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Compliance digital: tudo o que você precisa saber
Veja como a implementação de um programa compliance digital pode proteger sua empresa contra riscos e garantir conformidade regulatória
A digitalização das operações empresariais trouxe uma série de benefícios para o ambiente corporativo, como a automação de tarefas, a maior integração entre os departamentos e a redução de custos operacionais. No entanto, também elevou os riscos relacionados à segurança cibernética, privacidade de dados e conformidade regulatória.
Diante disso, adotar uma política de compliance digital se tornou indispensável para empresas que desejam garantir integridade corporativa e minimizar riscos jurídicos.
Mas o que é o compliance digital? Neste guia, você entenderá o significado, a importância para os negócios e como fazer a implementação no dia a dia da empresa.
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Saiba o que é compliance digital
A evolução tecnológica vivida nos últimos anos apresentou novos desafios às empresas, como o aumento das ameaças cibernéticas e a necessidade de proteger dados sensíveis, tanto internos, quanto de clientes.
Para enfrentar esses riscos, as organizações precisam adotar práticas que assegurem a sua integridade e a conformidade com a legislação vigente, o que inclui a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelece regras para o tratamento de informações pessoais.
É nesse sentido que surge o compliance digital, um conjunto de práticas, diretrizes e mecanismos de controle, que busca garantir a conformidade, a ética, a transparência e a governança corporativa no ambiente on-line.
A sua implementação abrange diversas etapas, desde a gestão de riscos até o treinamento dos colaboradores, que veremos detalhadamente a seguir, e requer o engajamento de toda a organização.
Como aplicar o compliance digital na empresa?
Implementar um programa de compliance digital exige planejamento, monitoramento e uma cultura organizacional com foco na ética e na transparência.
A seguir, destacamos as principais etapas para realizar esse trabalho:
Faça a análise de conformidade
O primeiro passo para o compliance digital é realizar uma análise detalhada de conformidade, a fim de identificar possíveis vulnerabilidades e riscos corporativos. Essa etapa pode incluir:
- Mapeamento de riscos: identificação de ameaças à segurança da informação, tanto internas quanto externas, que possam comprometer a integridade dos dados.
- Revisão de processos: avaliação dos procedimentos internos para garantir que estejam em conformidade com as regulamentações e normas aplicáveis.
- Auditorias internas: acompanhamento contínuo da governança digital e dos sistemas utilizados, verificando se as medidas de segurança estão sendo seguidas corretamente.
A partir desse levantamento, a empresa consegue antecipar problemas e adotar ações preventivas para evitar incidentes futuros.
Desenvolva políticas e procedimentos claros
Após a análise de conformidade, o próximo passo deve ser o desenvolvimento de políticas e procedimentos bem definidos, que guiem os colaboradores no uso adequado da tecnologia.
Essas diretrizes devem abordar temas como o manejo adequado de dados e o comportamento ético no ambiente digital, garantindo que todos os membros da organização compreendam com clareza quais são suas responsabilidades e obrigações.
Para isso, pode ser interessante criar um código de conduta digital, que defina as regras para o uso de sistemas internos, e estabelecer protocolos de segurança para prevenir vazamentos de dados e acessos não autorizados.
Veja também: O Seu Código de Conduta Segue esses 11 Pontos Imprescindíveis?
Ofereça treinamento aos colaboradores
De nada adianta desenvolver uma política de compliance se os colaboradores não estiverem devidamente preparados para segui-la. Por isso, as empresas devem oferecer treinamentos acerca das suas diretrizes, garantindo que elas sejam compreendidas e aplicadas corretamente no dia a dia.
O treinamento de compliance pode incluir, por exemplo, procedimentos para caso de incidentes, com instruções sobre como agir diante de um vazamento de dados ou violação de segurança.
Esse conteúdo deve ser atualizado regularmente, refletindo as mudanças nas tecnologias, nas regulamentações e novas ameaças cibernéticas, mantendo a equipe preparada para enfrentar problemas que possam surgir.
Implemente controles tecnológicos
Com os avanços tecnológicos, também surgem diversas ferramentas que podem ajudar a garantir o sucesso do compliance digital. Entre elas, podemos citar:
- Criptografia, para proteger informações sensíveis.
