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Implementar e certificar um sistema de gestão baseado na ISO compliance, também conhecida como ISO 37301, é imprescindível para as empresas que querem garantir a conformidade com as diretrizes aplicáveis ao setor de atuação.
Porém, muitas organizações caem em uma armadilha: conquistam o certificado e não pensam em como fazer com que o sistema continue funcionando, assegurando a credibilidade.
É preciso lembrar que um bom sistema ISO é evolutivo. Ele deve captar sinais do negócio, como novos riscos, falhas operacionais, demandas de clientes e mudanças na legislação, ajustando processos sempre que necessário. Empresas que encaram dessa forma reduzem retrabalho, aceleram decisões e evitam surpresas durante auditorias externas.
Se a sua empresa conquistou a certificação ou está se preparando para ela, continue a leitura. Neste guia, reunimos dicas para manter o ISO compliance e preservar todos os seus benefícios conquistados.
ISO é a sigla para International Organization for Standardization, responsável por desenvolver normas globais que orientam boas práticas em diferentes áreas. E, quando falamos em ISO compliance no contexto empresarial, estamos nos referindo à ISO 37301, que define os requisitos para um Sistema de Gestão de Compliance(SGC) certificável.
Publicada em 2021, a ISO 37301 substitui a antiga ISO 19600, que servia apenas como um guia descritivo, e não como uma certificação. A nova versão preencheu essa lacuna ao estabelecer requisitos claros e verificáveis para implementar, manter e aprimorar um SGC em organizações públicas e privadas.
Por ser certificável, ela exige que a empresa comprove, por meio de auditorias internas e externas, que seu programa de compliance funciona na prática. Para isso, a norma orienta que o sistema apresente elementos como:
Baseada em princípios de boa governança, proporcionalidade, transparência e sustentabilidade, a ISO 37301 se tornou uma referência global para empresas que desejam implementar ou padronizar seu sistema de gestão de compliance, trazendo mais consistência, credibilidade e segurança às operações.
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A certificação ISO compliance traz uma série de benefícios para as empresas. Além de reforçar a conformidade com leis e regulamentações, ela:
Esses ganhos são reconhecidos pela própria ISO, mas também há benefícios indiretos que podem ser vistos no dia a dia das organizações, como maior transparência nas operações, fortalecimento da cultura ética e do engajamento dos colaboradores, além de qualificar o canal de denúncias e as investigações internas.
Para obter a certificação na ISO 37301, a empresa deve comprovar que o seu SGC funciona corretamente. Sendo assim, não basta ter políticas documentadas: é necessário demonstrar que o sistema está ativo, integrado às operações e produzindo resultados concretos.
O caminho até a certificação exige seguir as seguintes etapas:
Após obter a certificação na ISO 37301, o desafio das empresas é garantir que o SGC continue funcionando efetivamente. Para isso, é preciso manter o sistema vivo, integrado à rotina empresarial e capaz de responder às mudanças do negócio, sejam elas regulatórias ou operacionais.
Pensando em te apoiar nesse processo, separamosseis dicas que ajudam a manter a conformidade ativa e apresentar bons resultados durante auditorias internas e externas:
Mudanças como novos contratos, expansão de unidades, alterações regulatórias ou entrada de fornecedores estratégicos podem alterar o cenário de riscos de uma empresa. Rever esse documento periodicamente permite identificar ameaças emergentes e ajustar controles antes que ocorram não conformidades.
No entanto, 42% das empresas não contém um programa de gestão de riscos de terceiros ou não realizam qualquer tipo de avaliação de riscos como parte do seu programa, segundo uma pesquisa uma pesquisa da PwC, o que aumenta consideravelmente a sua exposição.
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Políticas desatualizadas ou pouco conhecidas comprometem a certificação. Manter documentos atualizados, com versionamento e comunicação clara, garante que todos sigam as diretrizes corretas e que existam registros que comprovem sua aplicação.
Esse cuidado também facilita auditorias e demonstra que a organização realmente coloca suas normas em prática.
