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O Código de Ética e Conduta é o documento mais importante do programa de compliance da empresa. Por isso ele precisa ser feito com o maior cuidado e precisão. Abaixo listamos 11 pontos imprescindíveis para qualquer Código de Ética profissional.
1) O documento precisa ser elaborado por um comitê das pessoas relevantes na empresa. Isso porque a alta direção deve sempre estar presente para dar a palavra final. Já o RH e jurídico devem estar presentes para garantir a legalidade e a concordância com os regulamentos de cada área.
2) A divulgação das políticas corporativas costuma ser feito na intranet da empresa, mas nem sempre esse é o ideal. Enviar por e-mail na criação e da admissão de novos funcionários é sempre uma boa estratégia. Mas não se deve exagerar no envio de e-mails. O ideal é ter um ambiente próprio para as políticas e que consegue comprovar a leitura e os aceites do código.
3) O Código de Conduta precisa ser fácil de compreender por qualquer pessoa. Ou seja, não se deve utilizar linguajar jurídico ou complexo. O conteúdo deve ser objetivo e direto, com frases curtas e em poucas páginas. Isso também evita interpretações erradas ou confusões.
4) O documento deve regulamentar a relação dos funcionários da empresa com outros colaboradores, clientes, fornecedores, a imprensa, órgãos e funcionários governamentais, o meio ambiente, etc. Isso não exclui a existência de políticas específicas e mais completas sobre essas relações.
No entanto, para regular a relação de todos os terceiros com a empresa, é preciso um Código de Conduta específico e mais detalhado para cada um. Gerenciar essa quantidade de documentos pode ser muito complexo, e por isso, se a empresa possui muitos parceiros, é recomendável o auxílio de alguma tecnologia de gerenciamento.
5) Usar exemplos é importante para garantir a clareza e a compreensão de todos os colaboradores e é muito indicado.
6) Outro ponto que precisa estar sempre explícito é as sanções que serão aplicadas em caso de infrações do código. Não só qual a infração, mas também o processo de punição e quem a aplicará precisam estar muito claros.
7) Após a criação, se não houver alguém da área legal no comitê, é preciso que um advogado ou profissional da área revise. Assim, é garantido que não há nenhuma infração aos direitos trabalhistas ou constitucionais dos funcionários.
Por exemplo, não é permitido proibir a filiação de funcionários a partidos políticos ou a concorrência a um cargo. No entanto, é permitido proibir manifestações políticas no espaço de trabalho.
8) Também é preciso fazer uma revisão para a checagem ortográfica e semântica. Em documentos mais longos é comum ocorrerem erros de digitação. Além disso, um olhar de fora ajuda a perceber incongruências ou partes mais difíceis de entender.
9) Não adianta ter um excelente Código de Conduta se a alta direção não se comprometer a seguir e compartilhar esses valores. O “tone at the top” é o que ajuda a manter a credibilidade da ética na empresa.
10) Parceiro do código, o canal de denúncias não pode faltar. Se há um regulamento, os funcionários precisam de um meio para denunciar práticas contrárias. Precisa ser sigiloso, confiável e bem divulgado. O código deve explicitar como funciona, e como é o procedimento de apuração de denúncias.
11) Ao longo do tempo, os funcionários precisam ser relembrados no que consiste o código e da importância dele para a empresa. Por isso, palestras e treinamentos periódicos são recomendáveis. Eles ajudam a reforçar aquilo que já estava no código de forma mais lúdica, além de ser um espaço para tirar dúvidas.
