Como a Assinatura Digital Pode Ajudar sua Empresa
Você sabe o que é uma assinatura digital? Da mesma forma que acontece com documentos impressos, ela é uma garantia em uma negociação online, de que o emissor de um documento digital é mesmo quem afirma ser.
Com ela, você pode navegar por sites e adquirir produtos, sem o risco de ser atacado por hackers ou espertinhos em geral.
Confira nesse artigo tudo sobre assinatura digital e como elas podem beneficiar você e sua empresa de maneira expressiva.
Boa leitura!
O que é uma assinatura digital?
Uma assinatura digital é uma forma de document signing que um usuário, site ou entidade pode usar para provar sua identidade na Internet. Eles foram criados para garantir a segurança dos negócios online, sejam eles lucrativos ou não.
Dessa forma, o emissor (assinante) está comprovando que é quem afirma ser assinando digitalmente, havendo uma série de recursos que podem ser verificados para garantir a autenticidade do objeto assinado.
Isso se aplica a documentos e sites, que também exigem um certificado digital legítimo para serem considerados seguros pelo Google ou outros mecanismos.
A Lei de Assinaturas Digitais (Lei 14.603/2020) foi promulgada para regulamentar o uso de assinaturas eletrônicas no país e possui dois focos principais.
O primeiro é viabilizar as assinaturas eletrônicas em ações e documentos de pessoas jurídicas para interações com entidades públicas. O segundo foco é a atribuição de algumas normas relacionadas a questões de saúde e licenças de softwares desenvolvidos por órgãos públicos.
Dito isto, o principal objetivo da lei de assinatura digital é permitir que indivíduos e empresas acessem os serviços públicos de forma rápida e eficiente.
No caso de um site, o navegador verifica a validade do certificado SSL, que confere ao domínio o selo de site seguro (o cadeado verde, no caso do Google Chrome), embora isso não signifique que o domínio do conteúdo é realmente confiável.
Como isso funciona?
Pense em contratos com fornecedores. A assinatura da forma tradicional exige imprimir o documento, assinar todas as vias, assinar todas as páginas, ir ao cartório para identificar a assinatura e depois guardar o documento, ocupando o espaço físico da empresa.
As assinaturas digitais permitem que você elimine todo o processo. Consiste em um certificado digital (fornecido por uma autoridade de certificação) e uma chave privada que o proprietário da assinatura usará para assinar o documento digital.
A chave comprova eletronicamente que a pessoa ou empresa de posse da chave assinou digitalmente o documento. Portanto, é uma forma segura e legal de assinar documentos digitais a qualquer hora e em qualquer lugar.
Assim, uma assinatura digital tem o mesmo propósito e validade de uma assinatura normal – dar a aprovação dessa pessoa quanto ao que o documento assinado representa – mas o faz inteiramente eletronicamente.
Diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica
A diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica é simples: a primeira é um tipo da segunda. Ambos os recursos de docusign são muito úteis nos processos empresariais e trazem benefícios como validade jurídica dos documentos, desburocratização e sustentabilidade.
De acordo com a Lei de Assinatura Digital, as assinaturas digitais são o mecanismo de autenticação mais complexo e com alta confiabilidade. Portanto, recomenda-se utilizá-lo em transações que dependam de maior segurança jurídica, autenticidade e confidencialidade.
Isso acontece com contratos inteligentes, contratos de propriedade e transferência de propriedade, faturas e ao lidar com autoridades públicas quando informações confidenciais estão envolvidas.
Outros tipos de docu sign digital são mais simples e democráticas e podem ser usadas para:
- Ata de reunião;
- Propostas comerciais;
- Assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.;
- Relações com ente público de menor impacto que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;
- Contratos que não envolvem dados sigilosos (compra e venda simples, empréstimos, prestação de serviços).
Assinatura eletrônica em políticas corporativas
Em uma época de boom tecnológico, as assinaturas eletrônicas surgem como a forma mais segura de confirmar a autoria de documentos, tendo em vista a elevada vulnerabilidade dos documentos assinados a caneta e o elevado tempo de processamento que esta assinatura incorre durante o seu ciclo de vida.
Sem contar os custos crescentes de papel, impressão, digitalização, reconhecimento de firmas, etc.
Qualquer pessoa que queira implementar uma política de conformidade em sua empresa deve começar cortando as arestas e reduzindo o potencial de fraude, seja externa ou interna.
Isso certamente começou com a assinatura tradicional, e foi alavancado por uma sequência de mas condutas que eventualmente fugiram do controle das diretorias, e só pode ser recuperado com um conhecimento pleno de todos os processos.
Assinatura digital para políticas corporativas
Muitas vezes, os empreendedores estão envolvidos em diversas imposições, sejam elas legais, regulatórias, éticas ou mercadológicas.
Nesse caso, um pequeno deslize pode ser suficiente para expor a empresa a sanções legais, multas e restrições, além de prejudicar sua reputação junto aos clientes – o que, de fato, é muito difícil de reverter.
Então, como você pode imaginar, manter todas essas variáveis alinhadas é um grande desafio. Também é possível imaginar que, quando se trata de assinaturas simples, o tempo que acaba sendo desperdiçado por falta de um processo eficiente é bastante elevado.
Muitas vezes devido ao alto volume de tarefas e a dificuldade de atender a demanda de forma manual, acaba por atrasar e desperdiçar um tempo valioso dos colaboradores. É por isso que existe a necessidade de automatizar processos que são feitos manualmente e acabam levando à não conformidade. Assinatura e revisão dentre outros processos importantes são alguns exemplos
Plataforma eletrônica para o envio de documentos
O clickCompliance é uma plataforma que permite esse tipo de automação e confirmação eletrônica. É possível que um contrato seja assinado por todos os interessados em apenas alguns minutos, ainda que eles estejam em localidades diferentes! Sem contar que a segurança fica garantida por um sistema de login e senha, acompanhado de uma verificação de identidade a partir do e-mail corporativo do assinante.
Mas a grande virtude desse tipo de ferramenta é o fortalecimento dos mecanismos de compliance.
Nesse formato de assinatura eletrônica conjugada, uma simples tentativa de adulteração de um documento já assinado é notificada no sistema. Sendo assim, o próprio software faz a proteção dos dados e gera mais confiabilidade para os colaboradores tomarem suas decisões. 
Conheça melhor nossos serviços
Ficou claro que as assinaturas digitais são mais um exemplo de tecnologias do bem, tecnologias que servem para impulsionar nosso trabalho e ajudar com etapas que muitas vezes só servem para tomar nosso tempo e atrasar o progresso.
O clickCompliance é uma dessas tecnologias. O software oferece para os usuários uma ferramenta de assinatura digital simples e prática para facilitar a sua vida. Além de diversas outras ferramentas que garantem uma gestão de compliance de qualidade.
Agende uma demonstração clicando aqui e entenda mais sobre esse software inovador!
Autores
Author
Apaixonada por tudo o que envolve comunicação, compliance, cultura e pessoas! Novas histórias e desafios me movem.
