Gestão de Documentos no Compliance

Atualizado em 25/07/2024

Vamos imaginar uma situação de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais e algumas políticas específicas para determinados setores. Além disso, tem documentos como normas, atas, regulamentos, etc., que também precisam ser vistos, lidos e aceitos por determinados funcionários. Nesse caso, terá que ser feita uma Gestão de Documentos.

Nós entendemos perfeitamente o quanto é complexo fazer a gestão de todos esses documentos. Por isso, o clickCompliance tem um módulo de Governança de Documentos que se baseia em softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

No entanto, é cheio de funcionalidades especificamente pensadas para o setor de Compliance. Por exemplo, versionamento de políticas, fluxos de aprovação das políticas e gráficos e relatórios de aceites. Vamos explicar tudo em detalhes a seguir.

1. O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

GED é uma técnica administrativa que busca tornar acessíveis e bem organizados todos os documentos de uma empresa.
Fica tudo em um mesmo local e acessível por todos os colaboradores, além de estar em pastas e subdivisões de acordo com a necessidade da empresa.

Isso ajuda a tornar o dia a dia mais organizado e eficiente. Reduz burocracia, perda de tempo buscando documentos e reduz a ocupação de espaço físico com pastas e armários.

Ainda por cima, os documentos ficam guardadas para sempre e nas mesmas condições. Só precisam ser impressos quando necessário.

2. O que o clickCompliance faz?

O módulo de Governança de Documentos do clickCompliance usa como base o o GED, mas vai além disso com funcionalidades pensadas para otimizarem especificamente a gestão de documentos do dia a dia do Compliance.

2.1 Coloca na nuvem

O clickCompliance fica hospedado na nuvem da Microsoft, o Azure. Isso torna o acesso possível de qualquer dispositivo em qualquer lugar, bastando ter acesso à internet. É também o que permite as constantes atualizações e melhorias que fazemos no sistema.

2.2 Divisões em pastas

É claro que não poderia faltar o básico. Você pode classificar cada documento no portal em um tipo de documento (Ata, normativo, manual, política corporativa, etc.), e por setor (documentos financeiros, de compras, de RH, etc.). E isso não é só para os administradores, os funcionários também acessam organizados assim.

Além de ser mais organizado, essa divisão de tipos de documentos pode ser replicada nos seus gráficos e indicadores, facilitando a visualização de acordo com a organização que a sua empresa acha melhor.

2.3 Fluxos de aprovação

O fluxo de aprovação é uma estrutura interna que permite o escalonamento da aprovação de alguma nova política ou documento, ou alguma mudança, de acordo com a hierarquia interna da sua empresa.

Ou seja, vamos supor que uma nova política do setor financeiro será adicionada ao clickCompliance. A primeira pessoa que precisa aprovar receberá a notificação para fazer isso. Depois a próxima pessoa e assim em diante até ter sido aprovada pelo topo da hierarquia configurada.
Se houver mudança ou for reprovada, o fluxo volta do início. Só ao ser totalmente aprovada ela é publicada.

2.4 Controle de validade

O portal também permite configurar a validade de um documento ou política. Quando esse tempo passar, será preciso que todos os colaboradores que precisam aceitar ela reaceitem. Tudo isso de forma automática, sem o profissional de Compliance precisar se preocupar.

2.5 Versionamento

Também é possível fazer revisões no portal ou criar novas versões de documentos. Ou seja, se um documento que precisa ser aceito for alterado tanto que mudou o sentido do conteúdo, você marca como uma versão.

Assim, vaio passar novamente pelo fluxo de aprovação e todos que precisam aceitar o documento novamente vão receber uma notificação para fazer isso.

Já se for uma alteração pequena, como uma correção, você marca como uma revisão. Assim não será preciso passar pelo fluxo de aprovação nem ser aceita de novo.

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