Conformidade legal: como fazer o gerenciamento?
Aprenda a implementar o gerenciamento de compliance legal na sua empresa.
Para ter longevidade no mercado, as empresas precisam manter a conformidade legal em dia. É uma questão que vai além de evitar penalidades e multas, trata-se de garantir a sustentabilidade e a reputação.
Os pilares de compliance podem servir como base para começar um gerenciamento de conformidade. Por meio deles, é possível estabelecer princípios que orientam a empresa na adoção de um comportamento ético e responsável.
Se você deseja entender mais sobre o assunto, chegou no conteúdo certo. Ao longo deste texto, iremos apresentar um passo a passo de como gerir a conformidade legal na sua empresa.
Boa leitura!
O que é gerenciamento de conformidade legal?
A conformidade legal também é conhecida como compliance legal. São práticas e processos adotados para garantir que tudo esteja de acordo com leis, normas e regulamentos que se aplicam à empresa.
Se a organização trabalha com a fabricação de produtos alimentícios, por exemplo, deve seguir as normas do setor. No Brasil, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) é responsável por definir as diretrizes da segurança alimentar.
Já uma empresa do ramo financeiro deve seguir os regulamentos estabelecidos pelo Banco Central. Cada setor tem órgãos reguladores e orientações específicas a serem seguidas.
Depois de compreender o conceito de conformidade legal, a pergunta que fica é: como gerenciá-la da forma correta?
Para fazer um bom gerenciamento da conformidade legal, o profissional de compliance precisa estar por dentro de algumas etapas essenciais.
Imagem: Freepik
Passo a passo para fazer o gerenciamento de conformidade legal
A seguir, vamos ver como fazer o gerenciamento de conformidade legal em uma empresa, confira:
Ter certificação das normas
O primeiro passo é garantir a certificação em compliance que comprove a conformidade com normas específicas do setor, como:
- ISO 9001 – Gestão da Qualidade;
- ISO 14001 – Gestão Ambiental;
- ISO 45001 – Gestão de Saúde e Segurança no Trabalho;
- ISO 22000 – Segurança Alimentar.
Obter as certificações demonstra um compromisso com a conformidade. Elas também são essenciais para evitar problemas legais e multas indesejadas.
Plano de trabalho
Conquistar as certificações é apenas o começo de um bom gerenciamento da conformidade legal. Desenvolver um plano de trabalho é o segundo passo. Nele, devem constar:
- Objetivos;
- Responsabilidades de cada colaborador;
- Prazos;
- Recursos necessários.
Se a empresa é do ramo alimentício, é necessário atenção às datas de inspeção da vigilância sanitária. As informações devem estar no plano de trabalho, que servirá como um roteiro para a equipe de compliance coordenar as atividades.
Identificar obrigações
Identificar as obrigações faz parte do desenvolvimento de um plano de trabalho, mas é uma etapa tão importante que decidimos trazê-la separada.
É indispensável uma análise detalhada das leis e dos regulamentos que se aplicam ao setor de atuação, local de operação e tipo de atividade.
Se a organização tem algum tipo de operação que ocorre fora do país, é essencial considerar, ainda, as obrigações internacionais. A corrupção nos EUA e em outros países pode ser muito diferente do Brasil, por exemplo.
Mapeamento detalhado da atividade
Manter um mapeamento detalhado e atualizado sobre as atividades também faz parte do gerenciamento. Em cada setor, existem áreas que precisam de atenção especial em termos de conformidade.
A auditoria de empresas é a melhor solução para garantir que todas as áreas estejam mapeadas e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Melhoria de procedimentos
Com o mapeamento feito, é importante prestar atenção em cada um dos procedimentos da organização. Com base nos resultados das auditorias e revisões, é possível ajustar os processos para evitar falhas de conformidade.
Oferecer treinamentos de compliance para os funcionários é uma boa opção nessa etapa. Afinal, eles precisam estar cientes das obrigações legais que devem seguir.
Correção de problemas
Se durante o processo, você se deparar com algum problema de conformidade, não espere para agir. Negligenciar a situação pode resultar em consequências graves, como multas, penalidades ou danos à reputação da empresa.
A empresa deve estar pronta para agir rapidamente e corrigir quaisquer desvios para evitar repercussões legais.
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