Regras de compliance: conheça as principais
Saiba como as regras de compliance podem ajudar a garantir a transparência e integridade na sua empresa.
O compliance é considerado um antídoto contra as falhas de conduta e o descumprimento de leis e regulamentos.
Mas para funcionar e garantir a conformidade, o programa de compliance deve ser estabelecido a partir de normas e diretrizes que visam promover a ética e a transparência das atividades nas organizações.
Você sabe quais são essas regras de compliance?
Elas são estabelecidas pela equipe ou profissional de compliance, com o respaldo da direção da empresa, com base na legislação que abrange a atividade do negócio. Também consideram os valores da organização a fim de garantir que os funcionários mantenham a conduta esperada no dia a dia de trabalho.
Neste conteúdo, você irá conhecer as principais regras de compliance e ainda saberá quais tendências podem impactar o tema no futuro, considerando que as perspectivas de atualização e criação de novas leis e regulamentos.
Boa leitura!
Quais são as principais regras de compliance?
As regras de compliance abrangem a legislação que rege as atividades de uma empresa. Por isso, podem variar, conforme a área de atuação. Empresas de saúde devem seguir as regulamentações da Agência Nacional de Saúde (ANS), enquanto as que atuam no setor de telecomunicações obedecem às normas da Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), por exemplo).
No entanto, há leis gerais que englobam a atividade empresarial, como:
- Direito de Empresa (Lei nº 10.406/2002);
- Lei Geral da Micro e Pequena Empresa e Simples Nacional (Lei nº 123/2006)
- Sistema Tributário (Leis nº 5.172/1966 e nº 4.320/1964)
- Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990)
Além disso, há normas de conduta que refletem os valores da empresa e que precisam ser consideradas pelas regras de compliance estabelecidas. Assim, são definidas as atitudes esperadas em relação a uma variedade de assuntos, incluindo:
- Governança corporativa;
- Prevenção à lavagem de dinheiro;
- Proteção de dados e segurança da informação;
- Combate à corrupção;
- Conflito de interesses;
- Outros.
Neste texto, o nosso foco é mostrar as regras de compliance, explicando como implantá-las adequadamente em uma empresa. Para conferir as leis que regem o compliance, confira nosso conteúdo: Por dentro da legislação do compliance no Brasil.
Trabalhar com a transparência dos atos da cúpula da empresa
A partir das regras de compliance, as empresas conseguem trabalhar com mais transparência, inclusive dos atos da cúpula, promovendo uma comunicação clara, aberta e honesta dentro da organização.
Isso significa que todas as decisões e ações dos líderes são compartilhadas de maneira acessível e compreensível para os colaboradores. A prática, além de garantir conformidade, cria um ambiente de trabalho baseado na confiança e colaboração, onde todos se sentem valorizados e informados sobre os rumos da empresa.
Usar ferramentas de segurança da informação
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709/2018) regula o tratamento de dados pessoais por parte das empresas. Ao garantir a conformidade, as organizações utilizam ferramentas que auxiliam na segurança da informação.
O uso de antivírus, firewall, criptografia, gerenciadores de senha, backup de dados e Sistemas de Detecção de Intrusos (IDS) podem ser alguns dos recursos utilizados para proteger dados e sistemas contra ameaças cibernéticas e garantir a integridade e confidencialidade das informações.
Fazer análise periódica de riscos
As empresas que seguem regras de compliance devem fazer a análise periódica dos riscos. O processo deve ser contínuo e sistemático para identificar, avaliar e gerenciar possíveis riscos que possam acarretar o descumprimento da legislação.
A partir dessa atitude, as empresas conseguem criar medidas para mitigar os riscos, mantendo a resiliência e a proteção da organização na totalidade.
Ter registros contábeis em dia
Significa manter todas as transações financeiras da empresa registradas e atualizadas para garantir transparência e integridade. Isso inclui:
- Entradas e saídas financeiras;
- Conciliação bancária regular;
- Organização dos documentos fiscais;
- Atualização contínua dos processos;
- Conformidade legal.
Implantar controles internos
A implementação de controles internos envolve a criação e produção de políticas, procedimentos e práticas para garantir a conformidade com as leis e regulamentos, proteger os ativos da organização, promover eficiência operacional e prevenir fraudes.
Esses controles também ajudam a minimizar riscos, promover uma imagem de transparência e garantir que a empresa opere de maneira eficiente e ética.
Efetivar o canal de denúncias
Um dos pilares do compliance é o canal de denúncias, um sistema que permite aos colaboradores reportarem irregularidades de forma segura e anônima. A ferramenta cria um ambiente mais seguro e ético, incentivando a transparência e a confiança.
Imagem: pch.vector/Freepik
Tendências de novas regras de compliance
Com o passar do tempo, novas tendências podem impactar as regras do compliance. Isso porque, à medida que alguns temas ganham destaque no cenário nacional e internacional, há espaço para novas regulamentações e a atualização daquelas existentes.
Confira, a seguir, temas que já são considerados tendências na área:
Ampliação do conceito de integridade corporativa
No evento anual de concessão do selo Pró-Ética, promovido pela Controladoria-Geral da União (CGU) em novembro de 2023, o órgão apontou ao mercado a intenção de aplicar um conceito ampliado de integridade corporativa no Brasil, não limitado à prevenção da corrupção.
Durante o evento, foi abordado que a ideia surgiu para estimular as empresas a adotarem medidas relacionadas a temas como responsabilidade social, governança, direitos humanos e respeito ao meio ambiente, em uma oportunidade de incorporar práticas ESG.
Isso significa que as organizações precisarão adotar medidas de transformação institucional e cultural durante a revisão de políticas e procedimentos de compliance, condução de treinamentos e investigações internas.
Rigor na produção de provas
O Supremo Tribunal Federal (STF) proferiu, em setembro de 2023, a decisão de tornar nulas as provas obtidas a partir de acordo de leniência celebrado no âmbito da Operação Lava Jato. Como explicação, o juízo apontou que as provas foram produzidas sem a devida rigidez técnica, mediante a aplicação de procedimentos inadequados para a coleta e proteção de dados.
A decisão é um sinal de alerta para as empresas, que deverão se manter atentas ao conduzir procedimentos forenses de provas colhidas, aumentando o rigor em seus procedimentos de coleta, preservação e manuseio de dados.
Integridade nas contratações públicas
Na premiação do selo Pró-Ética, a CGU também anunciou que a proposta de regulamentação da Nova Lei de Licitações e Contratos Públicos (Lei nº 14.133) deve ser aprovada ao longo de 2024.
A legislação em questão prevê a obrigatoriedade de implantação de programa de integridade pelas empresas que competem em licitações por projetos de grande vulto, ou seja, aqueles com valores superiores a R$ 200 milhões.
Uso de novas tecnologias e IA
O aumento do uso de ferramentas tecnológicas e Inteligência Artificial (IA) pode trazer novas medidas para o compliance, especialmente se a regulamentação do uso dessas ferramentas avançarem no Congresso.
Nas empresas, essas tecnologias auxiliam na identificação e na prevenção de fraudes e em investigações internas. A regulamentação dessas ferramentas pode fazer com que as empresas adotem controles adicionais, especialmente quando sua utilização puder afetar direitos de empregados e terceiros.
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