O Uso de Dados em um Sistema de Compliance Jurídico
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É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.
Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.
Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.
Que tipo de dados posso recolher?
Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:
- Dados demográficos
- Funcionários ativos
- Políticas aceitas
- Documentos na validade
- Denúncias por classificação
- Progresso de treinamentos
- Treinamentos realizados
- Taxa de respostas em formulários
- Taxa de acertos em treinamentos
Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.
Como coletar dados
Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.Pesquisas
Denúncias
Sistemas de compliance
Planilhas
Outros setores
Exemplos de uso de dados
Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.Descobrir falhas na gerência de áreas
Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.
Descobrir falhas na comunicação interna
Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.
Controlar a validade de documentos
Direcionar estratégias a áreas problemáticas
Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.
Identificar problemas reincidentes
Como proteger os dados
Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.
Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.