Treinamentos realizados apenas no momento da implementação não sustentam um bom SGC. É importante oferecer capacitações recorrentes, reforçar temas sensíveis e registrar participação dos colaboradores, demonstrando que a empresa promove conhecimento e engajamento constante.
Um bom canal de denúncias deve ser acessível, seguro e confiável, permitindo que colaboradores e terceiros relatem possíveis irregularidades com tranquilidade. É possível ver o impacto dessa ferramenta em um estudo da KPMG: 25% das empresas afirmam que ela contribui para melhorar processos, e 22% dizem que ajuda a detectar fraudes e ameaças antecipadamente.
Mas para que a sua efetividade seja comprovada em auditorias é essencial registrar todo o fluxo do relato, desde o recebimento e triagem até a análise e as ações corretivas adotadas.
A ISO 37301 exige ainda um acompanhamento de desempenho. Indicadores de treinamento, tempo de resposta a denúncias, análises de terceiros e ações corretivas ajudam a medir a efetividade do sistema e orientar decisões da liderança. Além disso, evidências estruturadas facilitam auditorias e evitam perdas de informação ao longo do tempo.
Auditorias internas permitem identificar falhas e oportunidades de melhoria antes da visita do organismo certificador. Elas reforçam a cultura de conformidade, validam procedimentos e garantem registros consistentes para futuras avaliações, mantendo o sistema sempre atualizado e alinhado às exigências da norma.
Quando falamos em ISO compliance no contexto empresarial, normalmente nos referimos à ISO 37301, que define como estruturar um Sistema de Gestão de Compliance dentro da organização, conforme vimos anteriormente.
Ou seja, trata da forma como a empresa organiza políticas, controles, responsabilidades, canais de denúncias, treinamentos e monitoramento para garantir conformidade e ética na sua rotina.
Já a certificação ISO é o resultado de um processo formal de auditoria realizado por um organismo acreditado, que verifica se a empresa realmente atende aos requisitos de uma norma específica, como a própria ISO 37301, a ISO 9001 (qualidade), a ISO 31000 (gestão de riscos) ou a ISO 14001 (ambiental). É essa avaliação externa que confirma que o sistema funciona corretamente e permite que a organização utilize o selo oficialmente.
Em síntese, enquanto a ISO compliance está relacionada ao modelo de gestão adotado internamente, a certificação ISO representa o reconhecimento formal desse sistema por uma entidade independente.
Inclusive, a empresa pode implementar um SGC baseado na ISO 37301 sem necessariamente ser certificada. Contudo, apenas após a auditoria externa é que o mercado passa a reconhecer esse esforço como válido oficialmente.
Leia também: Risco reputacional: passo a passo para proteger a empresa
Para que a aquisição da certificação ISO 37301 tenha validade e credibilidade, ela precisa ser emitida por um organismo certificador acreditado. Isso significa que a empresa responsável pela auditoria foi oficialmente reconhecida por uma autoridade competente por atender a requisitos técnicos, metodológicos e de imparcialidade.
No Brasil, esse reconhecimento é feito pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro), por meio da Coordenação Geral de Acreditação (CGCRE). Esta avalia e atesta a competência das certificadoras para auditar sistemas de gestão, garantindo que o certificado emitido siga padrões internacionais reconhecidos pelo mercado e pelo governo.
Para contratar uma certificadora, a empresa pode verificar:
Sem esse credenciamento, o certificado pode ser considerado apenas comercial ou simbólico, sem validação oficial.
Para manter um sistema de gestão de compliance alinhado à ISO 37301, as empresas podem utilizar softwares que centralizam controles, documentos, evidências e fluxos operacionais. Além de facilitar a rotina, essas ferramentas ajudam a demonstrar, durante auditorias, que o programa está ativo, monitorado e integrado às operações.
Entre os recursos mais importantes, um bom software de compliance deve reunir:
Além desses elementos, é importante que a plataforma permita controlar prazos, automatizar notificações, manter a rastreabilidade das atividades e gerar relatórios que apoiem a tomada de decisões.
Recursos de segurança e proteção de dados também são essenciais, já que o sistema lida com informações sensíveis, especialmente relacionadas ao canal de denúncias, investigações e documentos internos.
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