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Revisão de processos de compliance: como fazer e por quê?
Saiba como revisar processos de compliance e fortalecer a governança e a integridade na sua empresa
Manter os processos de compliance atualizados é uma questão de sobrevivência no mundo corporativo. Empresas de todos os setores enfrentam desafios, como novas regulamentações, maior rigor na fiscalização e um público mais exigente quanto à ética.
Ainda assim, muitas organizações tratam a revisão de compliance como um evento pontual, em vez de um processo contínuo. No entanto, essa escolha pode fazer com que as empresas corram riscos desnecessários, como multas, prejuízos financeiros e danos irreparáveis à reputação.
Mas como fazer uma revisão de processos de compliance de sucesso?
Neste artigo, veremos o passo a passo para realizar essa prática, além de mostrar porque ela é indispensável para manter a integridade, a transparência e a sustentabilidade dos negócios.
Boa leitura!
Por que revisar os processos de compliance?
Os processos de compliance são fundamentais para uma boa governança corporativa, mas, para isso, precisam acompanhar as mudanças do ambiente regulatório.
Revisá-los permite identificar lacunas e ajustar as políticas internas às necessidades atuais, garantindo que estejam em conformidade com leis, regulamentos e padrões do setor.
Além disso, revisões regulares fortalecem a integridade organizacional e promovem um ambiente ético e transparente. Esse esforço contínuo tem como resultado a redução de riscos de não conformidade, o aumento da confiança dos stakeholders e a construção de uma reputação sólida no mercado.
Outro ponto importante é a prevenção de falhas sistêmicas. Empresas que negligenciam a atualização de seus programas de compliance estão mais suscetíveis a infrações, que podem acarretar multas pesadas e, até mesmo, o encerramento das operações.
Imagem: pch.vector/Freepik
Como revisar os processos de compliance?
Agora que você já sabe a importância de realizar uma revisão de processos de compliance, chegou o momento de entender como colocá-la em prática.
Confira os principais passos para uma revisão de processos de compliance bem-sucedida:
Realizar uma avaliação de risco
O primeiro passo para revisar os processos de compliance é identificar onde estão os riscos de não conformidade na sua empresa. Essa etapa ajuda a garantir que todos os esforços sejam direcionados às áreas certas.
Pense na avaliação de risco como um mapa: ela deve guiar as ações para onde realmente importa, ajudando a proteger a reputação e a saúde financeira da empresa.
Considere, sempre, as regulamentações do setor em que sua empresa opera. No setor financeiro, por exemplo, é indispensável observar normas como o PCI DSS, que regula a segurança de dados em transações. Já na área da saúde, a conformidade com a HIPAA é fundamental para proteger informações sensíveis de pacientes.
Veja também: por que o compliance na área da saúde é importante?
Desenvolver uma política de compliance (compatível com a realidade da empresa)
Identificados os riscos, é hora de colocar no papel as diretrizes que irão nortear sua organização. Mas atenção: criar uma política de compliance não é apenas sobre escrever regras. Ela deve ser clara, acessível e refletir a realidade do seu negócio.
Certifique-se de que todos os colaboradores consigam entender o que se espera deles. Além de definir padrões de comportamento ético, uma política bem estruturada também estabelece a base para monitorar o cumprimento dessas diretrizes.
Lembre-se: o documento não deve ser estático. Ele precisa ser revisado e ajustado regularmente, acompanhando as mudanças no ambiente regulatório e nas operações da empresa.
Treinar funcionários
A cultura de compliance só se fortalece quando todos na organização compreendem suas responsabilidades. Pensando nisso, treinamentos de compliance regulares são fundamentais para educar os colaboradores sobre políticas, procedimentos e boas práticas.
Esse processo vai além de ensinar regras: ele promove uma cultura de conformidade na qual cada colaborador entende a sua função para o bom funcionamento das operações, assim como na manutenção da ética e da transparência.
Inclua todos os níveis hierárquicos nos treinamentos, da alta cúpula aos novos contratados. Não se esqueça que a liderança deve ser um exemplo. Quando gestores demonstram o compromisso com a conformidade, eles inspiram o restante da equipe a fazer o mesmo.
Implementar ações corretivas e planos de remediação
É comum que falhas aconteçam no ambiente corporativo. O importante é como sua empresa responde a elas. Por isso, é preciso investir em planos de remediação, que começam com a identificação do problema e seguem com ações rápidas para corrigi-lo.
Essas ações podem incluir a revisão de políticas internas, ajustes em fluxos de trabalho e a implementação de novas tecnologias de compliance. Softwares de gestão de riscos podem identificar vulnerabilidades, monitorar a conformidade em tempo real e prevenir a reincidência de problemas.
Documente cada passo das ações corretivas que forem realizadas. Dessa forma, é possível criar uma base sólida para futuras auditorias e para o aprimoramento.
Estar por dentro das mudanças regulatórias
No mundo do compliance, as regras estão sempre em movimento. Por isso, estar atento às mudanças regulatórias e tendências do mercado é uma parte fundamental no processo de revisão dos processos de compliance.
Essa prática inclui atualizar políticas, adotar novas tecnologias e ajustar estratégias, sempre que necessário. Lembre-se que a adaptação rápida às mudanças garante a conformidade com as leis e fortalece a posição da sua empresa no mercado.
Fazer monitoramento híbrido (interno e de terceiros)
Garantir a conformidade na empresa é um trabalho contínuo, e o monitoramento híbrido é uma das estratégias que podem ajudar.
Essa abordagem combina auditorias internas, realizadas pela própria organização, com ferramentas externas e recursos tecnológicos, oferecendo uma visão completa e detalhada dos processos de compliance.
As auditorias internas ajudam a identificar falhas e áreas que precisam de melhorias, garantindo, assim, que as diretrizes estabelecidas na política de compliance estão sendo seguidas corretamente.
Por outro lado, ferramentas externas, como softwares de gestão de compliance, trazem agilidade e precisão ao monitoramento. Soluções como sistemas de inteligência e monitoramento (SIEM) permitem o acompanhamento em tempo real de dados críticos, detectando possíveis desvios e vulnerabilidades antes que se tornem problemas graves.
Conte com o clickCompliance
Como vimos, revisar os processos de compliance é uma prática que exige conhecimento, estratégia e ferramentas tecnológicas adequadas.
Com o software clickCompliance, sua empresa pode contar com um sistema completo para gerenciar riscos, monitorar a conformidade e promover uma cultura sólida de integridade.
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Apaixonada por tudo o que envolve comunicação, compliance, cultura e pessoas! Novas histórias e desafios me movem.
