O código de conduta, que também pode ser chamado de código de ética, é um dos documentos mais importantes e necessários para qualquer organização. Trata-se de um conjunto de regras e princípios que devem ser adotados por todos os funcionários, colaboradores e prestadores de serviço.
É um instrumento que reúne os preceitos necessários para fundamentar comportamentos éticos, estabelecendo os parâmetros para bons relacionamentos entre a empresa e seus stakeholders. O código de conduta orienta lideranças, funcionários e parceiros no trato com clientes, fornecedores, sócios minoritários e outros players do mercado.
Porém, sua implementação pode ser desafiadora caso não haja um planejamento adequado e o comprometimento de toda a organização. É preciso mais do que simplesmente criar um documento: a implantação efetiva de um código de ética requer um esforço de comunicação, educação e monitoramento contínuo.
Neste conteúdo, você aprenderá como criar e manter um código de ética e conduta em 11 passos simples e práticos. Boa leitura!
Num primeiro momento, é importante focar na criação e divulgação do código de conduta. Esses dois passos iniciais estabelecem a base sobre a qual o código será construído e compreendido por toda a organização.
O documento deve ser elaborado por um comitê composto por membros relevantes da empresa. A alta direção deve participar para dar a palavra final, enquanto os departamentos de RH e jurídico são essenciais para assegurar que o código esteja em conformidade regulatória.
DICA EXTRA: Faça reuniões e colete sugestões para criar um código que reflita os valores e expectativas da organização.
A divulgação das políticas corporativas geralmente é feita na intranet da empresa, mas essa não é sempre a melhor abordagem. Enviar as políticas por e-mail, tanto na criação quanto na admissão de novos funcionários, é uma boa estratégia. No entanto, é importante não exagerar no envio de mensagens.
O ideal é estabelecer um ambiente específico para as políticas, que permita comprovar a leitura e a aceitação do código pelos funcionários.
O módulo de Governança de Documentos do clickCompliance pode automatizar a coleta de aceites e o entendimento de políticas corporativas em uma plataforma abrangente para todos os funcionários e terceiros, facilitando a implementação e o gerenciamento do código de conduta.
Depois, é fundamental analisar de perto a criação do conteúdo do código de ética. Nesta etapa, alguns pontos são cruciais e merecem atenção especial.
O código de conduta deve ser compreensível por todos, sem necessidade de “juridiquês” ou linguagem complexa. Deve ser direto, objetivo, com frases curtas e ocupando poucas páginas. Isso previne interpretações equivocadas ou confusões.
Além disso, o documento precisa estar de acordo com os princípios de compliance e deve também estabelecer diretrizes para a relação dos funcionários da empresa com:
No entanto, vale ressaltar que isso não elimina a necessidade de políticas específicas e abrangentes para cada uma dessas relações. Para regular a interação de todos os terceiros com a empresa, é necessário um código de conduta específico e mais detalhado para cada um.
Os líderes têm um papel importante na implantação do código de conduta. Eles devem ser os primeiros a seguir e promover as diretrizes estabelecidas. Quando os líderes agem de acordo com o código, eles reforçam a importância do documento e incentivam os demais colaboradores a fazerem o mesmo.
Outro ponto que deve estar sempre explícito são as sanções aplicáveis em caso de infrações ao código. É indispensável detalhar não apenas quais são as infrações, mas também o processo de punição e quem será responsável por aplicá-las, garantindo total clareza para todos os envolvidos.
Durante o processo de qualquer política de compliance, a revisão é um passo essencial. Inclusive no código de ética, que envolve a avaliação contínua e a atualização das diretrizes para garantir que elas permaneçam relevantes.
Após a criação do documento, é fundamental que ele seja revisado por um advogado ou profissional de compliance, caso não haja alguém com essa especialização no comitê. Isso garante que o código de conduta não infrinja direitos trabalhistas ou constitucionais dos funcionários.
Por exemplo, não se pode proibir a filiação de funcionários a partidos políticos ou sua candidatura a cargos públicos. No entanto, é permitido restringir manifestações políticas no ambiente de trabalho.
Também é necessário realizar uma revisão para verificar a ortografia e a semântica. Em documentos mais longos, erros de digitação são comuns. Além disso, uma revisão externa pode identificar incongruências ou trechos mais difíceis de compreender.
Com tudo devidamente finalizado e revisado, chegou a hora de manter o código de conduta em prática.
A realização de treinamentos periódicos para todos os funcionários faz parte da manutenção do código. Esses treinamentos devem reforçar as diretrizes e esclarecer dúvidas. Eles também são uma oportunidade para discutir casos reais e a aplicação prática do código no dia a dia da empresa.
Nosso módulo de Treinamentos de Compliance é particularmente útil nessa etapa. Ele é acessível facilmente pelo celular, seja pelo navegador ou pelo aplicativo. Com formato de vídeo-aula, pode ser realizado em qualquer lugar e a qualquer hora.
Os líderes devem continuar a demonstrar comprometimento com o código de conduta ao longo do tempo. Isso pode ser feito por meio de:
Por fim, é essencial ter um canal de denúncias confidencial e acessível para que os funcionários possam reportar infrações ao código de conduta sem medo de retaliação. O clickCompliance desenvolveu o primeiro Canal de Denúncias por voz com atendimento total por inteligência artificial.
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