dia a dia. Isto pode ser feito através de treinamentos.
É válido ressaltar que o sucesso de um programa de compliance depende que as ações elaboradas saiam do papel e sejam colocadas em prática.
6º passo: implantação do canal de denúncias
O setor de compliance deve disponibilizar um canal de denúncias que possa ser utilizado por funcionários, clientes, fornecedores e parceiros. A ferramenta deve funcionar como um mecanismo de acolhimento às informações sobre irregularidades praticadas na empresa.A partir do recebimento de uma denúncia, é papel do setor de compliance avaliar o relato e iniciar o processo de investigação. Caso a irregularidade seja confirmada, será necessário aplicar medidas disciplinares conforme o que foi estabelecido no Código de Ética.
7º passo: monitoramento
O trabalho de prevenção e combate às irregularidades no ambiente corporativo integra a rotina da empresa. Por isso, o programa de compliance não envolve apenas ações pontuais.É preciso realizar o monitoramento contínuo, por meio de auditorias e avaliações, a fim de evitar os riscos e coibir práticas irregulares.
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