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Conforme dito anteriormente, o departamento de compliance tem como principal função garantir a conformidade da empresa com as leis, as normas regulatórias e as resoluções que se aplicam à atividade da empresa.
Para isso, deve ser criada uma política interna de compliance que será seguida por todos os funcionários. Periodicamente, é necessário que ela seja avaliada a fim de identificar possíveis necessidades de ajustes e atualizações.
Para a realização desse trabalho, o departamento de compliance deve:
A primeira atribuição dos profissionais de compliance é fazer uma avaliação de riscos da empresa. Para isso, é preciso acompanhar a rotina dos setores e verificar se todos os processos estão de acordo com a legislação, se há dificuldades no cumprimento das determinações e quais etapas são mais suscetíveis às falhas.
Após a análise, o departamento de compliance será responsável por realizar uma gestão de risco que, em síntese, consiste na elaboração de ações para minimizar as possibilidades de descumprimento da legislação.
No processo de gestão de riscos, é definido o programa de compliance da empresa, que reúne todas as normas e os procedimentos que deverão ser seguidos pelos funcionários.
O programa pode estabelecer:
A instrução sobre o programa de compliance criado pela organização também é uma atribuição do departamento. Neste sentido, podem ser realizados trabalhos em conjunto com as áreas de Comunicação e Recursos Humanos para a divulgação e o esclarecimento das informações junto aos funcionários.
Entre as ações que contribuem para instruir estão:
O trabalho do departamento de compliance não termina com a implantação do programa. Para garantir a sua eficiência, é importante criar estratégias de monitoramento para avaliar o andamento do trabalho, como a realização de avaliações de desempenho e auditorias.
Também é preciso garantir a prevenção contra outros riscos que possam surgir. É válido lembrar que as leis podem ser modificadas com o passar do tempo, exigindo atualizações no programa de compliance. A empresa pode adotar novos processos e, assim, ser preciso uma nova avaliação de riscos.
O trabalho de prevenção e monitoramento do departamento de compliance é contínuo.
Ainda entre as atribuições do departamento de compliance estão a fiscalização e a solução de irregularidades no ambiente empresarial. Isso pode ser feito com a implantação de um canal de denúncias e a investigação das informações recebidas.
Após a apuração, se houver a confirmação da irregularidade, é necessária a aplicação das sanções já previstas pelo programa de compliance e publicadas no Código de Conduta.
Ter um departamento de compliance na empresa é uma forma de promover a conscientização de todos os funcionários sobre a importância de estar em conformidade com a legislação. Isso garante uma série de benefícios ao negócio, como:
O compliance evita danos à reputação da empresa causados pelo descumprimento de leis e envolvimento em escândalos de corrupção, fraude e outras irregularidades.
Os consumidores têm valorizado cada vez mais as empresas com boa reputação no mercado. Por isso, o compliance também é uma vantagem sobre a concorrência.
A movimentação dos consumidores é semelhante à observada entre os investidores, que priorizam realizar negócios com empresas que tenham uma boa reputação no mercado e uma gestão transparente.
Em alguns casos, ter um departamento de compliance é um requisito para captar investimentos.
A não conformidade resulta em prejuízo financeiro para as empresas, decorrente de multas, sanções, ações judiciais, roubos e fraudes. O trabalho do departamento de compliance reduz as perdas financeiras dessa natureza.
Com a implantação e a condução de um programa de compliance eficiente, a empresa consolida uma cultura organizacional ética e responsável, o que também promove melhorias para o ambiente de trabalho.
Para alcançar os resultados esperados, a equipe de compliance deve estar comprometida e dedicada com as suas atribuições. Confira o passo a passo para formar um departamento eficiente:
O Chief Compliance Officer (CCO) será responsável por liderar o departamento. É importante escolher um profissional que tenha as seguintes habilidades:
A equipe do departamento de compliance pode ser dividida em assistentes, analistas, coordenadores e supervisores. Nem sempre há necessidade de todos os cargos. A estrutura depende do porte da empresa e da demanda do setor.
Os profissionais do departamento de compliance devem conhecer muito bem a realidade da empresa e isso requer preparação. Realizar capacitações sobre rotinas e processos da empresa, permitir a participação dos profissionais em reuniões administrativas e dar acesso para que eles dialoguem com os setores é fundamental para prepará-los para esse trabalho.
A tecnologia pode ser uma grande aliada do departamento de compliance. Há ferramentas que contribuem para maior agilidade e precisão do trabalho.
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