- Autenticação multifator (MFA), garantindo acesso seguro aos sistemas corporativos.
- Sistemas de monitoramento contínuo, para detectar em tempo real atividades suspeitas.
- Canal de denúncias com Inteligência Artificial, para facilitar a identificação de irregularidades.
Tenha gestão de riscos
Uma boa estratégia de compliance digital precisa ter como um dos seus principais elementos a identificação e a mitigação de riscos. Para isso, é preciso realizar avaliações periódicas das vulnerabilidades nos sistemas, identificando brechas antes que se tornem problemas.
Além de treinar os colaboradores e ter um plano de resposta a incidentes, também é necessário monitorar os fornecedores, garantindo que todos os parceiros comerciais sigam padrões de segurança compatíveis com as exigências da organização. O due diligence é um procedimento que ajuda a reduzir os riscos externos e proteger dados e sistemas.
Você também pode se interessar: Como implementar um plano de gerenciamento de riscos?
Contrate especialistas sempre que necessário
Ter o suporte de profissionais especializados em conformidade regulatória e segurança da informação pode fazer a diferença para o compliance digital. São exemplos de especialistas:
- Advogados especialistas em Direito Digital, para garantir que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais.
- Profissionais de TI e segurança cibernética, que ajudam a proteger os sistemas da empresa contra ataques e ameaças digitais.
- Profissionais de compliance, que estruturam processos e fornecem suporte na governança digital, assegurando que as práticas estejam alinhadas às melhores práticas do setor.
Monitore e revise todos os processos digitais periodicamente
Como vimos, o ambiente digital evolui a todo momento, fazendo com que as empresas precisem estar sempre atentas às mudanças resultantes de novas tecnologias e regulamentações.
Por isso, é necessário realizar auditorias internas e revisar as políticas de compliance digital com frequência. Esse procedimento assegura que os sistemas e processos da empresa estejam alinhados às melhores práticas do setor e às exigências legais mais recentes, além de facilitar a identificação de lacunas e a implementação de seus respectivos ajustes.
Importância do compliance digital para a empresa
A adoção do compliance digital traz diversos benefícios para a organização, tanto do ponto de vista jurídico, quanto operacional. Confira abaixo alguns deles:
Promove melhorias no ambiente de trabalho
O programa de compliance digital fortalece a cultura organizacional e incentiva um ambiente mais ético e transparente. Além disso, a adoção de boas práticas ajuda a reduzir conflitos internos e melhorar o engajamento dos colaboradores.
Otimiza relacionamento com fornecedores e clientes
Empresas que desenvolvem estratégias de compliance digital fortalecem a sua reputação, criando uma imagem de responsabilidade e ética no mercado. Dessa forma, elas transmitem confiança a seus fornecedores e clientes, além de atrair novas parcerias.
Legitima investigações
Ao criar uma política de compliance digital e definir diretrizes claras sobre como lidar com ações ilegais ou problemas identificados, a organização cria um caminho transparente para investigar e resolver questões internas.
Ou seja, além de proteger a empresa de riscos jurídicos, também fortalece a confiança dos colaboradores nas ações corretivas adotadas.
Isso acontece porque, com um programa de compliance digital bem estruturado, as investigações se tornam mais legítimas, oferecendo respaldo para decisões justas e fundamentadas, sem comprometer a integridade e a impessoalidade das fiscalizações.
Relação do compliance digital e a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece as diretrizes para o tratamento de informações pessoais no Brasil. As suas principais exigências incluem:
- Consentimento do titular dos dados para coleta e tratamento de informações.
- Adoção de medidas técnicas e organizacionais para garantir a segurança dos dados.
- Direito de acesso e correção de informações pelos usuários.
- Notificação obrigatória de incidentes de segurança às autoridades competentes.
Ao implementar práticas de compliance digital, a organização assegura que todos os processos de coleta, armazenamento e processamento de dados estejam alinhados às exigências da LGPD, minimizando as chances de penalidades e danos à reputação.
Além disso, demonstra o seu compromisso com a privacidade dos dados dos seus clientes, criando uma relação de confiança.
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Apaixonada por tudo o que envolve comunicação, compliance, cultura e pessoas! Novas histórias e desafios me movem.
