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Software de Compliance: Como Escolher o Ideal

Atualizado em 21/02/2024

A implantação de políticas de compliance demanda um trabalho contínuo das empresas para a elaboração, aplicação e fiscalização de normas de conduta. No momento em que o Brasil amplia as discussões e as legislações sobre ética, transparência e responsabilidade empresarial, a adaptação tornou-se prioridade e a tecnologia tem sido uma grande aliada.

Os programas de compliance têm o propósito de alinhar os processos e a conduta da equipe aos valores da empresa e às legislações vigentes. Para isso, é realizada a prevenção, a identificação e a solução de irregularidades de naturezas distintas. O trabalho é abrangente, envolve ações em diferentes áreas e depende da colaboração de todos os profissionais.

O uso da tecnologia para a implantação e o monitoramento das políticas de compliance é uma forma de assegurar maior agilidade, mais segurança e eficiência aos procedimentos. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) destaca que as soluções tecnológicas reduzem os custos com mão de obra e aumentam a capacidade operacional para a detecção e o combate às fraudes.

Ainda de acordo com o IBGC, as empresas que fazem uso da tecnologia também melhoram o processo de avaliação e de tomada de decisões, uma vez que “criam um ambiente acessível e diminuem as tarefas manuais de coleta, análise e revisão de informações”.

Quando usar a tecnologia para o compliance

O dia a dia de uma empresa – independente do porte ou setor de atuação – é capaz de evidenciar a necessidade de um software de compliance para a gestão das práticas e a automatização dos processos. O uso da plataforma é indicado nos seguintes casos:

• Quando algumas tarefas tornam-se repetitivas;
  
  
• Há perda ou desorganização de arquivos;
  
  
• Falta espaço para o armazenamento de documentos;
  
  
• Dificuldade para consultar documentos;
  
  
• Os treinamentos dependem de deslocamentos;
  
  
• As políticas corporativas estão desorganizadas;
  
  
• Há risco real à proteção de dados;
  
  
• O setor é altamente regulamentado e, portanto, mais sujeito ao risco de errar.

Se a empresa enfrenta uma ou mais dessas situações, é hora de pensar em usar a tecnologia como aliada. Para a efetividade do compliance é fundamental que a empresa tenha uma rotina organizada, com processos bem estruturados e realizados de forma dinâmica, segura e ágil.

Como o software de compliance pode ajudar

O software de compliance pode ajudar em todas as etapas do programa. No momento de implantação das normas e dos procedimentos, a plataforma digital confere maior agilidade e contribui para a disseminação da informação à equipe.

Na etapa de aplicação das políticas de compliance, a tecnologia é responsável por automatizar processos, organizar documentos, auxiliar na realização de ações específicas dos setores e oferecer dados e métricas, o que reduz as possibilidades de falhas. Por meio do software também é possível realizar treinamentos para a equipe, garantindo que todos estejam em sintonia com as práticas implantadas.

Para o estágio de monitoramento e fiscalização, há soluções tecnológicas que oferecem o canal de denúncias, uma ferramenta de extrema importância para as empresas combaterem irregularidades.

Critérios de escolha

Para a escolha do software adequado é preciso compreender a demanda da empresa. Existem diferentes tipos de compliance: tributário, fiscal, ambiental, trabalhista, dentre outros. Cada um exige a implantação de ações específicas que irão integrar a cultura organizacional e, consequentemente, a rotina dos profissionais.

Na prática, isso requer uma comunicação interna eficiente, o treinamento da equipe, o controle interno dos processos, uma boa gestão de práticas e documentos, o trabalho de monitoramento e a criação de um canal de denúncias de irregularidades. Soluções tecnológicas auxiliam na execução de todas essas ações. O software de compliance ideal é aquele que supre a necessidade da empresa.

Para uma escolha assertiva, a orientação é fazer uma pesquisa de mercado que avalie as opções disponíveis e a credibilidade das empresas que as oferecem, além de verificar se as soluções apresentam as funcionalidades necessárias para atender as demandas da empresa.

Personalização

O clickCompliance oferece soluções para a otimização da gestão dos programas de compliance e integridade. O software é dividido em módulos, o que possibilita a empresa escolher quais ações serão usadas, conforme a sua estratégia. A plataforma disponibiliza a governança de documentos, formulários de compliance, treinamentos, chatbot, Canal de privacidade e canal de denúncias. 

Resultados dos programas de compliance

O setor de compliance é responsável pelo desenvolvimento de uma cultura organizacional ética, transparente, comprometida e responsável. De acordo com o IBGC, cabe às empresas estarem em compliance com os diferentes públicos:

• Órgão governamentais: atender às legislações vigentes, mantendo atenção especial às operações fiscais e tributárias, aos contratos e às compras.
  
  
• Sociedade: adotar práticas que minimizem impactos ambientais e que permitam contribuir de forma positiva para a região onde a empresa está localizada ou para a sociedade como um todo. 
  
  
• Sócios: atuar de forma transparente, por meio da prestação de contas e da segurança de ativos.
  
  
• Colaboradores: assegurar o cumprimento de leis trabalhistas, assim como saúde e segurança do trabalho.
  
  
• Clientes e fornecedores: prezar pela qualidade e pelo bom relacionamento.

A tecnologia é uma solução para que essa cultura organizacional seja construída e consolidada, conquistando os resultados esperados. Empresas que adotam políticas de compliance fortalecem a própria imagem e aumentam a credibilidade junto ao mercado, o que amplia o potencial de atração dos investidores. 

Além de um diferencial competitivo, os programas de compliance evitam prejuízos à empresa. Ao promover a adequação às legislações vigentes, evita-se sanções, multas e perdas financeiras. Já o combate às irregularidades e fraudes impede o envolvimento em escândalos de corrupção, o que é capaz de gerar danos irreversíveis à reputação.

Desafios

O controle interno é um dos principais desafios para a efetividade dos programas de compliance, por conta do grande volume de informações e da abrangência da aplicação prática de todas elas. Neste sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada por ajudar a sistematizar essas operações.

Outro aspecto sobre a relevância do uso de soluções tecnológicas diz respeito à identificação e combate de irregularidades. O IBGC avalia que as ações fraudulentas estão cada vez mais elaboradas e para detectá-las e solucioná-las é necessário aprimorar as ferramentas disponíveis nas empresas, investindo em tecnologia.

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