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Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.
Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.
Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.
No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.
Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.
Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.
No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.
São usados para os seguintes casos, por exemplo:
Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.
Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.
Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.
De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.
Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.
