Tudo o Que Você Precisa Saber para Implantar um Sistema de Compliance
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A tecnologia tem sido cada vez mais usada para facilitar o dia a dia das empresas em diferentes aspectos, contribuindo para maior agilidade no atendimento, melhorias nos processos, automatização de serviços, maior precisão técnica nas avaliações de qualidade, entre outras funções. No setor de compliance não é diferente: a tecnologia pode ser uma grande aliada para a realização do trabalho de gestão de riscos com o propósito de evitar o descumprimento das determinações previstas na legislação.
Em síntese, o principal objetivo do compliance é assegurar que uma organização se mantenha em conformidade com as leis, normas regulatórias e outras resoluções que se aplicam ao negócio.Para isso, é elaborado um conjunto de regras e procedimentos internos com foco na realidade da organização. A rotina do setor de compliance é repleta de processos e ações para a conscientização dos funcionários, prevenção de riscos, investigação de irregularidades, avaliação periódica e atualização da política de compliance.
Todo esse trabalho pode ser beneficiado com a implantação de um sistema compliance. Mas como fazê-lo? Se você quer saber mais sobre o assunto, continue a leitura!
Neste conteúdo, organizamos todas as informações sobre o sistema compliance: o que é, como funciona, quais os benefícios e como implantá-lo.
O que é sistema compliance?
Sistema compliance é uma solução tecnológica desenvolvida para a realização das etapas do trabalho de conformidade nas organizações.
Através do uso de um software de compliance, os profissionais da área podem otimizar processos e torná-los mais precisos, o que contribui para aumentar a eficiência prática da política de compliance que foi criada para a empresa.
Dessa forma, um sistema compliance consiste em empregar a tecnologia no dia a dia de trabalho do setor, a fim de auxiliar a gestão das regras e procedimentos internos criados.
Há vários softwares disponíveis no mercado, mas antes de escolher um deles é preciso avaliar quais são as demandas do setor de compliance.
Como funciona um sistema compliance?
Em geral, o sistema compliance oferece soluções tecnológicas que facilitam o dia a dia de trabalho dos profissionais da área. Isso pode incluir:
Governança de documentos
A tecnologia para a governança de documentos tem como principal finalidade reduzir o tempo gasto com burocracias envolvidas na gestão das políticas corporativas. Assim, é possível, por exemplo:
- Controlar aceites: o setor de compliance tem a garantia de que o funcionário leu, compreendeu e aceitou as políticas criadas.
- Acompanhar prazos: a tecnologia oferece notificações sobre prazos, revisões e necessidade de revalidação de documentos.
- Fazer pesquisa inteligente: é possível buscar documentos específicos por palavras-chave.
- Criar alertas e lembretes: o sistema compliance para a governança de documentos apresenta a opção para o profissional de compliance receber notificações sobre as etapas do trabalho.
- Realizar uma aprovação multinível: é possível enviar uma política interna para a aprovação de diferentes lideranças e gestores, a partir de uma configuração personalizada do workflow.
- Criar declarações e contratos: também é possível elaborar documentos personalizados para cada funcionário.
Canal de denúncias
O sistema compliance também costuma disponibilizar um canal de denúncias, ferramenta indispensável para a prevenção, identificação e fiscalização de irregularidades.
Em geral, o sistema compliance oferece uma ferramenta que permite:
- Acesso on-line;
- Denúncia anônima ou identificada;
- Protocolo para o acompanhamento pelo denunciante;
- Gestão da apuração, que é feita em sigilo, pelo setor de compliance;
- Chat anônimo com o denunciante em caso de necessidade de mais informações;
- Indicadores e relatórios sobre o uso da ferramenta.
Compliance bot
É uma tecnologia que busca agilizar o esclarecimento de dúvidas dos funcionários da empresa. Através do compliance bot, os colaboradores podem fazer perguntas sobre o funcionamento das políticas internas, os procedimentos para a realização de denúncias e, até mesmo, compreender se uma determinada situação é considerada irregular ou antiética.
As perguntas podem ser feitas de forma anônima, fora do horário e local de trabalho, caso o funcionário assim o prefira. Entre as funcionalidades da ferramenta estão:
- Respostas para dúvidas mais frequentes;
- Referências a políticas e documentos corporativos;
- Indicadores sobre atendimento, perguntas e respostas;
- Encaminhamento da dúvida para o setor de compliance, quando necessário;
- Avaliação do usuário sobre efetividade;
- Extensão para o público externo (fornecedores, parceiros, entre outros).
Treinamentos de compliance
O sistema compliance também inclui tecnologias para a realização de treinamentos virtuais, que podem ser customizáveis, de acordo com a demanda da empresa.
Treinar os funcionários é uma das principais ações do setor de compliance. Após a criação da política interna, é necessário informá-la a todos os colaboradores para que as propostas sejam aplicadas na prática.
O sistema para treinamento de compliance não só facilita a realização da capacitação, como oferece funcionalidades que garantem a participação e a compreensão do funcionário sobre as informações que foram trabalhadas.
Processos de compliance
Conforme dito anteriormente, a rotina do setor de compliance envolve muitos processos. Automatizá-los, é uma forma de tornar o trabalho mais ágil e menos suscetível aos erros.
É possível trabalhar questões como:
- Registros de brindes e presentes;
- Interações com a Administração Pública;
Isso é feito através da automatização de etapas como:
- Coleta de informações (preenchimento de formulários);
- Análise e tratamento dos dados preenchidos;
- Finalização do processo com a recomendação para cada caso;
- Recebimento de indicadores e alertas.
O uso do sistema compliance para a realização desses processos permite que apenas as situações mais críticas cheguem ao setor para serem resolvidas de forma manual. Assim há mais tempo para os profissionais da área resolverem os casos delicados
Canal de privacidade
O canal de privacidade é uma tecnologia que assegura a conformidade da organização com a Lei nº 13.709/2018.
Popularmente conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), ela determina que todas as organizações, públicas e privadas, façam o tratamento correto para a coleta, o armazenamento e o uso de informações pessoais.
O canal de privacidade é a ferramenta do sistema compliance que atende todas as exigências da lei, tais como:
- Confirmação do tratamento de dados pessoais pela organização;
- Acesso, correção, portabilidade, bloqueio e eliminação de dados;
- Informações sobre entidades públicas e privadas com as quais houve o compartilhamento;
- Possibilidade de não fornecer ou revogar o consentimento do uso de dados.
Benefícios do sistema compliance
Conforme visto, o uso do sistema compliance oferece uma série de benefícios para as empresas. Entre os principais estão:
- Otimização de processos;
- Redução do tempo gasto pelos profissionais de compliance com burocracias corporativas;
- Maior agilidade no atendimento e esclarecimento de dúvidas dos funcionários;
- Auxílio para a identificação e a resolução de irregularidades no ambiente empresarial;
- Maior precisão em relação aos prazos;
- Suporte para a conscientização e o treinamento dos funcionários sobre as políticas de compliance.
Como implementar o sistema compliance?
É preciso avaliar quais soluções do sistema compliance melhor atendem as necessidades da organização.
O software do clickCompliance é uma opção completa com uma variedade de módulos que podem ser personalizados para a rotina da sua empresa.
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Apaixonada por tudo o que envolve comunicação, compliance, cultura e pessoas! Novas histórias e desafios me movem.
